LUMC verbetert kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) heeft naast patiëntenzorg ook een kerntaak als het gaat om het ontwikkelen van nieuwe medische inzichten, producten en toepassingen door middel van wetenschappelijk onderzoek. Het LUMC wil de kwaliteitsborging van het mensgebonden onderzoek nog verder verbeteren. Voorwaardelijk hierbij is het inrichten en implementeren van een centraal studiemanagementsysteem. Martijn Roelofs van M&I/Partners had als projectmanager de opdracht om het studiemanagementsysteem PaNaMa, dat al in gebruik is voor het financiële projectenbeheer, ook geschikt te maken en daarmee breder in te zetten voor de registratie van mensgebonden wetenschappelijke studies.

Verbeteren kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek

Het LUMC heeft naast patiëntenzorg als kerntaak het ontwikkelen van nieuwe medische inzichten, producten en toepassingen door middel van wetenschappelijk onderzoek. Het LUMC initieert en participeert daartoe in grote nationale en internationale onderzoeken. Uiteraard staan de veiligheid van de deelnemers aan het onderzoek en de kwaliteit van het onderzoek – denk bijvoorbeeld aan het gebruik van data en reproduceerbaarheid van onderzoek – voorop. Het mensgebonden onderzoek moet voldoen aan strikte wet- en regelgeving die gesteld worden door het ziekenhuis, subsidieverstrekkers en de overheid. Het LUMC heeft de ambitie uitgesproken om de uitvoering en kwaliteitsborging van het mensgebonden onderzoek nog verder te verbeteren. Voorwaardelijk hierbij is het inrichten en implementeren van een centraal studiemanagementsysteem.

Centraal studiemanagementsysteem

Met behulp van het studiemanagementsysteem PaNaMa leggen onderzoekers van het LUMC de belangrijkste gegevens van hun studies die nodig zijn voor beoordeling door een onafhankelijke medisch-ethische toetsingscommissie vast. Tegelijkertijd wordt de onderzoeker gefaciliteerd bij de uitvoering en financiering van onderzoek door op het juiste moment in het proces instructies, documenten en procedures aan te bieden. Dit heeft grote voordelen omdat afdelingen, divisies en de Raad van Bestuur hiermee in staat worden gesteld om ontwikkelingen rondom klinische studies in het LUMC te monitoren. Op termijn wordt ook de daadwerkelijke uitvoering van mensgebonden onderzoek in PaNaMa binnen het LUMC geïmplementeerd.

De rol van M&I/Partners

Martijn Roelofs had als projectmanager de opdracht om het studiemanagementsysteem PaNaMa, dat al in gebruik is voor het financiële projectenbeheer, ook geschikt te maken en daarmee breder in te zetten voor de registratie en kwaliteitsborging van wetenschappelijke studies.

Uitvoering project

Het project was opgedeeld in drie pijlers met elk een eigen scope. Dit gaf overzicht en een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden.

Pijler 1 – De inrichting van werkprocessen
Bij de uitvoering van het project zijn experts uit de onderzoeksafdelingen samengebracht om op basis van best practices het studiemanagementsysteem PaNaMa in te richten.

Pijler 2 – Migratie van het lopende onderzoek
De kernregistraties van de lopende klinische studies zijn naar PaNaMa overgebracht. Hierin is ook de financiële inrichting van de studies meegenomen. Bij het lopende onderzoek worden onderzoekers en researchcoördinatoren gefaciliteerd door rapportages waarin het aantal lopende studies op de afdeling, de minimaal te registreren velden per studie en de financiële inrichting per studie inzichtelijk worden gemaakt.

Pijler 3 – Implementatie en communicatie
Instructiefilms, werkwijzers, het aanstellen van kerngebruikers per afdeling en het realiseren van goede communicatie met en tussen alle betrokken partijen was randvoorwaardelijk voor het succes van het project. We zorgden ervoor dat de gebruikers en andere stakeholders op juiste wijze met de applicatie kunnen werken.

Wat vindt de opdrachtgever?

Marloes Stammen (hoofd kwaliteitsbeleid onderzoek LUMC): “We zijn samen met de project- en klankbordgroep met energie en daadkracht aan de slag gegaan met het inrichten en implementeren van de studiemanagement- en dossierfunctionaliteit in PaNaMa. Hieraan liggen complexe vraagstukken ten grondslag op het gebied van procesinrichting, beleid, datamigratie en leveranciersmanagement. M&I/Partners heeft de ervaring, expertise en kent de uitdagingen in het onderzoeksveld. Mede dankzij de begeleiding door M&I/Partners is dit project in relatief korte tijd met beperkte middelen goed neergezet in het LUMC. Het LUMC kijkt hier met tevredenheid op terug.”