Hoe wordt jouw EPD geen draak?

Hoe wordt jouw EPD geen draak?


18 juni 2020

Het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) is onderdeel van elk ziekenhuis. Het optimaal benutten van het EPD wil in de meeste ziekenhuizen nog niet vlotten. Zorgprofessionals benoemen als knelpunten de onbetrouwbaarheid van data, het missen van informatie en de lange zoektochten door het systeem op zoek naar de juiste informatie. Soms voelt het als een ‘draak van een systeem’. Het EPD biedt enorme kansen, mits juist getemd. Om de draak te temmen is het noodzakelijk dat een zorginstelling continu aandacht heeft voor het optimaliseren van het EPD. Wij delen zes tips voor het optimaliseren van het EPD en het organiseren van veranderkracht.  

1. Zet een projectorganistie op

Het is complex om veranderenergie in een dynamische organisatie zoals een ziekenhuis te organiseren. Een projectstructuur is bevorderlijk om de scope en focus te bewaken. Het continu focussen op het doel en het maken van stappen is essentieel. Zorg dat de Raad van Bestuur opdrachtgever is. 

2. Denk groot, Start klein

Denk groot als het gaat om het optimaliseren van het EPD. Start klein en bouw aan een continu verbeterproces. Het is beter om vijf kwaliteitsafspraken compleet te beschrijven en te implementeren, dan twintig afspraken half. 

3. Betrek de eindgebruikers

Een van de grootste uitdagingen is het enthousiasmeren van zorgverleners om het EPD beter en efficiënter te gebruiken. Betrek naast de CMIO, ook andere eindgebruikers. Eindgebruikers werken dagelijks met het EPD en zien ook waar verbeteringen mogelijk zijn. Het is essentieel de ervaringen, reserveringen en suggesties mee te nemen. Het delen van de (on)mogelijkheden van het EPD is belangrijk en schept duidelijkheid. Als hulpmiddel om gebruikers aan het begin van het project te betrekken heeft M&I/Partners de EPD quickscan vragenlijst ontwikkeld. De vragenlijst is gericht om de ervaringen van eindgebruikers in kaart te brengen. De resultaten geven inzicht in de knelpunten, verbetermogelijkheden en lopende initiatieven. 

4. Leg (kwaliteits)afspraken vast

Denk na op welke manier gebruikers geholpen kunnen worden in het werken met het EPD. Maak generieke en eenduidige kwaliteitsafspraken over de dossiervoering in het EPD. Bijvoorbeeld het vastleggen van de hoofdbehandelaar en de voorgeschiedenis. Een eenduidige manier van werken voorkomt schaduwregistraties en levert vertrouwen op over de informatie in het EPD. Een professionalisering van informatie en data. Om met elkaar deze eenduidige manier te vast te leggen, zijn er afspraken op papier nodig, waarnaar kan worden verwezen. Zorg voor accordering van de afspraken door een besluitvormend gremium, en zorg dat de afspraken regelmatig worden herzien met de nieuwste inzichten.

5. Creëer handvaten voor eindgebruikers

Enkele voorbeelden welke in de praktijk hun nut hebben bewezen, zijn een waaier met kwaliteitsafspraken in combinatie met een dashboard. In de waaier zijn de afspraken die tijdens het project zijn gemaakt op een eenvoudige wijze, met printscreens van het EPD-scherm, uitgewerkt. In het dashboard worden de kwaliteitsafspraken per vakgroep gemeten. Cijfers geven helderheid, helpen met het starten van een gesprek, en geven de mogelijkheid om doelen te benoemen. 

6. Organiseer een plan-Do-check-act cyclus

Een project is vaak gericht op het oplossen van knelpunten of verbeteren van processen. Na het project blijven onderdelen vaak liggen. Het creëren van een plan-do-check-act cyclus helpt om blijvend met EPD-optimalisatie aan de slag te gaan. Besteed daarom tijdens het project ook aandacht aan het vervolg.

  • Formaliseren van taken, rollen en bevoegdheden in de beheersstructuur van het EPD. Wie is verantwoordelijk voor de ziekenhuisbrede procesafspraken? En wie beheert het dashboard?
  • Getrainde key-users en proceseigenaren op de afdeling om de vraag van de gebruiker te kanaliseren en beantwoorden.
  • Een multidisciplinair gemandateerd team die de optimalisatie evalueert, plannen aanscherpt en communiceert. Zorg voor vertegenwoordiging van de ICT (functioneel beheerder), gebruikers (CMIO) en het management (afdelingshoofd). 

Meer weten?

Ons motto is én blijft: EPD-en is een werkwoord. Ook uw EPD optimaal gebruiken? Of bent u benieuwd naar de mogelijkheden binnen uw zorginstelling? Neem dan contact op met Matthias Mieth, Pernette Gerla of Petra Gooskens.