Is vervanging van software de enige oplossing?

Het voor ons niet altijd vanzelfsprekend dat vervanging van een applicatie leidt tot het gewenste resultaat. We zien in implementatietrajecten vaak dat de aandacht vooral gericht is op het vervangen van de software en minder op het aanleren van nieuwe gedrag.

Applicatie vervangen?

Als adviseurs van M&I/Partners worden we vaak gevraagd voor het begeleiden van een selectietraject voor een nieuwe applicatie (ECD, roosterapplicatie of een HR/Salaris applicatie). Op dat moment is vaak al besloten om een applicatie te vervangen. 

Onze eerste vraag is altijd de achterliggende reden(en) voor dit besluit. Meestal is er niet één reden, maar volgt er een bloemlezing aan factoren die aanleiding zijn om een dergelijk traject te starten. Maar is het vervangen van de applicatie de juiste en enige oplossing? 

Als je blijft doen wat je deed, maar dan met een nieuwe applicatie, dan is de kans groot dat je krijgt wat je kreeg. Oftewel ga je dezelfde werkwijze en processen inzetten bij een nieuwe applicatie zal de situatie naar verwachting nauwelijks veranderen.

Doe een Quickscan Procesoptimalisatie

Start een nieuw traject met een QuickScan Procesoptimalisatie van de huidige situatie. Een belangrijk onderdeel van deze Quickscan is een vragenlijst aan alle actoren binnen de processen. Het doel ervan is om te achterhalen waar de noodzaak precies zit om te willen veranderen. En om antwoord te krijgen op de vraag of vervangen dan altijd de beste oplossing is. 

De vragenlijst is opgedeeld in vragen in drie verschillende thema's.

1. Techniek/leverancier: dit zijn alle factoren die te maken hebben met de applicatie zelf en de leverancier. Dit kan gaan over de functionaliteit van een applicatie, de gebruikerservaringen, de ervaringen met de leverancier en de toekomstvisie van de leverancier.
2. Proces/organisatie: dit zijn alle factoren die te maken hebben met afspraken over de werkwijze en samenwerking binnen de applicatie, eigenaarschap van de applicatie en beheerorganisatie.
3. Mens/gedrag: dit zijn alle factoren die te maken hebben met of mensen voldoende zijn opgeleid in het gebruik van de applicatie en op de hoogte zijn van afspraken en deze ook naleven.

Knelpunten

Meestal bevinden zich op alle drie deze pijlers knelpunten. Dat is natuurlijk niet zo vreemd want een applicatie staat nooit op zichzelf. Het zijn de procesafspraken en de mensen die het succes vormen voor het gebruik van de applicatie. Daarom is het voor ons niet altijd vanzelfsprekend dat vervanging van een applicatie leidt tot het gewenste resultaat.

Duurzame verandering

Organisaties grijpen een applicatievervanging vaak aan om tegelijkertijd de procesafspraken en het gedrag te veranderen. Maar kan dit in samenhang met elkaar gerealiseerd worden? Wat is er voor nodig om een duurzame verandering te bereiken? We zien in implementatietrajecten vaak dat de aandacht vooral gericht is op het vervangen van de software en minder op het aanleren van nieuwe gedrag. Het is jammer als na een paar jaar de ontevredenheid in het gebruik van de nieuwe applicatie weer boven komt drijven doordat er te weinig is gestuurd op het gebruik van de applicatie na de implementatie. Voorkom dat medewerkers een nieuw trucje aanleren zonder het achterliggende waarom geleerd krijgen. Vooral als het toezien op naleven van de nieuwe werkwijze ontbreekt gaan mensen snel terug in hun oude gedrag, maar dan met een nieuwe applicatie. 

Daarom onderzoeken we bij M&I/Partners bij een selectietraject altijd de aanleiding van de vraag. Vervolgens stellen wij de organisatie en onszelf de vraag of een procesoptimalisatie en bijbehorend gedrag (ook) het gewenste resultaat kan bereiken? Het kan voorkomen dat hiervoor ook een aanpassing of optimalisatie van de huidige inrichting in de huidige applicatie nodig is. Vaak is dit minder ingrijpend dan de implementatie van een volledig nieuwe applicatie.

Meer weten? 

Herken je deze knelpunten, overweeg je de aanschaf van een nieuwe applicatie of wil je hier eens verder over praten? Neem dan contact op met Joyce de Heus of Miranda de Gouw. Dan vullen wij samen met jullie de QuickScan Procesoptimalisatie in waarbij je handvatten krijgen welke stappen benodigd zijn om het gewenste resultaat te behalen.