Wat is EPD-logdata en hoe zet je het in voor betere zorg?

Wat is EPD-logdata en hoe zet je het in voor betere zorg? Wij hebben vijf stappen gedefinieerd om zorgprocessen te optimaliseren met EPD-logdata. Daarnaast geven wij praktische tips op basis van onze ervaringen in het optimaliseren van zorgprocessen met behulp van logdata uit het EPD.

Voor betere, veiligere en goedkopere zorg is het optimaliseren van zorgprocessen essentieel. Om te kunnen optimaliseren, is het nodig om herhaaldelijk te evalueren hoe de huidige zorg wordt geleverd. Dit evalueren kost doorgaans veel tijd, omdat hiervoor informatie uit de praktijk verzameld moet worden. Het grootschalig gebruik van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) biedt nu mogelijkheden om informatie over zorgprocessen snel en op grote schaal te verzamelen, waardoor evalueren en optimaliseren van zorgprocessen makkelijker wordt. Het sleutelwoord? Logdata! 

Wat is logdata?

Logdata wordt op de achtergrond verzameld tijdens elke interactie met het EPD. Een regel in een logdatabestand bestaat uit een timestamp (datum en tijd) en uit een event. Dit event geeft een gebeurtenis weer, denk aan een patiëntaanmelding, inzage in een dossier of de start van de behandeling. Door deze gebeurtenissen achter elkaar in kaart te brengen worden gevolgde zorgprocessen en -paden inzichtelijk. Logdata wordt in elk EPD verzameld om onrechtmatige toegang tot dossiers te kunnen achterhalen. Het verzamelen van logdata is een verplichting en wettelijk vastgelegd (AVG). Naast het controleren van onrechtmatige toegang, biedt deze bron van informatie veel meer. 

Voordelen van EPD-logdata voor procesoptimalisatie

Een greep uit de voordelen van EPD-logdata voor procesoptimalisatie zijn:

1. EPD-logdata worden automatisch verzameld als bijproduct van het gebruik van het EPD, dus stopwatch studies zijn niet nodig.
2. Je hoeft zorgverleners niet te bevragen om inzicht te krijgen in zorgprocessen, maar verzamelt kwantitatieve en objectieve informatie achter de schermen op grote schaal.
3. Je kunt effecten van interventies monitoren over tijd.
4. EPD-logdata is gratis en in onbeperkte hoeveelheid beschikbaar.

Zorgprocessen optimaliseren met EPD-logdata in vijf stappen

Wij hebben vijf stappen gedefinieerd om zorgprocessen te optimaliseren met EPD-logdata. Daarnaast beschrijven we hoe logdata uit het EPD ook herhaaldelijk gebruikt kan worden om zorgprocessen te optimaliseren, en geven we praktische tips op basis van onze ervaringen. De vijf stappen zijn weergegeven in onderstaand figuur.

Stap 1: Definieer de scope en stel een team op
Procesoptimalisatie met EPD-logdata start met het definiëren van de scope. Van welk zorgpad of voor welke patiëntengroep wil je zorgprocessen evalueren en optimaliseren? De scope beschrijft de tijdsduur, betrokken rollen en volgorde van de processtappen in een gekozen zorgproces. Definieer ook een vraag over wat je wilt weten over het gekozen zorgproces. Wil je inzicht in de duur van het zorgproces? In de volgordes van processtappen, of iets anders? Het vaststellen van de scope en definiëren van een vraag helpt je om gericht te werken met, en niet verdronken te raken in, de grote hoeveelheid beschikbare EPD-logdata. Afhankelijk van de scope kunnen er al gauw miljoenen events in een EPD-logdataset zitten.

Na het definiëren van de scope is het belangrijk om een team samen te stellen met kennis over het zorgproces (zowel eindgebruikers als een applicatiebeheerder) en experts die EPD-logdata uit het EPD kunnen halen. Samen met dit team doorloop je de volgende stappen. 

Tips

• Begin met een smalle scope: kies een specifiek zorgproces en patiëntengroep.
• Leg het gedefinieerde zorgproces en de bijbehorende patiëntengroep vast op papier in een workflow.
• Schrijf voor iedere processtap de bijbehorende gebruikers op om overzicht te creëren van het te analyseren zorgproces.
• Zorg dat er consensus is binnen het team over de inhoud van het zorgproces, de patiëntengroep, de bijbehorende processtappen en betrokken rollen.
• Zorg dat er binnen de tijdsscope geen veranderingen plaats hebben gevonden in het zorgproces, of houd hier rekening mee in de analyse. 

Stap 2: Exporteer en vertaal de EPD-logdata
Dit is de meest tijdrovende stap. In het EPD wordt automatisch veel logdata verzameld, Het is een uitdaging om de logdata die nodig is om jouw vraag te beantwoorden te vinden en te exporteren. Als je de juiste logdata uit het EPD hebt geëxporteerd maak je de vertaling tussen de logdata en de processtappen uit het zorgproces. Deze vertaling leg je vast in een vertaalschema. In dit vertaalschema leg je voor iedere processtap uit het zorgproces de overeenkomende logdata-events vast. Het vertaalschema is de basis voor de EPD-logdata-analyse. Doe dit dus erg zorgvuldig. Valideer je vertaalschema door de vertaalde EPD-logdata te vergelijken met andere procesdata uit het EPD en door het vertaalschema met zorgprofessionals te doorlopen.

Na het opstellen van het vertaalschema kun je de EPD-logdata vertalen naar de verschillende processtappen. Ook dit kan veel tijd kosten. Om vijftien processtappen goed te analyseren, is het soms nodig om miljoenen logdata-events te analyseren. 

Tips

• Focus op de gedefinieerde scope en zorg dat er niet onnodig veel logdata uit het EPD wordt gehaald. 
• Valideer het vertaalschema aan de hand van verschillende bronnen.
• Ben je bewust van de lage kwaliteit van de EPD-logdata en maak (indien nodig) aannames in het vertaalschema.
• Houd de oorspronkelijke vraag voor ogen: is een 100% kloppende vertaling tussen zorgproces en logdata nodig, of kan het minder accuraat om richting en indicatie te geven die misschien al voldoende is om de vraag te beantwoorden.

Stap 3: Analyseer de EPD-logdata
Het doel van het analyseren van de vertaalde EPD-logdata is om een objectief beeld te krijgen van ‘wat’ er gebeurt in het zorgproces. Het analyseren van de EPD-logdata kan je zo makkelijk of moeilijk maken als je wilt. Je kan ervoor kiezen om simpelweg het aantal keren dat een event heeft plaatsgevonden te achterhalen of geavanceerde process mining technieken gebruiken. Wat voor analysetechnieken je kiest, hangt af van de gekozen scope en vraag. 

Tips

• Blijf objectief bij het analyseren van de EPD-logdata.
• Hou de scope en vraag continu in gedachten tijdens het analyseren van de logdata, om te zorgen dat je niet verdrinkt in de mogelijkheden.
• Vul de EPD-logdata aan met andere data uit het EPD, als dit nodig is om je vraag te kunnen beantwoorden.
• Zorg voor eenvoudige animaties en visualisaties, zodat deze zijn te interpreteren door zorgprofessionals en procesexperts.

Stap 4: Geef betekenis aan de analyse-uitkomsten
Om erachter te komen ‘waarom’ het zorgproces op een bepaalde manier wordt uitgevoerd, ga je aan de hand van de geanalyseerde EPD-logdata met zorgprofessionals in gesprek. De uitkomsten van de analyse zijn de basis bij deze gesprekken. Vragen die belangrijk zijn om te stellen aan zorgprofessionals zijn onder andere: ‘Wat valt op in de uitkomsten van de EPD-logdata-analyse?’, ‘Zijn de bevindingen te verklaren?’, en ‘Wat betekenen de bevindingen in de praktijk?’. Op die manier kun je betekenis geven aan de uitkomsten van de EPD-logdata-analyse en begrijpen ‘waarom’ het zorgproces op een bepaalde manier wordt uitgevoerd. Door input uit verschillende gesprekken samen te voegen met de objectieve EPD-logdata, vorm je een compleet beeld van de ‘wat’ en de ‘waarom’ binnen het zorgproces. 

Tips

• Stel gerichte vragen aan zorgprofessionals en procesexperts om tot verklaringen en nieuwe inzichten te komen: wat valt op in de uitkomsten van de analyse? Zijn de bevindingen te verklaren? Wat betekenen de bevindingen in de praktijk?
• Mocht het nodig zijn, analyseer de EPD-logdata dan in meer detail om specifieke informatie te verzamelen.

Stap 5: Evalueer en optimaliseer het zorgproces
Op basis van de geanalyseerde EPD-logdata en de gesprekken met de zorgprofessionals kun je het zorgproces evalueren en optimaliseren. De inzichten uit de EPD-logdata in combinatie met de inzichten uit gesprekken met zorgprofessionals en procesexperts helpen bij het bedenken en maken van verbeterkeuzes. Interventies kunnen uiteenlopen van wijzigingen in registratie in het EPD tot het aanpassen van volgordes van processtappen of standaardiseren van taken. Het kan zijn dat het nodig is om nieuwe gesprekken te voeren of een EPD-logdata-analyse (deels) te herhalen voor meer inzicht. 

Tips

• Onderzoek de effecten van de interventies in brede zin: kijk onder andere naar gevolgen die de interventies hebben voor de kwaliteit van zorg, voor efficiëntie en voor de werkbaarheid.
• Houd rekening dat interventies in het zorgproces ook effect kunnen hebben op andere plekken binnen en buiten het zorgproces.
• Ga bij het bedenken van interventies na welke interventie de meeste waarde toevoegt voor de patiënt.

Herhalen van de analyse: continu verbeteren van zorgprocessen

Na het uitvoeren van bovenstaande vijf stappen, is het een stuk eenvoudiger om de analyse nogmaals te herhalen. Stap één en twee hoef je namelijk niet nogmaals te doorlopen. Door dezelfde analyse te herhalen, kun je effecten van een interventies monitoren. Ook wanneer je geen interventies hebt doorgevoerd, kan het herhalen van de analyse je nieuwe inzichten bieden over de effecten van externe factoren.

Tips

• Blijf bij het herhalen van de analyse ook nu de zorgprofessional en andere stakeholders betrekken bij het interpreteren van de uitkomsten.
• Check dat alle aannames die je gemaakt hebt in het vertaalschema nog steeds kloppend zijn.  

Meer weten?

Het uitvoeren van een EPD-logdata-analyse is een tijdrovende exercitie met de nodige uitdagingen. Bijna nooit is alle data zo te vinden als men verwacht, aannames moeten bijna altijd worden gemaakt en het linken van de logdata aan het proces kost veel tijd. Wij zijn vanuit onze ervaring overtuigd dat het een tijdsinvestering is die zich terugbetaalt.

Wil je meer weten over EPD-logdata? Neem dan vrijblijven contact op met Stijn.

Bijeenkomst: EPD-logdata inzetten voor betere zorg

Samen met Radiotherapiegroep en Isala heeft M&I/Partners onderzocht hoe logdata-analyses van toegevoegde waarde zijn om de zorg te verbeteren. Woensdag 15 november van 15:30 tot 18:30 organiseert M&I/Partners een verdiepingssessie over EPD-logdata inzetten voor een betere zorg. Meld je hier aan >