Slachtofferhulp Nederland succesvol naar nieuwe ICT-dienstverlener

M&I/Partners heeft Slachtofferhulp Nederland afgelopen jaren ondersteund bij de selectie- en gunningsfase van de complexe Europese aanbesteding voor het selecteren van een ICT-dienstverlener. 

Wat vooraf ging

Slachtofferhulp Nederland had het beheer van haar IT-infrastructuur, waaronder het systeembeheer, werkplekbeheer, LAN-beheer en de centrale helpdesk, uitbesteed. Slachtofferhulp Nederland startte een Europese aanbesteding omdat het ICT-beheercontract afliep en haar behoefte was veranderd. Zij wilden zich namelijk meer focussen op zaken die voor hen echt belangrijk waren. 

Voordat er een Europese aanbesteding uitgevoerd kon worden moest eerst de scope van de nieuwe aanbesteding vastgesteld worden, omdat het invloed heeft op het aantal contracten dat afgesloten moet worden (en dus het aantal uit te voeren aanbestedingen). Na gunning heeft dit ook nog invloed op de complexiteit van de aansturing van de partijen met wie deze contracten afgesloten worden. Slachtofferhulp Nederland schakelde de hulp in van M&I/Partners om ze in dit proces te begeleiden, omdat zij zelf niet over de benodigde kennis en ervaring beschikte, op basis van:

• ervaring met Europese aanbestedingen;
• inhoudelijke kennis van ICT;
• kennis van de markt van ICT-dienstverleners;
• praktische manier van werken.

De rol van M&I/Partners

Bas aan de wiel, principal adviseur bij M&I/Partners, heeft Slachtofferhulp Nederland geadviseerd over de scope van de aan te besteden ICT-diensten. In plaats van ICT-beheer is gekozen voor het afnemen van een beheerde ICT-dienst (ook wel managed service genoemd). Hiermee kan Slachtofferhulp Nederland zich beter focussen op haar primaire taak, omdat het overgrote deel van de technische ICT-zaken wordt uitbesteed.

Het was belangrijk om van te voren een goede inschatting te kunnen maken van de te verwachte kosten van de aan te besteden dienstverlening omdat Slachtofferhulp Nederland geheel afhankelijk is van subsidies en giften. Zonder een dergelijke inschatting is het nagenoeg onmogelijk om een succesvolle aanbesteding te realiseren. Bas heeft een prijsindicatie opgesteld van wat de ICT-dienstverlening zou gaan kosten op basis van de door M&I/Partners ontwikkelde kostenbenchmarktool voor ICT-outsourcing.

Vervolgens is een marktconsultatie uitgevoerd met de daarop volgende aanbesteding. In de uitvraag naar de markt waren de doelstellingen van Slachtofferhulp Nederland leidend en is er geen gedetailleerd Programma van Eisen opgesteld. Op deze manier is de invulling van de diensten aan de marktpartijen overgelaten en was het mogelijk om binnen de financiële middelen van Slachtofferhulp Nederland een succesvolle aanbesteding uit te voeren.

Wat vindt de opdrachtgever?

John Tomatala, hoofd Informatievoorziening (CIO) en CISO van Slachtofferhulp Nederland:
"In een prettige samenwerking heeft M&I/Partners ons geholpen met meest complexe aanbesteding die we in jaren hebben uitgevoerd. En een aanbesteding die voor onze dienstverlening van groot belang is. Door de combinatie van inhoudelijke kennis, kennis van marktpartijen en van gebruikelijke tarieven heeft Bas ons goed ondersteund om tot een succesvolle uitkomst van de complexe aanbesteding te komen. Door de aangepaste scope van outsourcing en reducering van het aantal contractpartijen hebben we ook onze regievoering kunnen vereenvoudigen. Hierdoor kan meer tijd en geld naar het primaire proces gaan. M&I/Partners, Bas in het bijzonder, heeft ons dus geholpen in het beter helpen van 'onze' cliënten. Ook de betrokkenheid (eigenaarschap) van M&I/Partners wordt erg gewaardeerd”.