Als (ingehuurde) projectmanager sta je vaak aan de buitenkant. Mijn inzet is altijd om zo snel mogelijk, elke keer weer, een nieuw team met de opdrachtgever en collega’s te vormen. We gaan samen aan de slag. Ik ben een onderdeel van het team en ik zet ook altijd mijn voelsprieten aan naar de omgeving.
De context en omgeving zijn in mijn opdrachten als projectmanager mijn informatiebron. Wat wordt er niet gezegd? Waar gaat het over bij het koffieapparaat? Wie wil er altijd nog even napraten na een vergadering? Wie is de informele leider? Wie praat met wie? Dit is voor mij goud om te weten welke snaar ik moet raken en welke toon ik moet aanslaan om het team naar resultaat te leiden.
En toen was er COVID en zaten we allemaal thuis. Niks geen wandelgang, koffieapparaat, parkeerplaats of lift. De context is verdwenen. Daar waar ik de belangrijke informatie over de mens, het team en de motivatie haal was ineens weg. Of toch niet?
Ik geef acht tips om toch die context te kunnen creëren als je niet op de werkvloer bent.
Maak een belafspraak en ga "samen" wandelen. Al wandelend laat de ander meer los. Vooral voor moeilijke gesprekken (omdat je elkaar niet aan hoeft te kijken). Deel voor de afwisseling het uitzicht van je camera eens en neem de ander mee in jouw wereld. Je zal zien dat de ander zich ook meer laat zien.
Wat offline werkt, werkt online ook vaak. Zorg dat je op tijd in een online sessie bent. Stel voor om koffie te pakken om even te bewegen, te ontspannen en de geest los te maken.
Het verschil tussen bellen en videobellen is de camera. En de camera maakt echt verschil in interactie. Waarom gaan onze vingers jeuken als we een kind onhandig zijn veters zien strikken? Waarschijnlijk zijn het onze spiegelneuronen die ‘afgaan’. Wetenschappers geloven dat we niet alleen begrijpen door te denken, maar ook door te voelen- met de zogenaamde spiegelneuronen. Dus… aan die camera, dan gaat het "jeuken" als je de ander in actie ziet. Zo krijg je interactie.
Laat je achtergrond zien. Je krijgt veel beter contact als je ook even een praatje maakt over de omgeving. Start zelf met vertellen en voor je het weet vertelt de ander waar hij/zij mee zit die dag.
De "galerie overview" geeft je mooi gelegenheid om eens goed naar een groep/team te kijken. Herken dan de informele leider van de groep. Lacht de rest pas bij een grap nadat de informele leider lacht? Dan heb je de informele leider gespot! Dit is de persoon met wie je ‘rapport’ moet maken (deze werkt natuurlijk ook in een ruimte waar je fysiek bij elkaar zit).
Je kent vast de uitspraak dat je niet moet luisteren om te antwoorden, maar om te begrijpen. Vanuit huis zonder reistijd kun je tijd maken om als observant aan te sluiten bij een sessie. Let maar eens op hoeveel info je ophaalt en wat het beeld (van de groep) je teruggeeft. Als jij alleen de rol van observant hebt, zie je meer. Dit moet je natuurlijk wel aankondigen en niet stiekem doen. Opvallend vind ik dat doordat je op afstand bent de groep zich veel minder bewust is van je aanwezigheid en zich meer congruent gedraagt.
Bel de teamleden die je vandaag in online sessies zag aan het eind van de dag even op om te reflecteren. Iedere dag een ander persoon. Zo weet je ook wie de ander nog meer heeft gesproken vandaag en wat er in die gesprekken speelde.
Voel je aan of er iets niet klopt? Praat erover in één-op-één gesprekken, stuur een persoonlijk chatberichtje tijdens een meeting of bel achteraf even om die check te doen.
Deze acht tips hebben mij geholpen in een project bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Het project startte ik geheel op afstand in Covid-tijd en zo ga ik het waarschijnlijk ook afronden. Deze ervaring met projectmanagement op afstand, stop ik mooi in mijn gereedschapskist.
En eerlijk is eerlijk, in het begin was het allemaal onwennig en vooral vermoeiend. Ik merkte echt dat mijn hersenen even moesten schakelen naar anders zintuigelijk waarnemen.
Normaal zit je in persoonlijke gesprekken niet naar jezelf te kijken. In videogesprekken zie je ook jezelf. IJdel of niet, je bent continu bewust van de wijze waarop een ander jou ziet en dit brengt een prestatieve druk met zich mee en leid jou af.
Daarom een laatste tip: Zet de self-view uit!
(in Zoom kan dat al, in Teams plak je jezelf af met een geeltje😊
Organisaties worstelen vaak met het probleem van een te lage slagkracht van de ICT- of I&A-afdeling. Een belangrijke oorzaak van de geringe slagkracht is het ontbreken van een goed Project Portfolio Management Proces. Richard Sitters deelt zijn ervaringen, tips en geeft hulpmiddelen om te komen tot een goede invulling van dit proces.
Lees verder
