Onder druk wordt alles vloeibaar. In de huidige coronasituatie is deze uitdrukking erg van toepassing. Waar voorheen veranderingen meer tijd vragen om te realiseren, zien we nu in korte tijd veel (positieve) ontwikkelingen ontstaan in de zorg. Zoals flexibiliteit in het op- en afschalen van capaciteit, intensievere regionale en/of landelijke samenwerking, werkprocessen die tijdelijk op de schop gaan en de mate van veerkracht binnen organisaties.
Tegelijkertijd maakt die spanning op het zorgsysteem de haarscheurtjes zichtbaar die onder de oppervlakte al aanwezig waren. Denk hierbij aan krapte op de arbeidsmarkt, inzicht in zorgvoorraden, juiste zorg op de juiste plek en informatievoorziening binnen en tussen organisaties.
De huidige coronacrisis vraagt veel van medewerkers en zorgorganisaties. Noodgedwongen moeten zorgorganisaties processen anders inrichten; capaciteitsplanning ziekenhuisbreed, regionaal en zelfs landelijk, snelle inzet van flexibele capaciteit (medewerkers en apparatuur), landelijk inkopen en verdelen van beschermingsmiddelen. Er wordt keihard gewerkt en een enorme extra inzet gevraagd van veel medewerkers in de zorg. Maar deze door de crisis ingegeven werkwijze is niet houdbaar.
Kunnen we hiervan leren als we teruggaan naar het ‘nieuwe normaal’ en wat betekent dit op de lange termijn voor de bedrijfsvoering binnen zorgorganisaties? Zorgt de huidige crisis ervoor dat we hierin andere keuzes gaan maken? Andere vragen die nu in gesprekken met onze klanten naar voren komen tijdens bijvoorbeeld het opstellen van een ERP-strategie om de bedrijfsprocessen te optimaliseren en een effectievere bedrijfsvoering.
Gaan we na de crisis op een andere manier kijken naar de planning en verdeling van de zorg, met de daarbij behorende personele, financiële en logistieke consequenties? Midden in de crisis is het nog lastig om hier antwoorden op te hebben, maar we delen alvast graag enkele gedachten hierover.
Inkoop en logistiek hebben de moeilijke uitdaging om de benodigde middelen in huis te halen om kwalitatieve en veilige zorg te verlenen. Normaliter is het al ingewikkeld om zicht te hebben op de huidige voorraad binnen een zorgorganisatie, laat staan regionaal of landelijk. Bepaalde onderdelen worden nu noodgedwongen landelijk ingekocht en verdeeld, zoals mondkapjes. We zien daarnaast dat veel zorgorganisaties ieder voor zich blijven zoeken naar kwalitatief goede middelen (beschermingskleding, extra sondevoeding) en daarvoor bij dezelfde partijen aankloppen. Als de goederen al in huis zijn, is er dan ook altijd actuele informatie beschikbaar over de keurmerken, houdbaarheid en actuele voorraadlocatie?
Informatievoorziening en inzicht in voorraden is juist in deze tijden essentieel. Hoe kunnen we de inkoop en logistieke processen verder optimaliseren en de daarvoor benodigde informatie beter inzichtelijk maken met elkaar? Zorgt de crisis ervoor dat we dit waar mogelijk ook meer binnen de regio (of zelfs landelijk) op gaan pakken in de toekomst?
De planning van de zorg is grotendeels op de schop gegaan. Ziekenhuizen zijn in mum van tijd omgebouwd om IC-capaciteit te vergroten. Verpleeghuizen dienen als extra opvang mogelijkheid voor herstellende coronapatiënten. En reguliere zorg is tijdelijk waar mogelijk uitgesteld. Zorgorganisaties hebben de keuze om decentraal of centraal te roosteren en capaciteit flexibel in te zetten per afdeling. Integrale capaciteitsplanning werd tot nu toe nog maar marginaal ingezet en is meer een begrip voor de bestuurstafel dan dat het daadwerkelijk ingezet wordt. Deze maakt duidelijk dat centraal overzicht over beschikbare capaciteit van medewerkers, ruimtes en materialen en het flexibel om kunnen gaan met capaciteit binnen de regio noodzakelijk is.
Zou dit niet een goede basis zijn om straks op verder te bouwen? Dit vraagt dan wel om een heldere strategie, verantwoordelijken binnen het proces en het opstellen van kaders. Biedt de coronacrisis een gelegenheid om dit straks van de bestuurstafel naar de dagelijkse praktijk te brengen?
De coronacrisis maakt zichtbaar hoe groot de impact van een crisissituatie is. Zowel op de zorg als bedrijfsvoering die nauw verwant zijn aan elkaar. We zijn benieuwd naar de lessons learned en de impact daarvan op de inrichting van de bedrijfsvoering binnen uw zorgorganisaties op de lange termijn. We gaan daarover graag met u in gesprek.
Roosteren is in deze coronatijd een behoorlijke klus. De coronacrisis vraagt, meer dan ooit, dat zorginstellingen kritisch kijken naar de capaciteitsplanning. Hoe kunnen zorgorganisaties de juiste zorg blijven leveren met zorg en aandacht voor het welzijn van hun werknemers? Welke uitdagingen liggen er? We delen hierover graag onze gedachten.
Lees verder
