Coronacrisis: de uitdagingen voor het roosterproces

Coronacrisis: de uitdagingen voor het roosterproces


18 mei 2020

Roosteren is in deze coronatijd een behoorlijke klus. Door het hogere ziekteverzuim van zorgmedewerkers en tegelijkertijd de extra zorg die geleverd moet worden aan coronapatiënten, is het een uitdaging om de roosters sluitend te krijgen. Zorgorganisaties zetten personeel elders in, er wordt een beroep gedaan op oud-zorgmedewerkers en waar mogelijk worden extra vrijwilligers ingezet. Daarnaast verandert de opzet van de afspraken, omdat er ook andere zorgvormen worden ingezet, zoals beeldbellen. In de woon- en verpleegcentra gaat het werk onverminderd door, waarbij de kwaliteit van zorg altijd voorop staat. Hoe kunnen zorgorganisaties de juiste zorg blijven leveren met zorg en aandacht voor het welzijn van hun werknemers? 

Strategisch vraagstuk

In een eerder artikel 'Medewerkers optimaal inzetten in uw zorgorganisatie' benadrukten wij waarom het roosterproces vaak een strategisch vraagstuk is in plaats van alleen de juiste ICT-ondersteuning. In het roosterproces speelt de driehoek proces-gedrag-techniek een belangrijke rol. De huidige coronacrisis onderstreept dit. Dit vraagt om een andere benadering van de inrichting en de werkafspraken binnen het roosterproces. Wat doen we nu gedwongen anders en heeft dit invloed op de keuzes voor lange termijn? We delen hierover graag onze gedachten.

Centrale regierol

De afgelopen jaren zijn zorginstellingen roosteren steeds meer als een teamtaak gaan zien, passend bij de ontwikkeling naar zelforganisatie. Dit wordt vaak vormgegeven door decentrale (team)roosteraars of zelfroosteren. Om tijdens de coronacrisis de benodigde zorg te kunnen blijven leveren zijn veel organisaties genoodzaakt om team- en ook organisatie-overstijgend inzicht te hebben in de beschikbaarheid van personeel. Snel schakelen is nodig en de flexibele schil wordt daardoor ook optimaal benut. Dit vraagt om een meer centrale regierol. Juist die centrale regierol heeft inzicht nodig in de beschikbare en benodigde capaciteit. Dit om op basis daarvan te komen tot een optimale personeelsplanning. Daarbij is een afweging tussen cliëntbelang, organisatiebelang en medewerkersbelang noodzakelijk. 

Is er een blijvende verandering in het roosterproces als we weer over kunnen naar het ‘nieuwe normaal’? Gaan zorgorganisaties dan weer terug naar de werkwijze van voor de crisis of blijft de centrale regierol in stand?

Aandacht voor capaciteitsplanning

De coronacrisis vraagt, meer dan ooit, dat zorginstellingen kritisch kijken naar de capaciteitsplanning. Het aantal besmettingen op een afdeling kan hierin een factor zijn. De standaard rekenmodellen zijn niet zomaar meer van toepassing. Aan de ene kant is meer formatie nodig om op afdelingen met corona-patiënten en -cliënten dezelfde zorg veilig te kunnen leveren (rekening houdend met beschermingsmiddelen, extra zorgbehoefte, aparte looproutes). Aan de andere kant ontstaat er mogelijk meer leegstand omdat nieuwe zorgbewoners huiverig zijn te komen. De benodigde capaciteit is daarmee minder voorspelbaar en dient continu in afstemming met verschillende afdelingen te worden herzien. 

Flexibiliteit van softwareleveranciers

De coronacrisis vraagt ook veel flexibiliteit van softwareleveranciers. Roosterapplicaties zijn op dit moment veelal decentraal ingericht, op basis van de roosterprocessen binnen de organisatie. Zorgorganisaties en leveranciers werken intensief samen om de juiste team-overstijgende informatievoorziening te verbeteren en de software zo in te richten dat deze het proces in deze crisistijden kan blijven ondersteunen en niet beperkt. Denk hierbij aan het minder strikt handhaven van standaard controles op de Arbeidstijdenwet en het beter faciliteren van uitwisseling van personeel tussen afdelingen.

Tevens zien we dat integrale personeelsplanning een groeiende wens is. Daarbij is de koppeling van informatie uit de verschillende systemen, zowel uit het rooster als het ECD, een randvoorwaarde. Ook dit benadrukt dat het roosteren een strategisch vraagstuk is dat integraal opgepakt moet worden.

Gebruik de lessen uit de coronacrisis

De coronacrisis maakt zichtbaar hoe groot de impact van een crisissituatie is op het roosterproces. Het roosteren als strategisch vraagstuk staat nu hoger op de agenda en dat biedt kansen. Het is belangrijk om te kijken welke lessen we hieruit kunnen trekken en hoe we de goede dingen kunnen vasthouden zodat zorgorganisaties flexibel in kunnen spelen op veranderende omstandigheden. We gaan daarover graag met u in gesprek.


 Auteurs: Sigrid Wolthoff, Mariët van Dongen-Romme, Miranda de Gouw en Karlijn van Doorn.



Mariët van Dongen-Romme

Senior adviseur
mariet.van.dongen@mxi.nl
06 12 15 31 19
Lees mijn publicaties