Chaos bij het ontbreken van privacy governance

Burgers accepteren steeds minder en dienen vaker een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Privacy moet een structureel onderdeel zijn van je organisatie. Als de basis ontbreekt dan blijf je achter de feiten aanlopen. De basis zet je neer door het inrichten van een privacy governance.

Toegevoegde waarde van een privacy governance

Door het opzetten van een privacy governance zet je een structuur neer waarmee je rollen en verantwoordelijkheden op het gebied van privacy binnen je organisatie belegd. Denk hierbij aan vragen als.

• Wie is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van het register van verwerkingen?
• Wie moet ervoor zorgen dat een Data Protection Impact Assessment (DPIA) wordt uitgevoerd en de maatregelen die daaruit voortvloeien implementeert?
• Wie zorgt er voor voldoende bewustwording en training?
• En zo kun je nog wel even doorgaan.

Waar het op neerkomt is dat je voor alle essentiële onderdelen uit de AVG iemand verantwoordelijk maakt. Zo kan er strategisch op gestuurd worden en controle op uitgeoefend worden. Laat de privacy verantwoordelijken ook structureel rapporteren over de status ervan. Daarmee zorg je ervoor dat de principes uit de AVG worden geborgd binnen je organisatie en je structureel meters blijft maken.

Waarom dan een chaos?

Stel je eens voor dat niemand binnen de organisatie zich verantwoordelijk voelt om een DPIA uit te voeren. Of dat er op een onderwerp uit de AVG meerdere verantwoordelijken zijn vastgesteld en daardoor niet meer helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. Dan ontstaat er ruimte om met de vingers naar elkaar te wijzen en gebeurt er vaak niets. Je kunt dan ook als bestuurder van de organisatie niemand aanspreken als bepaalde elementen uit de AVG niet op orde zijn of soms zelfs helemaal niet zijn opgepakt. De basis ontbreekt en vanwege gebrek aan afspraken gaat iedereen maar wat doen. Je creëert daarmee al snel losse eilandjes, dubbel werk, half werk, geen samenhang, kortom chaos.

Inrichten privacy governance

Hoe moet je al die losse eilandjes aan elkaar vast knopen, structuur en overzicht creëren? Dat doe je door te beginnen met het inrichten van een privacy governance en daarover goed te communiceren binnen je organisatie.