Managementdashboard gemeenten: drie leerpunten bij ontwikkeling

In de gemeente Heerenveen is per afdeling een managementdashboard voor het afdelingshoofd gerealiseerd. Voor gemeenten die in de toekomst voor het eerst aan de slag willen met het ontwikkelen van dashboards bespreekt Debbie drie leerpunten!

In de gemeente Heerenveen is per afdeling een managementdashboard voor het afdelingshoofd gerealiseerd. De ontwikkeling van managementdashboards bij de gemeente Heerenveen heeft geleid tot een eenduidige informatievoorziening voor alle afdelingshoofden en de directie. Voortkomend uit de ontwikkeling van de dashboards is een programma gestart ter doorontwikkeling van de vastlegging van personeelsgegevens. Zo heeft een relatief klein project grote effecten in de kijk op datavastlegging en gebruik van data voor monitoring. Voor gemeenten die in de toekomst voor het eerst aan de slag willen met het ontwikkelen van dashboards bespreekt Debbie drie leerpunten!

1. Scope klein houden

Start met het ontwikkelen van een klein dashboard met een beperkt aantal bronnen. Doe eerst ervaring op kleine schaal op, zonder te verdrinken in uitgebreide datasets, afstemming van databronnen en koppelingen. In een latere fase kan het dashboard verder uitgebreid worden met extra bronnen of analyses. Snel maar klein beginnen introduceert tevens het onderwerp data-analyse bij verschillende type gebruikers. Met een eenvoudig voorbeelddashboard kunnen alle lagen van de organisatie 'feeling' krijgen met het concept data-analyse en monitoring. Dit ondersteunt bij het sturen van de eisen en wensen van de gebruiker in vervolgfasen of nieuwe projecten.

2. Begin met een prototype

Aansluitend bij de kleine scope is ook de ontwikkeling van een prototype belangrijk. Gebruikers met weinig kennis en ervaring van dashboards stellen vaak te hoge eisen aan het dashboard. Zo neigen zij bijvoorbeeld veel data op het ‘hoofdscherm’ te willen zien. Door de gebruikers een eerste uitwerking van de eisen te demonstreren kunnen bijgestelde of nieuwe eisen en wensen ontstaan. Een prototype laat hen ervaren hoe data ook met doordrillen goed bereikbaar is en hoe het ‘hoofdscherm’ alleen een duidelijk overzicht op hoofdlijnen geeft. Een prototype is ook een instrument om de gebruiker mee te sturen, door een versie te ontwikkelen die het meest efficiënt is in laadtijd en in gebruik van de data(bronnen).

3. Rekening houden met %$&#

Wanneer data wordt ontsloten naar een leesbaar en interpreteerbaar dashboard maakt dit inzichtelijk hoe de kwaliteit en inrichting van de databron is. Hier kan uit blijken dat het wenselijk, dan wel noodzakelijk is de registraties anders in te richten. Of dat er een kwalitatieve verbeterslag nodig is. Het kan zelfs zijn dat een bron niet bruikbaar blijkt voor een dashboard. Dit kan zijn in format, type vastlegging of (on)juistheid van de gegevens.

Het is goed mogelijk dat de gebruiker middels het dashboard pas ontdekt dat gegevens niet consistent of onjuist zijn vastgelegd. Door vooraf rekening te houden met de mogelijke gevolgen van het ontsluiten van data is het makkelijker de verwachtingen van gebruikers te managen, opdrachtgevers hierop voor te bereiden maar ook om draagvlak te creëren om verbeterprojecten op te starten.

Neem voor meer informatie of om vrijblijvend te sparren over managementdashboards bij gemeenten contact op met Debbie!