'Ze nemen geen eigenaarschap'

Dit hoor ik vaak bij klanten waar ik kom. Wie 'ze' zijn en wat eigenaarschap dan precies is, verschilt, maar de klacht is hetzelfde. Het is meestal een hele terechte klacht, het nemen van eigenaarschap of je verantwoordelijk voelen en gedragen voor iets is waar veel mensen mee worstelen. Zeker als het onderwerp dan ook nog iets verder van hun interesse afligt. Erover klagen helpt alleen niet. In dit artikel benoem ik drie concrete tips die helpen bij het goed vormgeven van eigenaarschap in organisaties.

De eigenaar heeft onvoldoende informatie

Om deze situatie goed te kunnen schetsen pak ik er een voorbeeld bij: het hebben van een auto. De meeste auto-eigenaren weten maar in beperkte mate iets van de technische werking van een auto. Maar je bent er als eigenaar wel verantwoordelijk voor. Je moet bijvoorbeeld tijdig onderhoud plegen en op tijd brandstof bijvullen. Een deel van deze taken lukken als eigenaar prima. Iedereen kan zelfstandig tanken of de auto aan de laadpaal zetten. Zelfs het controleren van de bandenspanning lukt nog wel. Voor andere zaken hebben de meeste mensen meer hulp nodig. Zo kunnen de meeste auto-eigenaren zelf geen groot onderhoud uitvoeren of hun auto APK-keuren.

Als auto-eigenaar word je voorzien in informatie over acties die je niet zelf kan uitvoeren. Zo is er een heldere einddatum voor je APK en als die nadert moet de auto naar de garage voor een keuring (vaak krijg je hiervoor ook een herinnering). Voor een grote beurt heb je waarschijnlijk periodieke afspraken met de garage, of er gaat een lampje branden dat er iets bijgevuld moet worden of als er iets stuk is.

Even terug naar de eigenaren waarover geklaagd wordt. In mijn ervaring pakken zij veel van de verantwoordelijkheden die bij hun rol horen goed op. Voor de elementen waarop het minder lekker loopt stel ik eigenaren daarom de volgende vragen:

• Heb jij als eigenaar duidelijke richtlijnen meegekregen voor het nemen van je verantwoordelijkheden?
  Deze richtlijnen beschrijven bijvoorbeeld jouw mandaat, je taken als eigenaar, afhankelijkheden met andere eigenaren en KPI’s/doelstellingen/streefniveau ’s die zijn vastgesteld voor hetgeen waar je verantwoordelijk voor bent.
• Welke waarschuwingslampjes gaan er branden als er iets misgaat binnen je verantwoordelijkheid?
• Welke experts adviseren je over de beste acties om te nemen als er een lampje gaat brand?

Kortom: het is makkelijk om te klagen dat iemand iets niet doet. Maar is het wel duidelijk wat we van iemand verwachten? En wordt deze persoon ook voldoende in staat gesteld om aan deze verwachtingen te voldoen?

TIP: Zorg voor voldoende informatievoorziening voor eigenaren om de rol goed in te kunnen vullen. N.B. Dit is zowel stuurinformatie als informatie over de rol van eigenaar (beschrijving, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden).

De eigenaar mag geen eigenaar zijn

De kaders voor wat de verantwoordelijkheid is van een eigenaar en welke keuzes hierin mogelijk zijn worden vaak onvoldoende duidelijk gesteld. Even een ander voorbeeld: als je een huis koopt word je daar eigenaar van. Je verwacht dan dat je mag doen met dat huis wat je wil. Dit is alleen niet helemaal waar. In ons land hebben we allerlei afspraken gemaakt waar binnen je jouw eigenaarschap kan nemen. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar alles op en aan je huis veranderen. Zo kan het zijn dat je voor een uitbouw een vergunning nodig hebt, of mag je bepaalde elementen aan je huis niet veranderen in verband met het straatbeeld. Deze grenzen zijn vastgesteld en hierover kun je als eigenaar duidelijkheid krijgen.

Ditzelfde gebeurt met eigenaren binnen organisaties. Alleen is daar vaak niet duidelijk waar de grenzen liggen én zijn er grenzen die er eigenlijk niet zijn. Het probleem van onduidelijke grenzen kunnen we oplossen door deze gezamenlijk duidelijk te maken:

• Wie bepaalt waar de grens ligt?  
• Waar ligt de grens exact, kunnen we dit concreet maken? 
• Wanneer moet je escaleren in geval van (bijna) overschrijden van grenzen? 
• Welke grenzen zijn harder dan anderen?

Het probleem van grenzen die er eigenlijk niet zijn is een lastige. Dit kan ontstaan door een aantal factoren, en per factor zijn er andere oplossingsrichtingen.

• Gebrek aan kennis in het opstellen van de grens
  We weten niet precies wat wel en niet kan, dus zetten we de grens ‘voor de zekerheid’ extra strak, óf we hebben totaal geen idee dat er een grens is waardoor we deze (roekeloos) overschrijden.
  
  Oplossingsrichting: betrek experts die kunnen helpen het beeld aan te vullen. Deze kunnen uit je organisatie komen, maar ook ketenpartners en vergelijkbare organisaties hebben vaak kennis die je kan benutten.
  
  
• Hier ligt de grens omdat we het altijd zo deden.
  Doordat we al jaren werk op een bepaalde manier doen mag er niet aan getornd worden. Zelfs niet door de eigenaar/verantwoordelijke;
  
  Oplossingsrichting: zorg dat je periodiek evalueert wat je doet en waarom. Durf heilige huisjes af te breken.
  
  
• Gebrek aan mogelijkheden in de markt om het anders te doen.
  Dit geldt zeker als je afhankelijk bent van bepaalde producten of diensten. Er is niet altijd de mogelijkheid om als eigenaar te zeggen: ‘’dit gaan we anders doen’’. Want er is simpelweg geen ander aanbod dat de nieuwe manier faciliteert.
  
  Oplossingsrichting: zorg aan de voorkant dat je goede contractafspraken maakt met je leverancier. Mocht je binnen het huidige aanbod geen oplossing zien, kijk dan als eigenaar of je met creatieve oplossingen iets kan bereiken (bijv. innovaties/pilots, samenwerkingen met hogescholen of universiteiten, inschakelen van startups). Het is niet eenvoudig om deze 'grens' te doorbreken.

TIP: Stel duidelijke grenzen op voor eigenaarschap en definieer waar de eigenaar wél over gaat.

De eigenaar wil geen eigenaar zijn

Het niet willen nemen van eigenaarschap is waarschijnlijk waar we het eerst aan denken. Mijn ervaring is dat dit maar zelden de reden is. In de meeste gevallen zit het probleem in de bovenstaande twee punten, maar komt dit gebrekkig tot uiting waardoor het overkomt als onwil.  
Mocht het zo zijn dat er echt een eigenaar is die de rol niet wil oppakken, dan is het zaak om eerst de bovengenoemde punten goed op orde te brengen. Zorg dus voor voldoende informatie en duidelijke grenzen. Op het moment dat we de randvoorwaarden goed ingericht hebben, kunnen we het gesprek aangaan met de eigenaar die gewoonweg geen eigenaar wil zijn. Als het echt gaat om onwil, dan is het zaak dit op een gepaste manier te escaleren zodat je hier op de juiste manier kan acteren.

TIP: Probeer de aanname van onwil bij eigenaren los te laten en stel je onderzoekend op om de echte problemen boven water te brengen.

Klinkt wel heel simpel.

Klopt. Maar dat is het niet. Wat ik hier schrijf geeft aanknopingspunten om mee aan de slag te gaan, maar wat er exact nodig is, is afhankelijk van hoe het werkt binnen je organisatie.

Heb je behoefte om hier verder over te praten? Neem vooral contact met mij op!