Het optimaal gebruiken van het EPD blijkt in de praktijk nog niet zo eenvoudig. Matthias Mieth gaat in gesprek met Jacco Weststrate (CIO) en Heike Noordzij (CMIO en internist-hematoloog, oncoloog), in het van Weel Bethesda ziekenhuis (Dirksland) over het optimaliseren van het EPD.
‘De EPD-implementatie in 2017, in het van Weel Bethesda Ziekenhuis, was vooral gefocust op het in gebruik nemen van het EPD (HiX). Er was hierdoor weinig ruimte voor bijsturing, extra training, en het optimaal gebruiken van het EPD. Het EPD live brengen was al een klus op zich. Na twee jaar heerste er het gevoel dat er meer uit het EPD te halen was op zowel het gebied van kwaliteit en efficiëntie. Ook op financieel gebied waren de baten nog onvoldoende gerealiseerd’, vertelt Jacco Weststrate. Als CMIO zag Heike Noordzij dat het EPD niet uniform werd gebruikt. ‘Iedereen werkte met het EPD om zijn eigen manier. Er was behoefte aan meer uniformiteit’, vertelt Heike.
Dit was in de zomer van 2019 dan ook de aanleiding om advies te vragen aan M&I/Partners. M&I/Partners heeft in de rol van projectleider het project ‘HiX-optimalisatie’ uitgevoerd.
‘De EPD-optimalisatie hebben we gefocust op de vier pijlers van: procesoptimalisatie, beheer, baten en kwaliteitsafspraken. Dit leverde een structuur op voor continue verbetering’, vertelt Jacco. ‘De as van kwaliteit sprak de werkvloer het meeste aan. Dat leverde ook echt iets concreets op, in de vorm van de concrete kwaliteitsafspraken. We hebben de ruimte gecreëerd om met de medische staf de kwaliteitsafspraken goed uit te werken en daar overeenstemming over te vinden', voegt Heike toe. ‘Daarnaast hebben we de besparingen en baten niet primair op de voorgrond gezet’, vult Jacco aan.
‘De urgentie moet aanwezig zijn’, stelt Jacco Weststrate. Heike vult daarbij aan: ‘om het verbeterpotentieel in kaart te brengen is het uitvoeren van de EPD-Quickscan aan te raden. Het uitzetten van de vragenlijst heeft ook geresulteerd in draagvlak onder de zorgverleners aan het begin van het traject’.
'Maak het concreet in een dashboard met een beperkte set aan kwaliteitsafspraken'
‘Door het dashboard kunnen we de EPD-optimalisatie ook gekwantificeerd bijhouden. Als deze set van kwaliteitsafspraken onder controle is, dan kunnen we het ook weer door ontwikkelen. Niet staren naar getallen, maar de getallen duiden en gebruiken voor een continue verbetering’, zegt Heike. ‘Daarnaast zet ik het dashboard ook in bij de gesprekken met de vakgroepen. Het dashboard maakt gesprekken concreter en voorkomt dat het een “klaag-uurtje” wordt. Van die gesprekken leer ik ook, door de uitleg van de vakgroepen. Hierdoor brengen we een continue verbetering aan’, aldus Heike.
‘Wat is een van de succesfactoren voor een EPD-optimalisatie’, vraagt Matthias Mieth, adviseur bij M&I/Partners. ‘Wij hebben een nieuwe functie ontwikkeld om een brug te vormen tussen de werkvloer en het EPD -beheer: de EPD-coach. Dit is een coach die met beide benen in het ziekenhuis staat en korte lijntjes heeft met de beheerorganisatie en ICT en de taal van de werkvloer spreekt. De EPD-coach kan daarmee het proces van EPD-optimalisatie beter begeleiden’, zegt Heike Noordzij. Jacco geeft aan: ‘We hebben een EPD beheerorganisatie die zeer kundig is, maar in het kader van het beter uitnutten van het EPD willen we een omslag maken van reageren naar anticiperen. De EPD-coach speelt proactief in op ontwikkelingen en onderbenutting van het EPD in de organisatie, en geeft gevraagd en ongevraagd advies in waar er geoptimaliseerd kan worden. De lijn van de EPD-coach trekken we ook breder door in de organisatie, we hebben nu ook een ERP-coach, en ook een coach voor het ECD, voor onze thuis- en ouderenzorg binnen CuraMare, ligt in de lijn der verwachting om op poten te zetten’.
'Een EPD-coach aannemen, is het grootste succes van het project, om een continue optimalisatie te realiseren'
Dat kan met deze drie lessen.
Het motto van M&I/Partners is én blijft: EPD-en is een werkwoord. Ook uw EPD optimaal gebruiken? Of bent u benieuwd naar de mogelijkheden binnen uw zorginstelling? Neem dan contactmet ons op
We gingen met Caspar van Munster en Joost van der Ham in gesprek over het belang van een gestructureerde en actuele probleemlijst voor databeschikbaarheid in Amphia.
Lees verder
