Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Dat maakt dat het belang van financiële sturing op ICT groter wordt. Inzicht in en grip op de kosten van ICT-middelen helpt bij het inzetten van het geld in die zaken die voor uw organisatie van belang zijn. Grip op ICT-kosten is nodig om bij de tijd te blijven én maakt goede keuzes op het gebied van digitalisering mogelijk.
Drie tips voor meer grip op ICT-kosten
Jaarlijks organiseert M&I/Partners de ICT Benchmark Woningcorporaties met zo’n 35 woningcorporaties. Uit gesprekken met informatiemanagers van deze woningcorporaties destilleerde ik de drie tips om meer grip te krijgen op ICT-kosten.
1. Samenwerken loont
We zien steeds meer samenwerkingsverbanden ontstaan rondom een primair systeem of ICT-dienstverlener. In deze samenwerkingsverbanden trekken woningcorporaties gezamenlijk op richting de leverancier.
Een voorbeeld
Acht woningcorporaties vergelijken in een samenwerkingsverband onderling de kosten en de afgenomen functionaliteiten van hun primair systeem. Wat blijkt? Aanzienlijke prijsverschillen én verschillen in hoe het product gebruikt wordt. Samen optrekken zorgt voor kostenreductie én voor een product dat vaak beter aansluit op de wensen.
2. Contract- en leveranciersmanagement wordt belangrijker om grip te houden op je ICT-dienstleverancier(s)
Uit de ICT Benchmark Woningcorporaties blijkt dat steeds meer woningcorporaties het (technisch) beheer van hun ICT uitbesteden aan commerciële partijen. Goed contract- en leveranciersmanagement wordt daardoor belangrijker, maar niet gemakkelijker. Het begint bij snappen waar je voor betaalt (en hoeveel). Ga hierover het gesprek aan met de leverancier: wat staat er op de factuur? Dat zorgt voor transparantie en vertrouwen tussen leverancier en afnemer. Sluit daarbij korte contracten af, van maximaal drie jaar. Een contract van zeven jaar lijkt misschien voordelig, maar de ontwikkelingen gaan zo snel, dat het systeem na drie jaar verouderd is. Zit je er nog vier jaar aan vast.
3. Maak gebruik van wat er is
Heb je een goed systeem voor een goede prijs, maar willen de medewerkers er niet mee werken? Alsof je een Rolls Royce in de garage hebt staan met een doek er overheen. Zonde toch? We zien het vaak. Systemen met meer mogelijkheden dan waarvoor ze gebruikt worden, systemen die niet gebruikt worden of meerdere systemen met dezelfde functionaliteiten. Maar hoe maak je goed gebruik van de systemen die er zijn?
Twee zaken helpen bij het beter uitnutten van de systemen.
- Zorg voor goede adoptie van de systemen door de eindgebruikers. Met een simpele knoppencursus ben je niet. Train je medewerkers, zodat ze echt uit de voeten kunnen met het systeem.
- Zorg voor een verstandige inkoopstrategie. Heb je het écht nodig? Kan het (net zo goed) met een systeem dat we al in huis hebben?
Terug naar het overzicht
