Binnen de Care zien we voor bedrijfsvoering vooral een best-of-breed landschap. Dit blijkt uit het onderzoek naar het gebruik van bedrijfsvoeringsapplicaties in de Care door M&I/Partners. Lees de uitkomsten en belangrijkste ontwikkelingen van het onderzoek.
Definitie bedrijfsvoering
Onder bedrijfsvoering verstaan we in dit artikel alle processen die te maken hebben met onderstaande domeinen.
- Financiën: financiële administratie, factuurscanning/matching, factuurgoedkeuring.
- Inkoop: inkoop / bestelportaal, contractmanagement.
- HRM: personeelsadministratie, salarisadministratie, self-serviceprocessen (ESS/MSS), werving en selectie, verzuim, talentmanagement / LMS.
- Roosteren: intramuraal en extramuraal.
- Facilitair & ICT: facilitair management, ICT-beheer.
Best-of-breed landschap het meest voorkomend
Binnen de Care zien we voor bedrijfsvoering vooral een best-of-breed landschap. Dit betekent dat de verschillende domeinen een eigen, aparte applicatie gebruiken (al dan niet gekoppeld met de andere applicaties). De meeste leveranciers binnen de Care bieden gespecialiseerde punt-oplossingen, dit in tegenstelling tot de Cure waar we vaak veel verdergaande integratie zien tussen de domeinen en het gebruik van zogenaamde ERP-systemen. AFAS is hierop een uitzondering, AFAS biedt de mogelijkheid om zowel financiën, inkoop als HRM in één pakket onder te brengen. Echter zien we dat Care-organisaties tot nu toe vooral gebruik maken van de mogelijkheid om financiën en HRM in AFAS te integreren en niet zozeer het inkoopportaal.
Vanuit onze adviespraktijk blijkt dat integratie van de domeinen of een visie op de totale bedrijfsvoering niet de drijfveer voor verandering is binnen de Care. De verandering wordt met name gestuurd vanuit ICT (rationalisatie van het applicatielandschap) of vanuit een domein zelf, waar dan specifiek gezocht wordt naar een nieuw systeem of optimalisatie. Het komt dan wel voor dat een leverancier die al bekend is binnen de organisatie, ook voor andere domeinen wordt onderzocht. Dit geldt voor AFAS, maar bijvoorbeeld ook voor Visma, die als best-of-breed leverancier een uitgebreid scala aan applicaties over de verschillende domeinen aanbiedt.
Belangrijkste bevindingen per domein
Domein Financiën
Voor het voeren van de financiële administratie is leverancier AFAS met 50% veruit de grootste partij, Exact volgt met 24%. De overige leveranciers Visma met 10%, Unit4 met 8%, Axi met 5% en Bizon met 3% sluiten de rij.
Op het gebied van factuurscanning is de markt versnipperd. Financiële pakketten zoals AFAS en Exact hebben een aanvullende applicatie nodig voor het inlezen en herkennen van facturen. Hier zien we bijvoorbeeld gespecialiseerde leveranciers als Proactive (SpendCloud), Kofax (Readsoft) en Filelinx. Deze applicaties worden gekoppeld aan de financiële administratie, waar de verdere afhandeling en boeking van de facturen plaatsvindt.
Domein Inkoop
Voor de inkoopadministratie (inclusief bestelportaal) worden veel verschillende applicaties gebruikt. Als grootste leverancier komt Proactive naar voren (23%), gevolgd door AFAS (11%). Er zijn ook diverse zorginstellingen die aangeven geen applicatie te gebruiken voor Inkoop (14%).
Opvallend is dat veel organisaties die AFAS gebruiken voor de financiële administratie, niet per se gebruik maken van het inkoopportaal van AFAS. Hier zien we dat voornamelijk andere applicaties worden ingezet, zoals Proactive en Proquro. Wellicht dat dit komt doordat deze applicaties weer functionaliteiten bieden op het gebied van factuurscanning of kas&pas (gebruik van betaalpassen voor zakelijke uitgaven), iets wat AFAS niet heeft.
Domein HRM
Voor personeelsadministratie bestaat de markt eigenlijk uit twee grote partijen: Visma | Raet en AFAS. AFAS is in gebruik bij 47% van de zorginstellingen, de overige zorginstellingen gebruiken Raet of Visma. Hoewel Raet is overgenomen door Visma, worden beide apart genoemd, omdat het verschillende applicaties betreft.
Voor werving en selectie is de markt meer versnipperd. Hier is AFAS de grootste partij met 39%, gevolgd door Raet (Easycruit) met 19%. De overige applicaties zitten rond de 5%. Daarnaast geeft een aantal zorginstellingen aan geen applicatie te gebruiken voor werving & selectie (8%). De hoge percentages van AFAS en Raet tonen aan dat veel zorginstellingen kiezen voor verdergaande integratie met hun HRM-pakket (mogelijk ook vanuit kostenoverweging), maar dat dat zeker nog niet overal het geval is.
Domein Roosteren
We zien binnen het domein roosteren dat sommige organisaties één uniform roosterpakket inzetten voor de gehele organisatie. Andere organisaties maken de keuze om twee applicaties in te zetten, één voor de intramurale zorg en één voor de extramurale zorg.
Voor intramuraal roosteren gebruiken de meeste zorginstellingen SDB (Planning) (24%), op de voet gevolgd door Nedap (ONS) en ORTEC (OWS) met 19%. Leverancier Intus is de vierde grote leverancier met 16%. De overige applicaties zijn meer versnipperd.
Bij het extramuraal roosteren komen er meer (ECD)-leveranciers bij (zoals Puur en QiC MPX Capaciteitsplanner) en zien we dat er een verschuiving plaatsvindt naar meer registratie in het ECD. Hier is Nedap (ONS) de grootste partij met 32%, gevolgd door SDB (Planning) met 19% en ORTEC (OWS) met 13%.
Domein Facilitair & ICT
Voor facilitair management is Topdesk met 34% ruimschoots de grootste leverancier, gevolgd door Facility2 (Wish) en Planon met 14%. Ultimo volgt als vierde leverancier met 11%. De rest is verspreid over meerdere leveranciers. Ook zijn er aantal zorginstellingen die voor facilitair management geen applicatie gebruiken (9%).
Voor ICT-beheer is Topdesk nog ruimer vertegenwoordigd met wel 65%. Het percentage voor Ultimo is gelijk gebleven met 11%, Planon is sterk afgenomen naar 5%. Facility2 (Wish) komt in deze lijst niet meer voor, deze zorginstellingen hebben voor ICT-beheer Topdesk in gebruik.
Positionering roosteren
De positionering van het roosterproces verschilt per organisatie. We zien binnen veel organisaties een zoektocht naar de meest efficiënte en kwalitatieve manier om dit proces te ondersteunen, passend binnen de besturingsfilosofie van de organisatie. Dit bepaalt de mate van regie en invloed van medewerkers binnen dit proces.
Er is een ontwikkeling gaande dat voor de ondersteuning van het roosteren de intramurale zorg en extramurale zorg uit elkaar getrokken wordt. Bij intramurale zorg worden diensten geroosterd. In de extramurale zorg is minder sprake van roostering en meer sprake van een cliëntplanning en de registratie hiervan t.b.v. de salariëring. Dit zien we ook terug in de applicatiekeuze.
71% van de organisaties heeft één systeem dat het roosterproces ondersteunt voor zowel intramurale als extramurale zorg. 29% kiest er voor om hier voor meerdere oplossingen in te zetten. Dit zien we voornamelijk in de VVT, waarbij het roosteren van extramurale medewerkers meer wordt losgelaten en de cliënt/routeplanning en registratie bij 47% van de organisaties plaatsvindt in het ECD.
De groeiende arbeidsmarktkrapte en Covid-19 leiden tot nieuwe inzichten bij organisaties waarbij steeds creatiever naar de inzet van personeel wordt gekeken. We zien organisaties onderzoeken of meer uitwisseling tussen teams of zelfs tussen organisaties wenselijk is. Indien deze ontwikkeling doorzet, leidt dit direct tot een procesvraagstuk en daarmee ook naar een optimalisatie van het proces door ICT.
Blik naar de toekomst
De inrichting van bedrijfsvoering is binnen de Care steeds vaker onderwerp van gesprek. Waar het applicatielandschap voor de verschillende domeinen nu nog aardig versnipperd is, zien en horen we dat organisaties bezig zijn met nieuwe implementaties en applicatierationalisatie. Ook de leveranciers staan niet stil, zij ontwikkelen integrale oplossingen of bieden applicaties die goed met elkaar kunnen koppelen.
We zijn benieuwd hoe dit zich de komende jaren ontwikkelt. En of de trend van het inzetten van een integrale oplossing over meerdere domeinen, die zich in de Cure duidelijk manifesteert, ook doorzet binnen de Care. Maar belangrijker nog, of domeinen steeds meer geïntegreerd gaan samenwerken, data uitwisselen en daarmee procesoptimalisatie waarborgen.
We brengen u graag met een volgend onderzoek weer op de hoogte.
Onderbouwing
M&I/Partners heeft in het eerste kwartaal van 2021 een onderzoek uitgevoerd naar het gebruik van bedrijfsvoeringsapplicaties binnen de gehandicaptenzorg en ouderenzorg in Nederland. Door middel van dit onderzoek wordt het applicatielandschap voor bedrijfsvoering in de Care in kaart gebracht.
Het onderzoek is uitgezet onder de honderd grootste organisaties in de gehandicaptenzorg en ouderenzorg. Hiervan hebben 38 organisaties gereageerd en de inventarisatie volledig ingevuld. In dit artikel maken we geen onderscheid tussen de gehandicaptenzorg en ouderenzorg, omdat er vanuit het onderzoek geen significante verschillen naar voren komen.
Auteurs: Mariët van Dongen en Sigrid Wolthoff
