Een bekend spreekwoord luidt: schoenmaker houdt je bij je leest. Het lijkt dan ook logisch dat de ICT-manager zich met ICT bezighoudt en dat hij de financiën van zijn afdeling overlaat aan de afdeling financiën. En ook al lijkt dat logisch, toch is dat helemaal geen goed idee! Bart Groothuis M&I/Partners legt uit waarom niet.
Uit de ICT Benchmarks in de zorg die M&I/Partners met enige regelmaat houdt zien we dat er steeds meer geld gaat naar ICT. Een VVT-organisatie geeft al snel twee miljoen euro uit aan ICT, voor een GGZ-instelling met een beetje omvang is dat al gauw acht á negen miljoen euro en voor een ziekenhuis al snel rond de twintig miljoen euro. Voor al deze sectoren geldt dat er gemiddeld voor ongeveer 5% van de omzet aan ICT wordt besteed. Bij zulke grote bedragen is het uiteraard van groot belang dat hier goed en transparant op gestuurd wordt.
Vrijwel alle zorginstellingen gebruiken het NZI-rekeningschema als basis voor de opzet van hun grootboekrekeningen. Het NZI heeft als hoofdonderscheid een onderscheid in Personele kosten enerzijds en Materiele kosten anderzijds.
Personele kosten worden veelal bij de boeking gesplitst naar kostenplaats en functietypering. Dat geeft daarmee ook voor de ICT-manager een goed inzicht in de personele kosten. Bovendien valt er op de personele kosten door de ICT-manager ook niet al te veel te sturen, omdat de bemensing min of meer vast is. Tenzij men van plan is om grote veranderingen (bijvoorbeeld outsourcing) door te voeren. Voor de Materiele kosten heeft het NZI rekeningschema het rekeningnummer 451500 gereserveerd voor ‘Kosten van Automatisering’. Veel instellingen hebben begrepen dat één grootboekrekening een beetje weinig is om de kosten van ICT te kunnen volgen en hebben ‘onder’ 451500 één of meerdere subrekeningen aangemaakt. Bijvoorbeeld een subrekening voor ‘Licentiekosten’ en een subrekening voor ‘Onderhoud hardware’. Prima, maar bij lange na niet voldoende om het inzicht te verkrijgen wat je als manager nodig hebt.
Een ICT-manager die zijn kosten wil kunnen volgen heeft behoefte aan de volgende onderverdeling:
Spoiler alert: met die eerste twee categorieën zit je vaak al behoorlijk door je budget heen!
Met bovenstaande extra grootboekrekeningen ben je er echter nog niet. Veel leveranciers zetten diverse kostenposten op één (jaar)factuur. Zo kan een factuur van een ZIS/EPD-leverancier die naast het ZIS/EPD ook nog andere applicaties levert de volgende onderdelen bevatten:
En niet alleen met jaarfacturen wordt het ingewikkeld. Ook tussentijdse facturen van leveranciers die projecten uitvoeren zijn voor een buitenstaander (lees: de boekhouder) moeilijk te duiden. En in alle drukte op de boekhouding kan de boekhouder dan wel eens denken: “Och, laat ik het maar op rekening 4515100 boeken. Daar staat toch al zo veel op.” Als je dus als ICT-manager het boeken van de facturen overlaat aan de boekhouding gaat het ongetwijfeld mis. Want wie snapt die factuur nou het beste? Jij en niet je boekhouder!
Benchmarking is een organisatie-verbetermethode die onder meer kan worden ingezet voor het beheersen van ICT-kosten. M&I/Partners gaat in op aspecten van benchmarking van ICT-kosten om de keuzemogelijkheden te illustreren.
Lees verder
