De datagedreven gemeente: een boeiende reis naar succes en resultaten

Veel gemeenten worstelen met het invoeren van datagedreven werken. Een hip onderwerp dat veel potentie heeft en in menig i-Visie en informatiestrategie van gemeenten een thema is. Vanuit de jaarlijkse ICT benchmark gemeenten ziet M&I/Partners dat veel organisaties moeite hebben om een ontwikkelde visie op datagedreven werken te vertalen naar concrete acties en stappen. Hieronder verkennen we twee benaderingen om dit aan te pakken en illustreren we deze aan de hand van een alledaags voorbeeld - het plannen van een vakantie.

Visie en strategie: top-down of stapsgewijs?

Doe je dit top-down en ontwikkel je eerst een visie en strategie? Of start je en geef je geleidelijk invulling aan de strategie en bijbehorende randvoorwaarden? Wij zijn van mening dat de laatste manier meer kans van slagen heeft. Laat met voorbeelden uit de eigen organisatie zien dat datagedreven werken werkt. Geleidelijk bouw je hiermee aan een goed fundament en geef je invulling van noodzakelijke randvoorwaarden. We illustreren dit aan de hand van een alledaags voorbeeld: het organiseren van een vakantie.

Datagedreven werken in de praktijk: een vakantie plannen

Zoals elk jaar is voor veel mensen het plannen van de vakantie weer een belangrijk terugkerend onderwerp. Wat wordt de bestemming: een verre reis of toch maar wat dichter bij huis? Gaan we voor een pakketreis waarin alles geregeld is, boeken we alleen de tickets en/of prikken we alleen een datum en een globaal reisdoel. Het aanbod is zo groot en divers, dat het niet eenvoudig is om hier een goede keuze in te maken. Daarnaast hebben we kennis nodig van het aanbod aan reizen. Welke bestemmingen zijn er, welk budget hebben we en welk type reis past er bij ons, tegen welke kosten?

Stappenplan voor datagedreven werken

Met datagedreven werken binnen een gemeente speelt eigenlijk eenzelfde dilemma. De meeste gemeenten hebben hier al wel enige ervaring mee, maar zien dat hier nog meer uit te halen valt. Datagedreven werken voelt als een groot onderwerp. Er zijn in het land diverse voorbeelden en aanpakken voorhanden, maar wat kan er allemaal en wat past nu bij onze situatie? Om hier een goed beeld van te krijgen is het belangrijk om eerst inspiratie op te doen. Hierbij doe je basiskennis op over het onderwerp, die het mogelijk maakt om binnen je gemeente als management het gesprek te voeren en de ‘waarom vraag’ voor je eigen organisatie te beantwoorden. Onderstaand stappenplan kan je helpen om de eerste stappen te zetten naar datagedreven werken.

Inspiratie en visie: je laten inspireren is een eerste stap in een, zich repeterende, (agile) cyclus. Dit is niet eenmalig. Na een eerste oriëntatie waarbij vaak voorbeelden uit andere organisaties ter sprake komen, zul je een eigen visie op datagedreven organisatie moeten ontwikkelen. Waarom wil je als gemeente datagedreven werken en wat zou het wanneer op moeten leveren? Je bestemming moet helder zijn om te voorkomen dat je op de noordpool belandt als je eigenlijk een zonvakantie wilt. Als dit helder is, kun je als gemeente werken aan het opbouwen van eigen casussen. Voor het zoeken naar een geschikte casus ga je in gesprek met de verschillende domeinen. Er is vaak op verschillende onderwerpen behoefte aan relevante stuur- of verantwoordingsinformatie. Belangrijk aspect hierbij is dat wel helder moet zijn wat met die informatie wordt gedaan. Is de vervolgactie niet helder, dan valt de informatie waarschijnlijk in de categorie “nice to know” en zal de opgeleverde informatie met een beetje geluk één keer worden gebruikt.

Bepaal het onderwerp: bepaal welk onderwerp/informatievraagstuk zich leent om met inzet van data te ondersteunen en waar, bij de eigenaar van het probleem, de energie en drive aanwezig is om snel tot inzicht te willen komen.

Workshops en verkennen: organiseer vervolgens workshops om met inhoudsdeskundigen, functioneel beheerders en procesbetrokkenen het verkozen vraagstuk te verkennen en na te denken over de manier van presentatie, de functionaliteit van een te ontwikkelen dashboard of rapport, benodigde en beschikbare data, etc.

Randvoorwaarden: voordat je aan de slag gaat, is het nodig om over een aantal randvoorwaarden na te denken:

• Wie heb ik voor dit vraagstuk nodig (inhoudsdeskundigen, rapportbouwers, applicatiebeheerders, systeembeheer, …) en is deze kennis voorhanden binnen de organisatie?
• Welke tooling ga ik inzetten, wat is beschikbaar, welke kennis is hiervan aanwezig
• Wat mag, wie en met welke data (security, privacy en ethiek)?
• Wie gaat het dashboard of rapport als het klaar is en er aanvullende vragen komen, onderhouden.

Let wel, maak het op dit moment vooral niet te groot. Belangrijk is dat het vraagstuk op korte termijn opgelost wordt. Naarmate de cyclus vaker doorlopen is, wordt het belang van randvoorwaarden groter, en gaat er meer tijd en aandacht naar de randvoorwaarden en de behoefte om een datastrategie te ontwikkelen die past bij de organisatie. Maar eerst:

Ga aan de slag: ontwikkel in nauw contact met de probleemeigenaar en inhoudsdeskundigen eerste inzichten en een dashboard. Zorg ervoor dat het gebruikt wordt. Vraag of je deze casus mag gebruiken ter inspiratie in de organisatie en ga verder. Maak van de probleemeigenaar een businesssponsor voor datagedreven werken. Gebruik deze ervaring in gesprekken met de organisatie om een nieuw onderwerp te bepalen.

Voordelen van een stapsgewijze aanpak

Zoals aangegeven worden de randvoorwaarden naarmate je ervaring hebt opgedaan steeds belangrijker. De vraag naar structurele oplossingen zal groter worden. Je wilt bijvoorbeeld helder voor ogen hebben welke data je voor welk doel verzamelt en wie wat gebruikt binnen de organisatie. De doorontwikkeling van modellen, dashboards en het beheer moet worden geborgd. Uit eerste inzichten blijkt ook vaak dat de datakwaliteit onvoldoende is. De probleemeigenaar moet maatregelen nemen om processen te optimaliseren, gebruikers te instrueren en vervuilde data op te schonen bij de bron. Een kwalitatief goede registratie van data is ten eerste in het belang van het primair proces zelf, dus daar zullen financiële middelen moeten worden vrijgemaakt om hier invulling aan te geven. Daarnaast maken goede casussen het eenvoudiger om toekomstige middelen te verkrijgen.

Een aanpak als deze heeft de volgende voordelen:

• De tijd tussen inspiratie opdoen en echt kunnen beginnen is niet heel groot. Je houdt mensen betrokken en enthousiast.
• Doordat je klein en praktisch begint gaat er op dat moment weinig tijd zitten in het overtuigen van mensen en zijn financiële middelen voor dit vraagstuk vaak voorhanden. De initiële investering is nog niet zo groot.
• Een goede strategie schrijf je pas als je een realistisch beeld hebt over het onderwerp, de kansen en uitdagingen en de mogelijkheden die je als eigen organisatie hebt. Dit realistische beeld, dit referentiekader bouw je op door ervaring op te doen, door met het onderwerp bezig te zijn.
• Met positieve ervaringen op zak en sponsoren in de organisatie is het eenvoudiger om mensen te overtuigen en aanvullende middelen te verkrijgen, waarmee opschaling mogelijk wordt en ook het werken aan goede invulling van randvoorwaarden en je datastrategie.
• Door ervaring op te doen met aanwezige tooling leer je de sterke kanten, maar ook de beperkingen van de gebruikte functionaliteit kennen.
• Door inzicht te genereren krijg je zicht op datakwaliteit binnen de organisatie en heb je een beter beeld op dat wat er binnen de organisatie moet gebeuren. Je creëert draagvlak om hierin te investeren.
• Randvoorwaarden worden bij aanvang vaak gezien als obstakels. De omvang van wat er geregeld moet worden is niet altijd even duidelijk. Naarmate je meer ervaring op doet wordt het eenvoudiger om de omvang van in te vullen randvoorwaarden te duiden en ben je in staat om gerichter maatregelen te nemen en/of actie te ondernemen. Daarnaast kost het invullen van bepaalde randvoorwaarden (doorloop)tijd. Voorkom dat je energie, betrokkenheid en enthousiasme verliest door deze randvoorwaarden bij aanvang allemaal volledig ingevuld te willen hebben.

De reisroute naar een datagedreven gemeente

Bij het maken van een reis is het belangrijk om gebruik te maken van ervaringen van een ander, maar ook vooral zelf ervaring op te doen. Het zoeken naar een reis is lastig als je je eigen situatie niet goed kent en nog niet hebt ervaren wat wel en niet bij jouw situatie past. Een bestemming kun je vaak op meerdere manieren bereiken en niet elke manier van reizen past bij jou. De datagedreven gemeente: een boeiende reis naar succes en resultaten!