Het Inlichtingenbureau: met nieuwe doelarchitectuur de toekomst in

Spannend, nieuwe doelarchitectuur ontwikkelen. Want hoe weet je zeker dat je de juiste basis legt? Het kan dan nuttig zijn het ontwerp te laten toetsen door een onafhankelijke expert. Dat deed het Inlichtingenbureau in Utrecht. Deze publieke dienstverlener schakelde in 2020 M&I/Partners in als ‘trusted advisor’. Het resultaat: een stevig fundament voor het volledig nieuwe IT-platform en de dienstverlening en organisatie daaromheen. “De doelarchitectuur gaat ons helpen om onze strategische doelen te behalen”, aldus de tevreden manager Dienstverlening Paul Schaafsma. 

Stichting Inlichtingenbureau werd in 2001 opgericht door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het Inlichtingenbureau haalt informatie op bij diverse overheidsinstanties en voegt die samen tot pakketjes. Deze informatie helpt gemeenten bij het bepalen van het recht op sociale voorzieningen. Inwoners hoeven daardoor niet steeds zelf allerlei gegevens aan te leveren. 

Wendbaar IT-platform

In 2019 besloot het Inlichtingenbureau dat de IT voor het leveren van diensten wendbaarder moest worden. Zo ontstond het plan van een IT-platform dat het mogelijk maakt heel efficiënt nieuwe producten te maken en bestaande producten aan te passen. Ook besloot de organisatie de omslag te maken naar werken vanuit multidisciplinaire teams met een eigen verantwoordelijkheid gericht op klantgericht dienstverlenen. Deze teams zijn verantwoordelijk voor de dienstverlening die het Inlichtingenbureau biedt voor specifiek gemeentelijk domein. 

Het Inlichtingenbureau heeft nu 26 producten, ook wel informatiediensten genoemd. Een voorbeeld daarvan is de dienst waarmee een gemeente de rechtmatigheid van bijstand vaststelt voor een inwoner. Een andere dienst helpt gemeenten om te wijzen op huishoudens die, op basis van vastgestelde criteria, kwijtschelding moeten krijgen van gemeentelijke belasting. Dit voorkomt dat een inwoner dit elk jaar zelf moet aanvragen als zijn situatie niet is veranderd. 

Gemeenten digitaliseren

De noodzaak van een nieuw IT-platform wordt vooral ook gevoed door ontwikkelingen bij de gemeenten. “Gemeenten staan voor de opgave hun diensten aan inwoners te digitaliseren”, vertelt Paul. “Gemeenten doen dat samen met lokale partners, zoals Buddy Payment voor schuldhulpverlening. Het gevolg is dat zij op een andere manier informatie van ons willen. Nu leveren we nog een complete rapportage. Maar als gemeenten iets uitbesteden aan samenwerkingspartners, willen ze niet altijd het hele rapport delen, maar onderdelen van een dienst. Denk aan de Buddy-app. Hiermee kunnen inwoners zich laten helpen bij het aanvragen van inkomensondersteunende regelingen, zoals kwijtschelding van lokale belasting. Hierbij worden de informatieservices van het Inlichtingenbureau gebruikt. Onze dienstverlenende taak moet dus veranderen.” 

Doelarchitectuur ontwikkelen

Het nieuwe IT-platform is onderdeel van een breder pakket aan veranderingen. Het Inlichtingenbureau startte met het ontwikkelen van de doelarchitectuur, als fundament voor het IT-platform. Dit platform wordt geënt op servicegerichte architectuur. Met ‘blokjes’ kan de organisatie straks snel en flexibel bestaande diensten aanpassen en nieuwe diensten ontwikkelen. De doelarchitectuur richt zich niet alleen op de IT, maar ook op de businessmodellen (producten en diensten), de organisatie en de organisatiedoelen. Bij de ontwikkeling van de doelarchitectuur waren veel medewerkers van het Inlichtingenbureau betrokken: IT-architecten, teammanagers en medewerkers van de domeinteams en het team Service Management. 

Kritische review

Het gaat om een belangrijke en complexe transitie voor het Inlichtingenbureau. De organisatie had daarmee ook nog geen ervaring. Daarom besloot het Inlichtingenbureau de doelarchitectuur te laten reviewen door een externe specialist. “We zochten een partij die ons kritisch kon bijstaan. Maar wel op een gefundeerde manier, zodat we niet in de weerstand zouden schieten, maar sámen stappen zetten en steeds verbeteren.” Dat werd M&I/Partners, in de persoon van Gert Florijn. De eerste review was medio 2020. Eind 2020 en medio 2021 waren er vervolgreviews. Gert las de documenten en voorzag deze van commentaar. Ook hield hij gesprekken met betrokkenen binnen het Inlichtingenbureau. Dit om een beter begrip te krijgen van de ambities en doelen. M&I/Partners gaf concrete adviezen over de architectuurbeschrijving én schetste hoe de doelarchitectuur kon worden verbeterd, inhoudelijk en qua beschrijving. Vervolgens lichtte M&I/Partners de reviewrapportage toe in diverse overleggen.  

Samenhang aanbrengen

Halverwege 2020 liet het Inlichtingenbureau de doelarchitectuur voor het eerst reviewen. Daaruit kwam naar voren dat het Inlichtingenbureau al een goede basis had neergelegd en dat ze vrij scherp hadden wat ze wilden. Alles was uitgewerkt: de IT, de dienstverlening en de organisatie. Toch ontbrak het aan een logische samenhang, zo bleek uit de review. Samenhang is belangrijk, want alles grijpt in elkaar. Paul legt uit: “Stel dat je vanuit je businessarchitectuur goed hebt nagedacht over de dienstverlening. Dan moet de technische infrastructuur aansluiten op de businessdoelen. Dit inzicht van M&I/Partners deed ons besluiten een enterprise architect erbij te halen die domeinoverstijgend kijkt.” 

Identieke begrippen

Als je samenhang aanbrengt, lukt dat natuurlijk niet in één keer. In de reviewrondes daarna bleef M&I/Partners daarom wijzen op verbeterpunten. Paul: “We kregen steeds waardevolle feedback met onderbouwing en adviezen. Op basis daarvan verbeterden we. We kwamen ook andere punten tegen. Een voorbeeld: bij het uitwerken van de architectuur hadden ze bij het Inlichtingenbureau dezelfde ideeën en richting voor ogen, maar de diverse architectuurkolommen gaven er net even andere woorden aan. Dat geeft ruis en belemmert de samenwerking tussen collega’s. Het is daarom belangrijk in alle domeinteams identieke begrippen te gebruiken.” 

Stip aan de horizon

De reviews hielpen ook om de stip aan de horizon scherp en verhelderend te formuleren. Dat is weer belangrijk om draagvlak te krijgen voor de transitie. IT is voor het Inlichtingenbureau geen doel maar een middel. Maar in deze transitie is het ontwikkelen van een nieuw IT-platform een belangrijke opgave. Spannend ook, want de organisatie is van nature gericht op behoud van continuïteit. Paul: “Nu we een nieuw systeem gaan bouwen, voelt dat voor medewerkers niet comfortabel. Des te belangrijker dus dat ons verhaal – onze stip aan de horizon – nu helder is.” 

Daarbij is ook de aanpak van M&I/Partners helpend geweest, vindt Paul. “We zitten met zijn allen in een transitie én in een leertraject. Als je in een leertraject alleen feedback zou geven in de vorm van rode vlaggetjes, dan is dat niet altijd constructief. Het is belangrijk dat je ook oog hebt voor de mensen. Dat vind ik prettig aan de manier waarop we dit met M&I/Partners hebben gedaan. We gingen in gesprek met iedereen binnen het Inlichtingenbureau die was betrokken bij de ontwikkeling van de architectuur en het platform. Ook waren er presentaties. M&I/Partners onderbouwde dan waarom ze bepaalde opmerkingen hadden en hoe het beter zou kunnen. Zo ontstond een goede dialoog en maakten we de stappen die we wilden.”

De planning is dat het Inlichtingenbureau eind 2023 de overstap maakt naar het nieuwe IT-platform. Dat is het moment waarop het Inlichtingenbureau het transitieprogramma als afgerond beschouwt Paul: “Niet dat we dan klaar zijn, want een complex proces als dit is nooit af, helemaal niet omdat de omgeving continu verandert. We bouwen daarom geen systeem dat we vooraf helemaal ontwerpen. Ook de doelarchitectuur is nooit helemaal af. Na 2023 blijven we onderdeeltjes vervangen voor onze producten en diensten. Wél hebben we nu een heldere stip aan de horizon. De doelarchitectuur helpt ons om koersvast te blijven als we moeten bijsturen. Ze houdt ons doelgericht. En met de kritische ondersteuning van M&I/Partners hebben we de zekerheid dat die koers de juiste is.”

Terug naar het overzicht