Unieke RIS/PACS-selectie bij het Maastricht UMC+

Sjoerd Heijnders en Marc Prins van M&I/Partners hebben het Maastricht UMC+ begeleid bij een unieke Europese aanbesteding voor een RIS/PACS-systeem.

Samen met de opdrachtgever blikken de adviseurs terug op dit RIS/PACS-aanbestedingstraject, geven zij de belangrijkste aandachtspunten en delen ze hun take-aways. Maastricht UMC+ is een samenwerkingsverband van het academisch ziekenhuis Maastricht en de Faculty of Health, Medicine & Life Sciences van de Universiteit Maastricht. 

Unieke RIS/PACS-aanbesteding

Sjoerd Heijnders en Marc Prins, adviseurs van M&I/Partners, hebben Maastricht UMC+ ondersteund en begeleid bij de voorbereiding, selectie en concretisering van de RIS/PACS-aanbesteding. De nieuwe softwareoplossing voor de afdeling beeldvorming (radiologie en nucleaire geneeskunde) is aanbesteed met elementen van prestatie-inkoop (ook wel best value procurement). Dit is uniek voor selecties van beeldmanagementoplossingen in de radiologie. 

Beeldmanagementoplossingen

‘Beeldmanagement-oplossingen worden nagenoeg altijd 'traditioneel' ingekocht. Bij traditioneel inkopen is de opdrachtgever expert en past de leverancier zich aan de vraag aan. Door de uitgebreide specificaties in programma’s van eisen weten de leveranciers vaak precies wat er gemaakt en geleverd moet worden. Bij prestatie-inkoop is de opdrachtnemer 'in the lead'. Leveranciers krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien. Ondanks dat vele opdrachtgevers in sectoren buiten de ICT prestatie-inkoop hebben geadopteerd, wordt prestatie-inkoop bij ICT-projecten nog weinig toegepast. Dit maakte het een unieke aanbesteding’, vertelt Heijnders.

Geslaagde aanbesteding

Maastricht UMC+ kijkt terug op een geslaagde Europese aanbesteding en is tevreden over de bijdrage van M&I/Partners. 

^{Opdrachtgever Freek van Daal, adjunct-directeur RVE Beeldvorming & Laboratoria: ‘de adviseurs van M&I/Partners hebben ons geholpen om het juiste abstractieniveau aan te stippen. Tevens heeft de inhoudelijke kennis van de beeldmanagementmarkt ons geholpen om tijdig op valkuilen te anticiperen.’}

De werkzaamheden hebben Heijnders en Prins in nauwe samenspraak met de projectcollega’s van Maastricht UMC+ uitgevoerd. Hierdoor zijn de resultaten geborgd in de organisatie. Zij ondersteunden zowel procedureel, inkoop-technisch, juridisch als inhoudelijk.

Uitdagende implementatietraject

Na de gunning aan leverancier Sectra is Maastricht UMC+ gestart met het uitdagende implementatietraject dat binnen ambitieuze kaders live moet gaan. Zij wil een efficiënter werkproces op de afdeling beeldvorming en de gebruiksvriendelijkheid en beschikbaarheid van de beeldmanagementoplossing verhogen. 

Belangrijke aandachtspunten

Wij zetten een aantal belangrijke aandachtspunten voor opdrachtgever en opdrachtnemer uit het Europese aanbestedingstraject voor de selectie van een beeldmanagementsysteem op een rij.

Aandachtspunten voor opdrachtgever

• De focus van de opdrachtgever ligt niet op het planmatig afwerken van detailacties maar op de prestatie die geleverd is. Hierdoor wordt niet een uitgebreide set aan eisen en wensen voorgeschreven, maar een beschrijving van de randvoorwaarden en op hoofdlijnen een beperkte set SMART-geformuleerde doelstellingen.
• Beeldmanagementsystemen hebben hun intrede in de Nederlandse ziekenhuizen gedaan rond de eeuwwisseling. Hierdoor hebben veel beeldvormende afdelingen vaak al één of meerdere vervangingstrajecten meegemaakt. Daarnaast hebben deze afdelingen al veel kennis opgedaan van wat ze wel en ook vooral niet willen. Prestatie-inkoop vraagt echter om deze expertrol niet zelf te vervullen, maar de leveranciers in hun kracht te zetten. Dit vraagt een andere set competenties en inbreng van de leden van de projectgroep. Materiedeskundigheid blijft belangrijk, vooral in het herkennen van valkuilen en  inbreng van actuele marktkennis om risico's vooraf af te dekken. Dit is ook essentieel voor het bepalen van een plafondbedrag.

Aandachtspunten voor opdrachtnemer

• Ook voor leveranciers vraagt het een verschuiving. In plaatst van dat de opdrachtgever voorschrijft wat er moet gebeuren is nu juist de opdrachtnemer aan het woord. De opdrachtnemer moet bereid zijn om zijn vakmanschap te tonen en zijn prestaties transparant te maken. Die prestaties moeten onderbouwd worden met dominante informatie: harde informatie die geen ruimte laat voor onzekerheid. Die onderbouwing is voor opdrachtnemers vaak nog een uitdaging.   

Take-aways 

Indien u prestatie-inkoop overweegt zijn er drie belangrijke take-aways voor ICT-projecten in het algemeen en beeldmanagement in het bijzonder.

1. Opleidingsbijeenkomst prestatie-inkoop
   Plan in de voorbereidingsfase een toegankelijke opleidingsbijeenkomst prestatie-inkoop voor alle inschrijvers. Dit haalt 'ruis' uit de aanbieding en verbetert de kwaliteit van de inschrijving.
2. Voldoende inhoudelijk tegenwicht
   Zorg altijd voor voldoende inhoudelijk tegenwicht tegenover uw opdrachtnemers. Houd er wel rekening mee, dat met het gebruik van prestatie-inkoop het risico op te hoge leveranciersafhankelijkheid, een vendor lock-in, groter wordt. Kiest u daarom voor prestatie-inkoop, betrek dan medewerkers met voldoende materie- en marktkennis.
3. Aansturing leverancier na contractvorming
   Bij prestatie-inkoop ligt een groot deel van de focus op de aansturing van de leverancier na de contractvorming in de uitvoeringfase. De leverancier is de expert, maar deze moet wel gecontroleerd en bijgestuurd worden. Dit vergt extra kennis en competenties van de opdrachtgever.

Meer weten?

Wilt u meer weten over RIS/PACS-selectietrajecten? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op en laat Sjoerd Heijnders u in een kort gesprek alles vertellen over onze aanpak.