Digitale transformatie binnen gemeenten

Blockchain, internet of things, netwerkeconomie, artificial intelligence, quantum computing en cyber security. Als het om ICT gaat, strooien ‘vermeende’ goeroe’s met termen die veel weg hebben van de Russische Matroesjka poppetjes: open er één en het volgende containerbegrip dient zich aan.

ICT in de samenleving

Toch kunnen we constateren dat ICT (of het bredere begrip informatievoorziening) onmiskenbaar een steeds grotere rol speelt in de samenleving. We doen onze inkopen massaal online, bankieren via een app, bestellen ons eten met de smartphone en delen continu onze bezigheden op sociale media.

Noodzaak digitale transformatie gemeenten

Ook binnen gemeenten is ICT doorgedrongen tot het primaire proces. Tot voor kort bestond de gemeentelijke ICT vooral uit administratieve, vaak ondersteunende systemen (uitkeringenregistratie, gemeentelijke basisadministratie, financiële administratie). Nu zien we steeds meer ICT-toepassingen in het primaire proces van de overheid: informatiegestuurd werken, integraal klantdossier, gegevensuitwisseling met samenwerkingspartners, online dienstverlening en parkeerapps.

Wendbare informatievoorziening

De decentralisaties in het sociale domein hebben deze ontwikkeling versterkt en de nieuwe Omgevingswet plaatst de ICT/informatievoorziening nog dieper in het centrum van het primaire proces van de overheid. De gemeente van vandaag en morgen vraagt om een wendbare informatievoorziening. Een die niet alleen in staat is om in nieuwe ontwikkelingen mee te gaan, maar ook zelf de motor is van de innovatie. Tegelijkertijd verwachten we als burger dat de ICT-dienstverlening betrouwbaar, continu én veilig is.

Verschillende informatievoorzieningen

De informatievoorziening vandaag de dag kent meerdere verschijningsvormen in zowel de ondersteunende dienstverlening (financiële- en HRM-systemen) maar ook bedrijfskritische systemen (uitkeringenadministratie). Deze bedrijfskritische dienstverlening vraagt om een besturing op basis van prijs/kwaliteit. In de praktijk wordt er vaak nog op kosten gestuurd. Die besturing gaat vaak mis bij transformerende en experimentele informatievoorziening. Slimme gemeenten plaatsen hun experimenten dan ook buiten de normale orde: een experiment starten op basis van een business case is de dood voor elke innovatie. 

Digitale transformatie vormgeven

ICT is vanouds gepositioneerd als een ondersteunende, facilitaire dienst die vooral op kosten wordt gestuurd. De decentralisaties en informatie gestuurd werken laten zien dat andere manieren van werken vereist zijn om de gewenste innovatie en digitale transformatie vorm te geven. Wij noemen dat CIO 3.0. Dit is een manier van werken die niet gericht is op de alwetende planning maar op de vraag hoe je je als organisatie voorbereid op veranderingen waarvan je (nog) niet weet hoe die eruit zien. Hoe geeft CIO 3.0 vorm aan deze paradigma shift? Wij zien tenminste drie tips om de gewenste innovatie en digitale transformatie vorm te geven.

1. Digitale transformatie is boardroom decision
   Zoals het rapport ‘Maak waar!’¹ aangaf: ‘als de digitale transformatie zo verweven is met het primaire proces en je als bestuur en directie verantwoordelijk bent voor dat primaire proces is de digitale transformatie dus ook een zaak van bestuur en directie’. Zij moeten het zelf in gang zetten en niet delegeren aan een ICT-afdeling. Het vormgeven van de digitale transformatie moet gericht zijn op het ‘samen met de business’ organiseren. Dat vereist niet alleen kennis en betrokkenheid van topmanagement maar ook van de ‘business’ zelf.
2. Experimenteer en leer
   Met de ervaringen van zaakgericht werken en het stopzetten van BRP weten we één ding zeker: grote en lange innovatieprojecten met een vastgesteld doel zijn een recept voor mislukking. Hier werkt het credo: heb een visie over de richting waar je naar toe wilt, werk bottom up en werk vooral ‘agile’. Agile in de zin dat je kleine stapjes van werkbare oplossingen maakt en constant bijstuurt op de leerervaringen van de vorige stappen.
3. Maak ICT wendbaar
   Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Op het gebied van de infrastructuur is wendbaarheid en schaalbaarheid inmiddels de norm in de markt. Bij veel gemeenten echter niet. De infrastructuur is vaak niet instaat mee te bewegen met de organisatie. Bij veel gemeenten was de infrastructuur over gedimensioneerd na de crisis omdat het aantal ambtenaren drastisch terugliep (tientallen laptops lagen op voorraad). Het bouwen aan een flexibel applicatielandschap ligt veel gecompliceerder. Vaak komt dir doordat de huidige informatievoorziening niet datagericht is maar een verzameling van (gesloten) silo-oplossingen. Het gemeentelijk initiatief Common Ground² adresseert dit probleem en geeft oplossingsrichtingen.

Impact van ICT

Niemand kan de toekomst voorspellen. Wat we wel weten is dat de impact van ICT de laatste jaren sterk is toegenomen en dat die trend nog wel even doorzet. Heeft u hulp nodig om uw innovatie en digitale transformatie binnen uw gemeente optimaal vorm te geven? Neem dan contact op met Simon.

^{1 'Maak Waar'}

^{2 Common Ground}