Skipr - Het voorschrijven van medicijnen in ziekenhuizen lijkt eenvoudig te automatiseren. De praktijk wijst anders uit. De ICT is niet het probleem, dat zijn de mensen die met de systemen moeten werken.
Een Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) kent in de ideale situatie een instellingsbrede toepassing. Er wordt meegewerkt op de poli’s, de dagbehandeling, de afdelingen, bij de spoedeisende hulp, op de OK en op de intensive care. Vervolgens sluit zo’n EVS het liefst naadloos aan op de systemen van de stadsapotheken en de huisartsen. En biedt het een betrouwbaar vertrek- punt voor de toedieningsregistratie: in eerste instantie voor de eigen ver- pleegafdelingen, maar bijvoorbeeld ook voor in de thuissituatie toegediende medicatie.
Tien jaar ervaring heeft ons geleerd dat het invoeren van en werken met een Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) geen sinecure is. Dat roept in eerste instantie verbazing op. Want als er één domein is waar standaardisatie regel is, dan is het wel de medicatiewereld, die immers bol staat van de codering en protocollen.
Puur technisch zijn er bovendien relatief weinig uitdagingen om een goed werkend systeem te bouwen en te koppelen aan andere systemen. De toediening van medicatie leent zich op het eerste gezicht dus bij uitstek voor automatisering. Toch gaat het vaak niet goed.
De meeste problemen doen zich voor in de polikliniek. Deze problemen hebben weinig te maken met ICT en bijna alles met de menselijke factor en het ontbreken van sluitende afspraken en procedures. Een belemmering voor een goed werkend systeem is dat artsen het EVS doorgaans niet als hún systeem beschouwen. Dat is begrijpelijk, want de meeste systemen zijn niet vanuit hun behandelpraktijk ontwikkeld. Dat heeft te maken met de historie van de meeste systemen: ze hebben doorgaans hun oorsprong in de financiële en logistieke wereld. Artsen moeten zich keer op keer een weg banen door schermen die zij als onnodig ervaren. Dat maakt het werken met het systeem onlogisch en tijdrovend.
Artsen ervaren het systeem als een last: zij moeten de inspanningen doen, maar worden er niet voor beloond. Anders is dat voor de apotheker, wiens proces een stuk soepeler loopt. Dat er baten zijn op macroniveau is mooi, maar de arts ondervindt daar zelf geen direct voordeel van. Vroeger had hij een receptenboekje waarin hij alleen maar een krabbel (het recept) en een paraaf hoefde te zetten. Dat werkte voor hem veel handiger.
Ter compensatie van de systeemgebreken claimen artsen bij de inrichting van het EVS vaak te veel vrijheid. Ze willen liever tekstvelden om de medicatie voor te schrijven in plaats van vinkjes plaatsen en werken vol- gens een vaste workflow. Het gebeurt regelmatig dat deels aan hun wensen tegemoet wordt gekomen. In plaats van een papieren briefje schrijven ze nu een digitaal briefje.
Vaak is die vrije ruimte een bron van ruis in de communicatie tussen de arts en de apotheek. Bovendien zijn veel functionaliteiten met een digitaal briefje meteen buiten wer- king gesteld, zoals de elektronische bewaking. In deze samenwerking tekent zich ook een cultuurverschil af. Artsen zijn gewend aan onzekerheden en zijn vaak genoodzaakt risico te nemen. Apothekers zijn er daarentegen juist op gericht om alle onzekerheden uit te sluiten.
Laat uw gegevens achter voor het hele artikel.
In theorie is het denkbaar dat de CIO vooral aandacht heeft voor een goed beheer van de systemen, en het creatieve, vernieuwende deel aan een medewerker overlaat. Maar in de praktijk komt dat zelden voor. In organisaties waar de ICT goed functioneert tenminste.
ICT bepaalt de komende jaren de manier waarop de bedrijfsprocessen zijn ingericht en de plek die de zorginstelling gaat innemen op de markt. Dat vraagt om leiderschap in het digitale tijdperk en betekent dat de CIO meepraat met de raad van bestuur. Dat vraagt om een digitale strategie en toekomstvisie.
Lees verder
