Baten realiseren en sturen op ICT-kosten

De huidige situatie geeft een boost aan de inzet van technologie en e-Healthtoepassingen. Massaal zijn zorgverleners aan het videobellen en worden nieuwe apps in korte tijd geadopteerd. Vóór deze crisis vroegen we ons af of we ons niet te veel laten leiden door de beloften van data, digitalisering en nieuwe technologie? Het doelgericht inzetten van technologie en continu aandacht hebben voor passende functionaliteit blijft noodzakelijk. Vanuit onze jaarlijkse ICT Benchmark Ziekenhuizen geven we vijf tips aan CIO’s, CMIO’s en CNIO’s om uit hun ICT-investeringen baten te realiseren en vijf tips om op ICT-kosten te sturen.

Continu aandacht

In de aanloop van de landelijke e-healthweek 2020 ontstond een discussie over de baten van ICT-investeringen. Met daarbij de vraag of we ons niet te veel laten leiden door de beloften van data, digitalisering en nieuwe technologie? De doelmatige en passende inzet van informatietechnologie vraagt namelijk continu aandacht. Neem het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD).  Elk ziekenhuis richt zijn EPD vaak net even anders in en bedenkt daarbij eigen definities. EPD’s bestaan vooralsnog voornamelijk uit ongestructureerde tekst, waar ICT-applicaties meestal niet veel mee kunnen. Daarom wordt vaak van zorgverleners verlangd dat ze belangrijke data ook gestructureerd vastleggen.

Bewustzijn groeit

Het bewustzijn hierin groeit. Zo was ik recent getuige van waarschuwingen tussen informatiemanagers onder elkaar: 'let op de kwaliteit van registraties in je nieuwe EPD, straks na live gang!' Vanaf het begin sturen op gebruik van de juiste informatievelden, afgestemde terminologie en volledigheid zorgt voor baten, zoals gestroomlijnde processen en inzicht dankzij juiste gegevens.

Tips

Vanuit onze jaarlijkse ICT Benchmark Ziekenhuizen geven we vijf tips aan CIO’s, CMIO’s en CNIO’s om met ICT baten te realiseren en vijf tips om met ICT op kosten te sturen.

Baten realiseren binnen het ziekenhuis

1. Stuur op goede samenwerking en gebruik van het EPD
   Door onderlinge werkafspraken en trainingen voor correcte registratie in het EPD ontstaat er al snel meer vertrouwen in elkaars registratie. Bij samenwerking die afdelingoverstijgend is helpt het als je van elkaar weet wie de aanvragen, orders en afspraken vanuit het EPD oppakt. Dit voorkomt parallelle informatiestromen zoals nabellen of op papier. Met het monitoren van de afspraken op de volledigheid en kwaliteit van registraties kan gericht verbeterd worden. Invoering van deze sturing vraagt om aandacht voor continu verbeteren en gedragsverandering. Ook EPD-trainingen met aandacht voor samenwerking en het werkproces leveren een positieve bijdrage.
2. Actieve sturing op het gebruik van online communicatie met patiënten
   Verbeterde zorg kan bereikt worden door patiënten voorafgaand aan een ziekenhuisbezoek of -opname zelf informatie te laten verstrekken. Door patienten te stimuleren hier zelf actief mee aan de slag te gaan kan tijd gewonnen worden en de kwaliteit van bijvoorbeeld medicatieverificatie, pre-operatieve screening en anamnese mogelijk verbeterd worden.
3. Focus op capaciteitsmanagement
   Bekijk voor alle zorgprocessen welke slagen te maken zijn. Denk aan het schrappen of combineren van afspraken en processtappen op afstand laten plaats vinden. Plan bijvoorbeeld de diagnostiek (indien mogelijk) vóór het eerste polikliniekbezoek. Als blijkt dat er bij een patiënt eerst diagnostisch onderzoek nodig is, plan dit dan zo dat de uitslagen vóór het eerste polikliniekbezoek beschikbaar zijn. Dit voorkomt een langere wachttijd voor patiënten. Een andere mogelijkheid is om eerst een teleconsult te plannen tussen patiënt en bijvoorbeeld een verpleegkundig specialist.
4. Beperk het aantal incomplete opdrachten
   Stuur op “in één keer goed” bij opdrachten en overdrachten. Hiermee voorkom je nabellen en administratieve rompslomp rond incomplete opdrachten en overdrachten. Hierdoor kunnen patiënten vaak eerder en beter behandeld worden en wordt er minder tijd van poli’s en secretariaten gevraagd. Het helpt om rapportages in te richten op deze overdrachten en deze onderling te delen tussen betrokken vakgroepen en zorginstellingen.
5. Zet de patiënt zelf aan het werk
   Zet de patiënt zelf aan het werk. In de financiële sector en reisbranche doe je niet anders dan gegevens invoeren, producten vergelijking en wijzigingen doorvoeren. Ook de zorg kan de patiënt zelf meer regie geven. Dit is in veel gevallen ook gewenst. Met app’s zoals BeterDichtbij kan een patiënt zelf informatie vinden over zijn aandoening en behandeling, herhaalrecepten vraagt de patiënt zelf aan en contact met zorgverleners vindt gestructureerd plaats. Bij chronische patiëntgroepen brengt zelfregie de zorgkosten vaak omlaag omdat er zijn minder zorgmomenten nodig zijn voor hetzelfde resultaat.

Sturen op ICT-kosten binnen het ziekenhuis

1. Voer een pro-actief licentiebeleid
   Bijna de helft van de ICT-kosten bestaat uit softwarekosten, waaronder licenties. Het licentiebeleid is vaak belegd bij iemand die dit "er even bij doet". Door meer aandacht te hebben voor licenties en tijdig te plannen welke software nodig is/gebruikt wordt kunnen kosten bespaard worden. Denk aan het teruggeven van ongebruikte licenties , tweedehands licenties, pro-actief softwarecontracten (her)onderhandelen en light alternatieven voor gebruikers die een applicatie beperkt gebruiken.
2. Maak de softwarekosten een verantwoordelijkheid van de gebruiker
   Softwarekosten worden meestal als ICT-kosten gezien en zodoende als een budgettaire verantwoordelijkheid voor de ICT-afdeling. Dit terwijl de keuze voor de applicatie vaak door de gebruiker gemaakt wordt. Door meer inzicht te bieden welke afdelingen welk deel van de ICT-kosten maken kan de verantwoordelijkheid belegd worden bij de gebruiker.
3. Herijk de infrastructuur
   De technologische ontwikkelingen in de infrastructuur gaan snel. Oude contracten kunnen zorgen voor onnodig hoge kosten en/of functionele beperkingen. Regelmatig de infrastructuur herijken en vergelijken aan de stand in de markt voorkomt dit. Dataverbindingen zijn per eenheid nu veel goedkoper dan tien jaar geleden. Ook de oplossingen voor uitwijk en rekencentrumcapaciteit zijn in prijs gedaald. Deze kostendalingen moeten uiteraard altijd wel afgezet worden tegen de mate van complexiteit.
4. Neem functioneel applicatiebeheer mee in softwarekeuzes
   Uit onze ICT Benchmark Ziekenhuizen blijkt dat de omvang van functioneel applicatiebeheer de afgelopen tien jaar steeds groter is geworden. De benodigde beheerlast van een applicatie neemt men desondanks niet altijd mee in de keuze. Bekijk daarom altijd wat de applicatie de gebruiker ‘teruggeeft’. Wordt het werk er makkelijker van? Is invoer van gegevens eenvoudig, snel en eenduidig? Biedt de applicatie gemakkelijk inzicht in geaggregeerde gegevens zonder eerst complexe rapporten samen te stellen of te bouwen? Zijn er veel hotfixen te verwachten, waardoor veel tijd aan testen besteed moet worden?
5. Zorg voor centraal inzicht in de ICT-kosten
   Door een overzichtelijke kostenstructuur, centrale administratie en juiste verwerking van facturen op kostenplaatsen ontstaat goed inzicht in ICT-kosten. Dit inzicht maakt het mogelijk een gedetailleerdere meerjareninvesteringsbegroting te maken. Zo kunnen ICT-vervangingen – ook financieel – beter gepland worden. Dit helpt de ‘autonome’ kostenstijging van ICT-kosten zoals we die afgelopen jaren zagen te beheersen. Goed zicht op de kosten maakt het inspelen op innovatie met ICT ook beter mogelijk.