EPD-optimalisatie vraagt samenwerking

Voordat je op reis gaat is het handig je te verdiepen in de cultuur van het land dat je bezoekt. Wist je bijvoorbeeld dat het in India onbeleefd is om met de rechterhand te eten en dat het geven van fooi in Japan een belediging is? 

Optimaliseren van het EPD

De afgelopen jaren hebben de meeste ziekenhuizen hun EPD vernieuwd. Ziekenhuizen zijn nu veelal bezig met het optimaliseren van het EPD. Het optimaliseren van het EPD vraagt samenwerking tussen de gebruiker en de beheerder. Allebei vervullen ze een belangrijke rol en een goede oplossing komt er alleen als ze samenwerken.

Kloof

In ziekenhuizen zien wij vaak nog een kloof tussen deze partijen met ieder een eigen cultuur, waarvan ze zich niet altijd bewust zijn. Het negenvlaksmodel van Rik Maes et al. (zie figuur 1) geeft aan welke rollen er zijn om het EPD te optimaliseren. In veel ziekenhuizen is dit netjes ingericht. Maar het vaststellen van de rollen betekent niet dat het proces vervolgens ook soepel verloopt. In veel ziekenhuizen bestaat er een kloof tussen de organisatie (personen met een behoefte) en de ICT-organisatie (personen die gevraagd worden een oplossing te realiseren). 

^{Figuur 1: benodigde rollen EPD optimalisatie. Gebaseerd op het negenvlaksmodel van Rik Maes et al.}

Verschillende culturen

Als je in Japan fooi geeft bedoel jij dit misschien als een compliment en ziet de lokale bevolking het als een belediging. Als je elkaar niet goed kent en begrijpt kunnen goedbedoelde acties zorgen voor een reactie die je niet had voorzien. Dit zien we ook terug in het ziekenhuis. Zorgverleners en ICT’ers hebben vaak een eigen ”eiland” waar ze een eigen cultuur hebben gecreëerd. Dit zorgt ervoor dat de behoefte van de gebruiker vanuit de “tickets” door een service desk soms matig wordt begrepen. Met het befaamde ticket ping-pong als gevolg.

Op reis

Er zijn diverse manieren om de cultuur van de ander te leren kennen. Eerder schreven wij al over de aanstelling van een EPD-coach. Een andere manier is door "op reis" te gaan, en het contact te vergroten tussen de gebruikers en de beheerders. Meer contact (en daarmee meer begrip voor de cultuur van de ander) helpt bij het oplossen van uitdagingen in de toekomst. Als je elkaar en elkaars leefwereld beter begrijpt is het makkelijker de goede vragen te stellen en mee te denken over wat de echte behoefte is.

Obstakels

Meer contact organiseren klinkt logisch. In de praktijk is het voor veel beheerders vaak toch een grote opgave om regelmatig bij een afdeling langs te gaan. Argumenten vanuit de beheerders om de gebruiker niet vaker op te zoeken zijn divers: geen tijd, angst om met veel problemen opgezadeld te worden, onzekerheid om ‘verkeerde dingen’ te zeggen of zonder aanleiding op stap te gaan en niet voldoende overtuigd zijn van de meerwaarde.

Workshop 'Zichtbaarheid op de afdeling' - Afgelopen maanden hebben Matthias Mieth en Petra Gooskens twee workshops ‘zichtbaarheid op de afdeling’ aan de beheerders van het Franciscus Gasthuis en Vlietland gegeven. Tijdens de workshops is het gesprek gevoerd over de obstakels om niet bij een afdeling langs te gaan. Tevens is geoefend met het voeren van een gelijkwaardig gesprek. De beheerders hebben de eerste stap gezet om vaker de afdeling te bezoeken, zijn positief verrast over de leuke reacties die ze krijgen van de afdelingen die ze bezoeken en zijn geïnspireerd om dit te blijven doen.

Birthe de Kreek-Trouwborst, teammanager Applicatiebeheer,  Franciscus Gasthuis & Vlietland
“De workshop was een leuke, leerzame en interactieve ervaring. Het is een mooi beginpunt en met de input uit de workshop kunnen we blijven werken aan meer contact. De workshop maakte concreet wat we moeten 'doen'. Het 'doen' moeten we het zelf, maar dat maakt het juist uitdagend.”

Meer weten?

Meer weten over het optimaliseren van uw EPD of het vereteren van de samenwerking tussen de gebruiker en de beheerder? Neem vrijblijvend contact op met Matthias Mieth of Petra Gooskens.