Met de stelling ‘ERP is het nieuwe EPD’ trapten we de avond af. Al snel ontstond een boeiende discussie over de ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, ERP en zorg-ICT binnen de Nederlandse ziekenhuizen. Aan tafel zaten Svetlana Orlova (ziekenhuis Rivierenland), Robbert Dijkhuizen (St Jansdal), Marco Elout (Slingeland ziekenhuis/Streekziekenhuis Koningin Beatrix), Luc Stevens (Bravis) en Rik Voerman (Antonius Zorggroep Sneek). Gespreksleiders waren Peter Ernest en Mariet van Dongen van M&I/Partners.
De vijf managers zijn op uitnodiging van M&I/Partners bijeen in een huiskamerrestaurant nabij Amersfoort om te praten over de toekomst van ERP in de zorg. Over één ding waren alle managers het eens: EPD is en blijft de komende tijd nog prioriteit nummer 1. Een van de aanwezigen maakte de treffende opmerking: ‘als het om EPD gaat zijn bestuurders direct beschikbaar. Om een bestuurder aan tafel te krijgen bij een ERP-kickoff moest ik praten als brugman’. Dat ERP de komende tijd meer aandacht gaat krijgen, is iedereen het wel over eens. Enerzijds vanwege het achterstallige onderhoud dat is opgelopen tijdens de jarenlange focus op de EPD-implementatie. Maar veel meer nog vanwege de mogelijkheden die een goede integratie van zorg- en ondersteunende processen en systemen kan opleveren. Daarover verderop meer.
Als het gaat om de basisprocessen op het gebied van financiën, inkoop, logistiek, facilitair en HRM is iedereen het erover eens dat ziekenhuizen hier niet uniek in zijn. Ook zit hier niet het onderscheidend vermogen, zorgmedewerkers moeten maximaal ‘ontzorgd’ worden op deze gebieden zodat zij zich kunnen focussen op het leveren van zorg. Het wiel steeds opnieuw uitvinden is niet gewenst, maximaal leren en profiteren van andere sectoren, dat is wat de aanwezigen zoeken. De ontwikkeling van zogenaamde best-practices voor de zorg sluit hier dan ook goed bij aan, al ziet iedereen wel dat de doorontwikkeling daarvan nog in een te laag tempo gaat. De ziekenhuis ERP-markt is en blijft een relatief kleine markt voor softwareleveranciers waardoor grote investeringen in productontwikkeling uitblijven. Zeker gezien het feit dat er op deze ‘kleine’ markt diverse leveranciers actief zijn. Wellicht moeten de ziekenhuizen meer samen optrekken en zo een stevige stempel drukken op de ERP-markt?
Een integrale ERP-oplossing heeft, wat alle tafelgenoten betreft, de voorkeur boven een complex landschap van gekoppelde puntoplossingen. Over de voordelen van groeiende integratiemogelijkheden op het gebied van financiën en HRM heerst een verdeeld beeld. Na een verdieping van de discussie op dit punt blijkt dat dit beeld sterk samenhangt met de wijze waarop de management informatievoorziening is geregeld. De positionering van een Datawarehouse en Business Intelligence tooling ten opzichte van zowel ERP als EPD en het al dan niet gebruiken van gespecialiseerde systemen zoals ValueCare en Permormation HOTflo speelt een belangrijke rol. Ziekenhuizen die op dit gebied minder georganiseerd zijn zoeken meer naar stuurinformatie op het gebied van kosten en personeel binnen de ERP-oplossing. Ziekenhuizen die hier al verder in zijn halen deze informatie zelf uit het eigen Datawarehouse en andere tools.
Dat veel verschillende tools eenduidige data, opslag en definities moeilijk maken, beamen alle managers aan tafel (met name de discussie over juistheid van data). Opvallend is dat de echte ERP-integratie wensen liggen op het gebied van beheer en planning van schaarse resources (ruimtes, apparatuur, personeel etc.), maar dat de huidige ERP best-practices daar nog niet in voorzien. Ook hier belemmert de huidige marktverdeling verdere integratie: ERP-leveranciers durven de strijd met gespecialiseerde leveranciers als Ortec (roosteren) en Ultimo (apparatuur beheer) nog niet aan. Opnieuw een reden voor de ziekenhuizen om meer samen te werken!
Het enthousiasme bij de tafelgenoten bereikt een hoogtepunt als het gaat over de mogelijkheden die ontstaan als het EPD en ERP slim met elkaar gekoppeld worden. Zonder uitzondering heeft iedereen daarbij het optimaliseren van de logistiek op de OK als eerste op het vizier. Enerzijds vanuit efficiency-overwegingen, maar zeker ook ingegeven door de toenemende eisen op het gebied van track & trace mogelijkheden, recalls en het registreren van implantaten. Sommige aanwezigen hebben deze integratie al gerealiseerd, anderen denken er momenteel over na. Het blijkt nog best lastig om tot andere concrete voordelen van EPD- en ERP-integratie te komen. Na enige discussie is iedereen het eens dat voordelen gezocht moeten worden in het beter op elkaar afstemmen van de zorgvraag (EPD) en de daarvoor benodigde resources (mensen, ruimte, apparatuur). Nu zijn het vaak de zorgmedewerkers die vraag en aanbod bij elkaar brengen, en daarbij gebruik maken van verschillende systemen. Hier ligt dus nog een schone taak wat betreft het verder ontzorgen van de zorgverleners.
Hoe zien onze tafelgenoten de toekomst van ERP in de zorg-ICT? Op de korte termijn is deze voornamelijk gericht op het verder integreren van processen en systemen en het benutten van alle mogelijkheden. Ook bij ERP-projecten geldt: ‘het begint pas als het project klaar is’. Een goede beheerorganisatie wordt door iedereen als een belangrijke randvoorwaarde gezien.
Samen optrekken en bouwen aan een goede samenwerking met de softwareleveranciers moeten ervoor zorgen dat de bedrijfsvoering in ziekenhuizen het niveau van ‘operational excellence’ zo snel mogelijk bereikt. Tot slot filosoferen we nog kort over het scheiden van data en functionaliteit, robotisering, Artificial Intelligence, het werken met Apps, RFID, sensoren en andere moderne technieken. Ook hiervoor zal gelden dat in eerste instantie gezocht zal worden naar toepassing in het primaire zorgproces en in relatie tot het EPD. Maar ook de ondersteunende bedrijfsvoering kan hier op veel manieren van profiteren, laten we deze keer proberen EPD en ERP gelijk op te laten lopen!
Meer weten over de manier waarop ERP de bedrijfsvoering binnen uw ziekenhuis kan optimaliseren? Of vrijblijvend sparren over de toekomst van ERP en ICT in de zorg? Neem contact op met Peter.
Roosteren is in deze coronatijd een behoorlijke klus. De coronacrisis vraagt, meer dan ooit, dat zorginstellingen kritisch kijken naar de capaciteitsplanning. Hoe kunnen zorgorganisaties de juiste zorg blijven leveren met zorg en aandacht voor het welzijn van hun werknemers? Welke uitdagingen liggen er? We delen hierover graag onze gedachten.
Lees verderDe zorgsector kiest bij de selectie van een nieuw ERP-systeem vaak voor de best practice implementatie. Ook de Lean filosofie krijgt steeds meer voet aan de grond binnen de zorg. Lean is perfect in staat de klant (de patiënt of cliënt) echt centraal te stellen en zo de kwaliteit en waarde van zorg te verbeteren en efficiënter te werken. Ontdek de Lean methodieken die de uitrol van een best practice ERP-systeem versterken.
Lees verder
