Succesvolle IT-sourcingstrategie en IT-aanbesteding Volkskredietbank Noord-Oost Groningen

M&I/Partners heeft de Volkskredietbank Noord-Oost Groningen ondersteund bij het opstellen van een IT-sourcingstrategie en de uitvoering van een complexe Europese aanbesteding voor het selecteren van een ICT-dienstverlener. Een extra uitdaging hierbij was de zeer beperkte omvang van de VKB.

Ook voor erg kleine overheidsorganisaties is het mogelijk om een succesvolle Europese aanbesteding uit te voeren.

VKB zocht een adviesbureau dat kennis en ervaring had met IT-sourcing 

De Volkskredietbank Noord-Oost Groningen (VKB) had haar IT-dienstverlening uitbesteed aan een commerciële dienstverlener. Omdat dit contract afliep en niet verder verlengd kon worden, heeft de VKB M&I/Partners gevraagd om haar te adviseren hoe hiermee om te gaan en haar te ondersteunen in het daaropvolgende proces.

VKB zocht namelijk een adviesbureau dat uitgebreide kennis en ervaring had met IT-sourcing binnen de lokale overheid; zowel sourcing met externe IT-dienstverleners, als in de vorm van deelname aan shared service centra, of aansluiting bij grotere gemeenten. Dit alles vond de VKB in M&I/Partners.

De rol van M&I/Partners

Bas aan de Wiel, principal adviseur bij M&I/Partners, heeft in eerste instantie onderzocht in hoeverre de VKB haar dienstverlening kon afnemen van een overheidsinstelling in de directe omgeving, of via een regionaal opererend shared service centrum. Een dergelijke oplossing had de voorkeur boven het uitvoeren van een Europese aanbesteding. Allereerst omdat het uitvoeren van een Europese aanbesteding relatief duur is en ten tweede omdat het voor een kleine partij (ruim 50 werkplekken en een beperkt applicatielandschap) erg moeilijk is om succesvol een Europese aanbesteding uit te voeren. Veel marktpartijen vinden namelijk de inspanning voor het inschrijven op een Europese aanbesteding niet opwegen tegen de mogelijk te verkrijgen opdracht van beperkte omvang.

Uit dit onderzoek bleek echter dat aansluiten bij een bestaande organisatie niet mogelijk was. Daarop heeft M&I/Partners de VKB begeleid in het uitvoeren van een Europese aanbesteding. Zoals hierboven aangegeven is het niet eenvoudig om voor een organisatie met een omvang als de VKB succesvol een Europese aanbesteding uit te voeren. Daarom heeft M&I/Partners veel aandacht besteed aan de volgende punten: 

• Ervoor zorgen dat de marktpartijen zo min mogelijk inspanning hoeven te verrichten om te reageren op de Europese aanbesteding; 
• Dit zodanig dat er voldoende heldere afspraken gemaakt worden over de te leveren dienstverlening.

Het was belangrijk om van tevoren een goede inschatting te kunnen maken van de te verwachte kosten van de aan te besteden dienstverlening. Zonder een dergelijke inschatting is het nagenoeg onmogelijk om een succesvolle aanbesteding te realiseren. Bas heeft een prijsindicatie opgesteld van wat de ICT-dienstverlening zou gaan kosten op basis van de door M&I/Partners ontwikkelde kostenbenchmarktool voor IT-outsourcing.

Vervolgens is een Europese aanbesteding uitgevoerd. In de aanbesteding is puur uitgegaan van de doelstellingen van de VKB in plaats van een uitgebreid Programma van Eisen. Op deze manier is de invulling van de diensten zoveel mogelijk aan de marktpartijen overgelaten en was het mogelijk om binnen de financiële middelen van de VKB een succesvolle aanbesteding uit te voeren.

Wat vindt de opdrachtgever?

Jeroen Moolhuizen, juridisch beleidsadviseur van de VKB: "In een prettige samenwerking heeft Bas ons geholpen met deze complexe aanbesteding. Door de combinatie van inhoudelijke kennis, kennis van marktpartijen en van gebruikelijke tarieven, heeft Bas ons goed ondersteund om tot een succesvolle uitkomst van deze aanbesteding te komen. Hierdoor hebben we een passende IT-dienstverlener geselecteerd en goede afspraken gemaakt over de dienstverlening en tarieven. De betrokkenheid (eigenaarschap) van M&I/Partners in de persoon van Bas wordt erg gewaardeerd”.