Heliomare nieuwe inrichting ICT

Een organisatie die de afgelopen decennia flink was uitgebreid, maar die daar qua bedrijfsvoering onvoldoende op was ingericht. Dat trof Patricia Esveld aan, toen ze 2016 bestuursvoorzitter werd van Heliomare. De Noord-Hollandse instelling voor revalidatie, speciaal onderwijs, sport en arbeidsintegratie was onvoldoende ingericht op de eisen van de nieuwe tijd, bijvoorbeeld op het gebied van ketenzorg. En ook werd er teveel geld uitgegeven aan de ondersteunende diensten.

ICT-audit

M&I/Partners werd begin 2017 ingeschakeld om een ICT-audit uit te voeren. ‘Daar kwamen een aantal conclusies uit,’ aldus Patricia Esveld. ‘Om te beginnen was het EPD niet goed ingericht op de wensen van onze professionals. Dat is natuurlijk niet goed. Mensen moeten passend gereedschap hebben, een timmerman kan ook niet zonder een goeie hamer en een boormachine. Met dat nieuwe EPD zijn we inmiddels ver gevorderd. We hopen binnenkort het contract te kunnen tekenen met een nieuwe leverancier.’

‘We willen dat het geld naar het primaire proces gaat’

Een volgende wens was om meer geld te besteden aan het primaire proces. ‘De ondersteunende diensten werken niet efficiënt,’ aldus medebestuurder Jan Welmers. ‘Dat geld gaat dus niet naar zorg en onderwijs en andere activiteiten in het primaire proces. Dat moest anders. Dat betekent dat we uiteindelijk afscheid moeten gaan nemen van een aantal medewerkers, en dat is ongelofelijk jammer. Maar in de organisatie ziet men in dat het niet anders kan, als je je missie wilt bereiken. Het draagvlak voor deze maatregelen is er dus absoluut.’

Meer regie van de cliënten

De nieuwe inspanningen op het gebied van ICT moeten ook gaan leiden tot meer zelfstandigheid en regie van de cliënten. Patricia Esveld: ‘Als mensen kunnen meekijken in hun eigen dossier, zijn ze beter aangehaakt waar het hun behandeling betreft. Daar wordt de kwaliteit van ons werk beter van. Tegelijkertijd willen we meer gaan inzetten op e-Health. In het voor- en natraject richten we de zorg anders in, zodat cliënten minder vaak naar ons toe hoeven te komen en ze tegelijkertijd actiever zijn waar het hun herstel betreft.’

Sturen met managementinformatie

Last but not least moeten de plannen die Heliomare met M&I/Partners gaat uitvoeren, leiden tot betere managementinformatie. ‘Teams en managers moeten op een dashboard precies kunnen zien hoe de vlag erbij hangt,’ aldus Jan Welmers. Denk dan aan zaken als de doorlooptijden, de duur van de behandeling en de factoren die dat beïnvloeden. Meten is weten tenslotte. Pas dan kun je werk leveren waar je cliënten echt mee zijn geholpen.’

Gericht op de toekomst

Het proces om dit alles tot stand te brengen, is nog maar net begonnen. ‘We hebben naar schatting twee tot drie jaar nodig,’ besluit Patricia Esveld. ‘Maar dan zijn we ook een organisatie die helemaal is gericht op de uitdagingen van de toekomst. Een organisatie waarvoor het fijn is om te werken en waarvan de cliënten tevreden zijn. Omdat het primaire proces voorop is komen te staan.

Digitale strategie en ICT-inrichting

Voor meer informatie over uw digitale strategie of ICT-inrichting neem contact op met Fabienne! Wij adviseren u graag welke digitale strategie en visie bij uw organisatie past, hoe u meer rendement kunt halen uit alle data die verzameld wordt en hoe we domotica en E-Health aan het ECD kunnen verbinden.