Datagedreven werken en procesoptimalisatie doen we zelf ook

In onze adviespraktijk spreken wij regelmatig over datagedreven werken en het optimaliseren van werkprocessen. Wij ondersteunen onze zorg- en overheidsklanten onder andere in het samenstellen van BI-teams, het selecteren van passende analysetools en het introduceren of versterken van werkprocessen. Onlangs kozen wij ervoor om een van onze eigen processen onder de loep te nemen: het beschikbaarheidsoverzicht. 

Het beschikbaarheidsoverzicht bij M&I/Partners dient twee doelen:

1. het sturen op inzetbaarheid binnen M&I/Partners (worden adviseurs goed ingezet, is er voldoende beschikbaarheid voor het aannemen van nieuwe opdrachten, in welke sector of op welk expertisegebied is (te) lage beschikbaarheid en behoeven we nieuwe collega’s);
2. het vinden van de best passende adviseurs (op basis van marktkennis, functieniveau of expertisegebied) die beschikbaar zijn wanneer er een nieuwe opdracht binnenkomt. 

Inzicht in actuele en toekomstige beschikbaarheid

Centraal element van het overzicht is een interne SharePoint-lijst waarop adviseurs bijhouden hoeveel uur per week zij gemiddeld beschikbaar zijn. In de afgelopen tijd is de behoefte aan inzicht in actuele en toekomstige beschikbaarheid sterk gegroeid. In het bijzonder in tijden van corona stond het afstemmen van vraag (opdrachten) en aanbod (adviseurs) steeds meer onder druk vanwege een toename in het aantal opdrachtaanvragen enerzijds en beperktere beschikbaarheid van onze adviseurs anderzijds. In de coronaperiode werd daarom de frequentie van het uitvragen, analyseren en sturen op basis van beschikbaarheid zelfs verhoogd van elke twee weken naar elke week. In een klein team hebben we onderzocht hoe het proces rondom het beschikbaarheidsoverzicht kon worden geoptimaliseerd.

Beter, efficiënter en automatisch

De doelstellingen waren als volgt:

1. meer inzicht en beter overzicht in de actuele en toekomstige beschikbaarheid van adviseurs in de marktgroepen, functieniveaus en expertisegebieden;
2. minder tijd kwijt zijn aan het bijwerken van beschikbaarheid door dataminimalisatie en verhogen van de relevantie van herinneringsmails;
3. automatiseren van repetitieve, handmatige werkzaamheden. 

Onderstaande figuur toont het geoptimaliseerde proces.

In de vernieuwde opzet is de SharePoint-lijst versimpeld en is het aantal invulvelden gereduceerd waardoor adviseurs minder tijd kwijt zijn aan het invullen. Dat zijn de actuele beschikbaarheid (gemiddeld aantal uur per week), een datum voor hoe lang dat geldt en de beschikbaarheid na die datum. 

Met behulp van Power Automate (onderdeel van Microsoft Office 365) is het mailverkeer geautomatiseerd met behulp van een zgn. werkstroom. Deze stroom controleert dagelijks of er in de SharePoint-lijst adviseurs zijn wiens beschikbaarheid binnenkort verloopt; nl. op basis van de ingevoerde datum. Als dat zo is krijgen adviseurs automatisch een gepersonaliseerde reminder om hun beschikbaarheid bij te werken. Dat betekent dus een veel lagere frequentie en hogere relevantie van de herinneringsmails. 

Tot slot zorgt een dynamisch en interactief Microsoft Power BI dashboard ervoor dat de beschikbaarheid dagelijks wordt berekend en gevisualiseerd. Het dashboard wordt wekelijks automatisch gedistribueerd. Het dashboard presenteert verschillende doorsnedes van de beschikbaarheid, in uren en in percentage, bijvoorbeeld per marktgroep, functieniveau en expertisegebied. Ook toont het in één oogopslag welke adviseurs binnenkort extra beschikbaarheid krijgen vanwege het afronden van opdrachten. Met behulp van stoplichtkleuren wordt geëxpliciteerd of de beschikbaarheid goed, laag of hoog is. Beschikbaarheid binnen het doelbereik betekent dat adviseurs goed worden ingezet terwijl er ook voldoende ruimte overblijft voor interne werkzaamheden en het kunnen bemensen van nieuwe opdrachten. Hiermee is het gemakkelijker om gerichte actie te kunnen ondernemen wanneer beschikbaarheid te laag of hoog wordt en/of om beschikbare adviseur te vinden wanneer er een nieuwe opdrachtaanvraag binnenkomt. 

Zelf aan de slag met datagedreven werken en procesoptimalisatie?

1. Identificeer welke processen in uw organisatie mogelijk beter of efficiënter kunnen.
2. Ga aan de slag en experimenteer met datavisualisatie.
3. Minimaliseer dataverzamelingen tot de essentie. Less is more.
4. Onderzoek welke repetitieve werkzaamheden kunnen worden geëlimineerd of geautomatiseerd. Handmatige repetitieve taken zijn niet leuk!
5. De wereld ontwikkelt zich en als organisatie moet je mee-ontwikkelen. Elke oplossing die je nu ontwikkelt kent daarom een houdbaarheidsdatum. Zorg dat je processen periodiek herziet. 

Meer weten?

Meer weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact op met Wouter Gude. Ontdek meer over data intelligence en informatiegestuurd werken in uw organisatie.