Politie: één digitaal loket voor alle vreemdelingeninformatie

Vanuit het programma Keteninformatisering werkt de Nationale Politie nauw samen met haar partners aan de digitalisering van onderlinge informatie-uitwisseling in de Vreemdelingenketen. Om nog efficiënter (kortere doorlooptijd) en minder foutgevoelig (effectiever) samen te werken in de keten ondersteunt M&I/Partners bij de stap naar volledig digitaal werken.

Falend computersysteem

Het begon allemaal met een tragische gebeurtenis: het overlijden van de asielzoeker Aleksandr Dolmatov. De Russische activist had in Nederland politiek asiel aangevraagd, maar zijn aanvraag was – meende hij – afgewezen. Hij vreesde dat hij in Rusland zou worden vervolgd en kon met die gedachte niet verder leven. Helaas was de uitwijzing van Dolmatov nog geen voldongen feit. Zijn advocaat had op tijd beroep aangetekend, maar de verantwoordelijke IND had dit niet goed verwerkt in het computersysteem. Met fatale gevolgen dus.

Digitaal Werken Vreemdelingenketen

‘Dat was voor de Tweede Kamer een teken dat er moest worden ingegrepen,’ vertelt Manuel Mulder. Hij is werkzaam bij het Expertisecentrum Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel van de politie in Den Haag en coördinator Digitaal Werken Vreemdelingenketen. Het project dat moet voorkomen dat tragische ongevallen als dat met Aleksandr Dolmatov nog een keer plaatsvinden.

Keteninformatisering

Vanuit het programma Keteninformatisering werken zeven organisaties aan de digitalisering van hun onderlinge informatie-uitwisseling. De informatie-uitwisseling moet zo georganiseerd worden dat elke partner binnen de keten zijn medewerkers snel van de juiste informatie kan voorzien. ‘Ons doel is dat alle actuele informatie over vreemdelingen in real time beschikbaar is voor alle betrokken partijen,’ legt Manuel Mulder uit. ‘Keteninformatisering dus, maar dan op zo’n manier dat de informatie bij de bron blijft. We willen geen database optuigen maar er voor zorgen dat iedereen over alle relevante gegevens beschikt. Een digitaal loket waar je alles vindt wat je nodig hebt.’

Digitaal: mede dankzij M&I/Partners

De nationale politie is ketenpartner voor het onderdeel inbewaringstelling, en om daar een goed begin mee te maken is in de eenheid Den Haag een proeftuin ingericht. Manuel Mulder wordt daarbij ondersteund en begeleid door M&I/Partners. ‘Mede dankzij M&I/Partners is het digitaal opstellen, ondertekenen en delen van een maatregel van bewaring, zoals het officieel heet, mogelijk geworden,’ legt Manuel Mulder uit.

Digitaal proces

Dat klinkt eenvoudig, maar dat is een heel proces. ‘In de eerste plaats moet er technisch veel worden geregeld. Maar zo’n digitaal proces vraagt ook om gestructureerd en uniform handelen van alle betrokken politiemensen. Alles moet precies in de juiste volgorde en conform alle afspraken die in de keten zijn gemaakt. Dit weegt extra zwaar  omdat het juridisch behoorlijk gecompliceerd is.’

Uiteindelijk wordt de maatregel van bewaring bekrachtigd met een elektronische handtekening. Ook deze moet aan tal van technische, inhoudelijke en juridische eisen voldoen, legt Manuel Mulder uit. ‘We keken bovendien verder en wilden dat de handtekening voldoet aan de eisen van strafrecht én bestuursrecht. En tot slot moet ook de archivering op orde zijn. Alle documenten opgeslagen op de juiste plek en daar vindbaar zijn. En na de wettelijke bewaartermijn worden ze vernietigd of overgebracht.’

Betrouwbare kracht

M&I/Partners speelde bij dit alles een belangrijke rol. Manuel Mulder: ‘Zij hebben ons heel goed geholpen. De adviseur is een zeer ervaren en betrouwbare kracht, consciëntieus en in staat om in begrijpelijke taal te rapporteren. Dat was onder meer van belang voor de stuurgroep waarvan ik voorzitter ben. Hij weet precies duidelijk te maken welke stappen we moeten nemen en wat daar voor nodig is. Hij is toegankelijk en vriendelijk en heeft verstand van zaken.’

Agile werken

Tot slot was de adviseur van M&I/Partners bij het voor dit complexe proces noodzakelijke agile werken. ‘Hij heeft een Product Owner overlegtafel in het leven geroepen waarin alle stakeholders elke zes weken met elkaar afstemmen wat de prioriteiten zijn en hoe we daaraan invulling gaan geven. Dat helpt ons steeds verder.’

We kunnen verder

Inmiddels is de digitalisering bij de politie van maatregel van bewaring in de praktijk getoetst en het blijkt te werken. ‘We kunnen nu dus verder. De volgende fase betreft het hele dossier van inbewaringstelling.’ En de eerste fase kan nog een interessante spin-off krijgen. ‘Want de elektronische handtekening die onze mensen nu zetten bij de inbewaringstelling van vreemdelingen, kan ook worden gebruikt voor alle processen-verbaal. Daar kunnen we dus met z’n allen, politiebreed, in de toekomst veel profijt van hebben.’

Keteninformatisering

Neem voor meer informatie over het project Digitaal Werken Vreemdelingenketen of keteninformatisering, contact op met Frank Hendriksen!