M&I/Partners heeft een op de praktijk gebaseerde methodiek voor de implementatie van het elektronisch cliëntendossier (ECD) ontwikkeld. Als de negen stappen van deze methodiek worden doorlopen ligt er volgens de auteurs een goede basis voor een succesvolle implementatie.
De negen stappen van de ECD-implementatiemethodiek hebben betrekking op de periode voor, tijdens en na de implementatie. Pas na het doorlopen van de eerste drie stappen kan worden overgegaan naar de stappen vier tot en met zeven die betrekking hebben op de implementatie en die parallel doorlopen kunnen worden. Stap acht en negen gaan over de periode na implementatie.
Commitment in een ECD-implementatie gaat over het vaststellen van de ambitie, het delen van definities en het managen van verwachtingen op alle niveaus, van werkvloer tot aan raad van bestuur. Vaak is een dergelijke implementatie voor iedereen nieuw en spelen er veel vragen en verwachtingen. Door voorafgaand aan een implementatie hier aandacht voor te hebben, creëer je een gezamenlijk doel en gelijkgestemde verwachtingen. Het beste wordt de basis voor deze commitment gelegd in het selectietraject. Hierin kun je de kaders en scope bestuurlijk verankeren, bijvoorbeeld door middel van een interactieve kadersessie met het bestuur, directie en andere belangrijke stakeholders.
Deze stap draait om verwachtingsmanage-ment richting de verschillende gebruikers-groepen. Tijdens de kick-off laat je de verschillende gebruikersgroepen, zoals verpleging en verzorging, behandelaren en cliëntadministratie, zien wat het ECD wel en niet in gaat houden. Daarnaast kan tijdens de kick-off een doorkijk naar de planning en de verschillende benodigde werkgroepen gegeven worden. De kick-off is een inspirerende meeting met als resultaat: projectmedewerkers die weten wat van hen verwacht wordt.
De derde stap omvat alle taken die behoren bij de voorbereiding, zoals het inrichten van de projectorganisatie, werkgroepen, de planning en communicatie. De planning gaat over het tijdpad dat met de organisatie en afdelingen is afgesproken. Daarin worden vragen meegenomen als: wanneer gaat een afdeling live, hoe gaan we live, in welke weken doen we dat juist wel of niet, is er voldoende begeleiding op de werkvloer in die periode beschikbaar? Communicatie gaat over de wijze waarop de organisatie en afdelingen betrokken en geïnformeerd worden. Hierbij valt te denken aan berichten op intranet, nieuwsbrieven en social media, maar ook aan externe partijen zoals gemeenten, ziekenhuizen, huisartsen en familie van cliënten. De voorbereidingen resulteren in een praktische planning, een implementatieplan en voortgangsrapportages.
In deze stap worden de bestaande en de nieuwe processen geïnventariseerd. Een werkgroep wordt geformeerd die bestaat uit vertegenwoordigers van alle gebruikersgroepen. Doel is om in kaart te brengen hoe er in de huidige situatie gewerkt wordt, en hoe deze processen ingevuld gaan worden bij het werken met het ECD. Denk bij een proces bijvoorbeeld aan het aanmaken van een zorgleefplan. De werkprocessen van de organisatie zijn in belangrijke mate leidend voor de inrichting van het systeem waarbij gekeken wordt op welke wijze het systeem de processen zo efficiënt en effectief mogelijk ondersteunt. Deze aanpak vraagt een goede afstemming tussen de implementatieaanpak van de leverancier en de wijze waarop de organisatie ambities en ontwikkelingen vertaalt naar organisatie, processen en informatiestromen.
Als het systeem naar eigen invulling in te richten is, is het aan te raden hier een aparte werkgroep voor in het leven te roepen. Het gaat dan om bijvoorbeeld schermen voor de invulling van het zorgleefplan. Het is belangrijk heldere werkafspraken te maken over de wijze waarop bepaalde schermen en functionaliteiten gebruikt gaan worden. Deze afspraken komen voort uit de geïnventariseerde werkprocessen. Belangrijk is om de keuzes te matchen met het gewenste werkproces en de strategische doelen van de organisatie. In dit kader is het maken van afspraken over de autorisatiestructuur van belang. Wie mag wat zien en hoe wordt het autorisatieproces ingericht. Bij de inrichting van de schermen is uitgebreid testen op verschillende onderdelen van belang. Denk hierbij aan conversies, testen van facturatiestromen en wijzigingen in inrichting voorafgaand aan een go-live.
Scholing van alle eindgebruikers is een belangrijk onderdeel van de implementatie. We zien steeds vaker dat er gekozen wordt voor blended learning, waarbij training on the job, e-learning en klassikale scholing worden gecombineerd. Het klassikaal scholen van medewerkers neemt veel tijd in beslag. De doorlooptijd van scholingen kan worden versneld door niet per afdeling, maar per functiegroep te scholen.
In deze stap moet worden vastgesteld welke ICT-infrastructuur nodig is om goed met het ECD te kunnen werken. Denk hierbij aan smartphones, tablets, laptops en draadloos netwerk. Veel gekozen uitgangspunt is dat het aantal beschikbare devices in de zorg gelijk moet staan aan het aantal medewerkers dat in ochtendzorg staat. In de zorg bij cliënten thuis is het aantal devices natuurlijk gekoppeld aan het aantal medewerkers. Belangrijk is wel dat randvoorwaarden, zoals een draadloos netwerk, al vroeg in de voorbereiding meegenomen worden.
Deze stap is de organisatie van de start. Krijgen afdelingen begeleiding op de werkvloer? Wordt er alleen gestart met nieuwe cliënten of ook met cliënten die al langer in zorg zijn? De uitgangspunten voor deze livegangen worden al bij stap 3 (voorbereiding) bepaald. Daarnaast is van belang te bepalen hoe de conversie van de papieren dossiers naar de digitale dossiers plaats gaat vinden. Worden de hoofdlijnen uit de papieren dossiers handmatig overgezet in het ECD of wordt alles gescand? En bij de overstap van het ene digitale systeem naar het andere: gaan we dossiers automatisch overzetten? De antwoorden op deze vragen leiden tot een organisatiespecifiek overgangsdraaiboek.
Tijdens de laatste stap wordt geëvalueerd hoe de overgang verlopen is en worden verbeteracties uitgezet. Daarnaast wordt stilgestaan bij de vraag hoe het gebruik van het ECD ingebed wordt in de kwaliteitsmethodiek van de organisatie. Een terugkerende audit op het gebruik van ECD kan hiervan een onderdeel zijn. In de audit wordt zowel het gebruik van het systeem als ook de uniformiteit in werkafspraken getoetst. Het toetsen van de wijze waarop de baten van het nieuwe ECD worden gerealiseerd, wordt ook in deze fase belegd. De werkgroepen maken een decharge rapport waarin de aanbevelingen, eventuele restpunten worden overdragen aan de beheerorganisatie. En hiermee wordt gewaarborgd dat het project wordt geborgd in de organisatie.
Wanneer een organisatie deze negen stappen doorloopt ligt er een goede basis voor succesvolle ECD-implementatie. De kracht van de implementatiemethodiek is dat verschillende disciplines met elkaar na te denken over de nieuwe manier van werken. De implementatiemethodiek biedt houvast, maar geeft tegelijkertijd vrijheid om iedere stap naar eigen inzicht in te vullen. De competenties van de projectleider zijn van belang voor het slagen van het project. Deze moet in staat zijn de verbinding te leggen tussen ICT, de processen, de verschillende gebruikersgroepen en de stuurgroep. Een goed gevoel voor organisaties en verhoudingen is hierin cruciaal.
Wij adviseren u graag welk ECD bij uw organisatie past, hoe u meer rendement kunt halen uit alle data die verzameld wordt en hoe we domotica en E-Health aan het ECD kunnen verbinden. Zodat de ICT op logische wijze rondom uw cliënten en medewerkers wordt georganiseerd.
Meer kennis opdoen over ECD-vraagstukken in de care →
De jaarlijkse inventarisatie van M&I/Partners naar het gebruik van elektronisch cliëntendossiers in de ouderenzorg en gehandicaptenzorg laat dit keer weinig verschillen zien ten opzichte van vorig jaar. Ondanks het feit dat nu de top-100 uit beide sectoren is onderzocht. Dat wil niet zeggen dat de markt stilstaat.
Lees verderIn onze zorg- en ICT-adviespraktijk zijn selecties en implementaties van ECD’s nog steeds aan de orde van de dag. Hoe ver staan we af van het ECD 3.0? In deze uitgave geven wij en elf ECD-leveranciers onze visie op de doorontwikkeling van het ECD.
Lees verder
