Benchmarking van ICT-kosten

Benchmarking is een organisatie-verbetermethode die onder meer kan worden ingezet voor het beheersen van ICT-kosten. M&I/Partners gaat in op aspecten van benchmarking van ICT-kosten om de keuzemogelijkheden te illustreren.

Een bekend Chinees spreekwoord luidt: ‘Als je niet weet waar je naartoe wilt, dan maakt het niet uit welke kant je uitloopt’. Dit geldt ook voor het verbeteren van de organisatie van de informatievoorziening. Benchmarking is daarbij een belangrijk instrument (Camp, 1992): “Het systematisch onderzoeken van de prestaties en achterliggende processen en werkwijzen van één of meer toonaangevende referentieorganisaties op een bepaald gebied en het spiegelen van de eigen prestaties en werkmethoden aan deze ‘best practices’, met als doel te komen tot een plaatsbepaling en verbetering van het eigen presteren.”

In de ICT-omgeving wordt benchmarking in eerste instantie veelal geassocieerd met benchmarking van ICT-kosten. Deze associatie vormt de primaire invalshoek van dit artikel, maar wordt nadrukkelijk in balans met onder meer kwaliteit (en baten) van ICT neergezet.

Waarom benchmarking?

Op het waarom van benchmarking geeft de gegeven definitie van Camp al een nadrukkelijk antwoord: plaatsbepaling, spiegelen (vergelijken) en verbeteren. Het resultaat van dezelfde vraag gesteld aan de deelnemers van een ICT-kostenbenchmark voor woningcorporaties kleurt deze abstracte begrippen wat meer in.

Plaatsbepaling

• ‘Leidt tot bewustwording van bepaalde kostencomponenten.’
• ‘Bevestigt me in bepaalde oordelen over mijn eigen it-afdeling.’

Spiegelen

• ‘Geeft inzicht in de eigen kosten versus die van de branche.’
• ‘Duidt de volwassenheid van de inzet van it binnen de eigen organisatie ten opzichte van de branche.’

Verbeteren

• ‘Biedt aanknopingspunten voor efficiënter inrichten van it binnen de eigen organisatie.’
• ‘Wordt onderdeel van de bedrijfsvoering, omdat het bijdraagt aan het proces van continu verbeteren.’

Overig

• ‘Helpt bij het beter beargumenteren van investeringsbeslissingen.’
• ‘Geeft een basis voor het vaststellen van tarieven van it-dienstverlening.’
• ‘Levert een inrichtingsmodel voor het administreren van de it-kosten.’
• ‘Helpt bij communicatie met interne klanten van de it-afdeling.’

Als voorafgaand aan de start nadrukkelijk wordt stilgestaan bij het waarom van de benchmark, wordt expliciet wat met het resultaat van de benchmark – in eerste instantie veelal een rapport – wordt beoogd en welk effect het moet opleveren.

Positionering

ICT-kostenbeheersing is voor veel organisaties vaak de hoofdreden om benchmarking in te zetten. In relatie tot het ‘waarom’ van benchmarking is het derhalve van belang vast te stellen of benchmarking passend is in het totaal aan kostenmanagementactiviteiten. Het feit dat benchmarking een referentiepunt biedt ten opzichte van andere organisaties, is vaak aanleiding om benchmarking daarin ook een plek te geven.

Vormen van benchmarks

Benchmarks zijn er in uiteenlopende soorten. We noemen hier een aantal dimensies. Intern versus extern. Vooral bij grotere organisaties kunnen benchmarks tussen business units of afdelingen van één organisatie plaatsvinden. Dit in tegenstelling tot benchmarks met externe partijen.

• Binnen de sector versus buiten de sector. Benchmarking met uitsluitend partijen van binnen de sector heeft als voordeel dat de vergelijkbaarheid groot is. Maar zeker in een competitieve omgeving kan het juist wenselijk zijn te benchmarken met partijen van buiten de sector. Immers, als het resultaat is dat op eenzelfde niveau als de toonaangevende organisaties in de branche wordt gewerkt, levert dat nog geen concurrentievoordeel op.
• Standaard versus maatwerk. Bij een standaardbenchmark vormt de database met gegevens en definities het uitgangspunt. Als het format van de standaard niet past op de benchmarkdoelstelling of de eigen uitgangspunten en definities te veel geweld aandoet, vormt de maatwerkbenchmark een alternatief. Een tussenvorm is nog die waarbij de deelnemers aan de benchmark zelf op basis van hun behoefte de benchmark mede bepalen. In de loop der tijd ontstaat een maatwerkbenchmark die periodiek kan worden gebruikt en waarmee trendanalyses mogelijk zijn, en die voor nieuwe deelnemers wellicht wat meer standaard aanvoelt. We noemen een dergelijk benchmark een ‘maatwerkstandaardbenchmark’.
• Privaat versus (semi-)publiek. Voor private partijen zal vaak het concurrentieaspect een rol spelen, hetgeen het benchmarkingproces kan bemoeilijken respectievelijk er eerder voor zorgt dat bij een benchmark binnen de sector voor een anonieme standaardbenchmark wordt gekozen. (Semi-) publieke instellingen hebben in veel gevallen veel minder problemen om branchegenoten een kijkje in de (ICT-)keuken te laten nemen.
• Anoniem versus bekend zijn. Anonimiteit kan er zijn in twee soorten: benchmarkpartijen zijn helemaal niet bekend, of benchmarkpartijen zijn wel bekend maar er is niet bekend welke gegevens en kengetallen bij welke organisatie uit de benchmark horen. Het mag duidelijk zijn dat wanneer de anonimiteit volledig wordt opgeheven, de beste basis wordt gelegd om – gebruikmakend van de benchmark – maximaal van elkaar te leren en met verschillende benchmarkpartners uiteenlopende aspecten nader te verdiepen.
• Passief versus interactief. Er bestaan nog behoorlijk wat benchmarks waarbij de deelnemers gegevens aanleveren (die soms wel en soms niet worden gevalideerd) waarna elke deelnemer een rapportage krijgt toegestuurd. De benchmark zelf biedt verder geen enkele ondersteuning bij het proces van interpreteren en verklaren van cijfers, alsmede het zoeken, vinden en implementeren van best practices. Wanneer (delen van) die ondersteuning wel wordt geleverd, spreken we van een interactieve benchmark.

Deze typering maakt duidelijk dat er uiteenlopende benchmarks zijn en dat het van belang is bij de selectie van een benchmark(aanpak) op elk van die dimensies zo mogelijk een bewuste keuze te maken om maximaal aan te sluiten bij de eigen doelstelling.

Meer informatie?

Wilt u weten hoe uw ICT zich verhoudt tot vergelijkbare organisaties en hoe u uw prestaties kunt verbeteren? Neem dan contact met ons op of doe mee met een van onze Benchmarks!