Pakketimplementaties blijven complex. Hoe kun je deze weerbarstige veranderprojecten bijsturen en beïnvloeden? Miriam de Best geeft acht tips voor succesvolle pakketimplementaties.
1. Geef de (werk) processen genoeg aandacht
Check elke keer of er naast de techniek ook genoeg aandacht uitgaat naar de werkprocessen, de informatie en samenwerking. Belangrijk hier is of alle spelers aan tafel zitten (van proces trigger tot proces output).
2. Knopen (laten) doorhakken
Zorg dat er in het project ruimte is om beleid te maken, denk aan de werkprocessen die altijd (zie tip 1) aangepast moeten worden. En zorg dat eigenaarschap en mandaten vooraf helder zijn, zodat duidelijk is wie welke keuze maakt.
3. Ambities beperken
Zorg in plaats daarvan voor een lonkend perspectief, al vroeg in het project. Schrijf of visualiseer een visie en draag deze voortdurend uit. Dit motiveert en geeft iets om naar toe te werken. Kies een ambitie dichtbij, zodat de stap naar het nieuwe niet te groot is en haalbaar. Zet de opdrachtgever op de werkvloer.
4. Zorg en weerstand mogen er zijn
Daarbij is het wel belangrijk de emotie uit de discussie te halen (met pijn is het moeilijk denken en doen). Dus geef ruimte aan wat er is en sta daar even bij stil. Check regelmatig of iedereen oke is.
5. Begin
Lange voortrajecten met vooral veel documenten helpen niet. Zorg voor daadwerkelijke kleine implementaties om vooral het leren te ontwikkelen. Het leren op gang helpen, maakt ook het moeilijke gesprek (dat toch komt) makkelijker.
6. Gebruikersvriendelijke implementeren
Gebruikersacceptatie is een wezenlijk onderdeel en kan niet even aan het eind worden georganiseerd . Het afvinken van het programma van eisen is niet de manier om een acceptatie te doen. Maak hierover in het begin afspraken met de leverancier. Functionele oorzaken, het pakket kan iets toch niet of starre inrichting geven gedoe. Haal dat gedoe naar voren. Gedoe komt er toch in dat geval.
7. Stel een live datum vast met draaiboek.
Stel een datum vast om live te gaan. Een draaiboek geeft het vertrouwen aan het projectteam en de opdrachtgever, dat nog aan alles gedacht is voor het toch al spannende moment.
8. Vier successen
Oogst met regelmaat. Bij complexe trajecten met tegenslag, lijkt het eind nooit in zicht te komen. Benoem wat er allemaal al wel is gedaan en wat er tussentijds geleerd is. Zo leert het projectteam ook anders kijken.
Terug naar het overzicht
