Vier tips om van datagedreven werken een succes te maken

Datagedreven werken. Als je niet uitkijkt verzand je in complexe discussies over datakwaliteit en data-governance en heb je je medewerkers opgezadeld met (nóg) meer administratieve last, terwijl je nog geen dashboard hebt gebouwd. In de online lunchsessie ‘Data gedreven werken in het sociaal domein’ gingen wij in gesprek met experts uit het veld over hoe je meters maakt met datagedreven werken in het sociaal domein. En hoe je voorkomt dat je in bovengenoemde valkuilen trapt. 

Ervaringsdeskundigen Henk Demkes (programmamanager transformatie sociaal domein, gemeente Steenwijkerland), Eric Rijnboutt (kwartiermaker datagedreven gemeente, gemeente Bodegraven-Reeuwijk) en Karsten Hagoort (Xtra Welzijn) namen 80 deelnemers mee hoe zij met datagedreven werken aan de slag zijn gegaan, waar ze nu staan en welke lessen zij geleerd hebben. 

Waarom datagedreven werken?

Maar we beginnen bij het begin. Welke doelen wil je behalen met datagedreven werken in het sociaal domein? Enerzijds beschikken gemeenten over veel data, ook in het sociaal domein, waar nog te weinig mee gebeurt. Dat is een gemiste kans, aldus Eric. Anderzijds zien veel gemeenten – ook Bodegraven-Reeuwijk en Steenwijkerland - zich geconfronteerd met oplopende kosten in het sociaal domein. De roep vanuit o.a. de gemeenteraad om verantwoording hierover is sterk. Hier is dus een behoefte aan sturings- en verantwoordingsinformatie, zodat je kunt uitleggen wat je gaat doen en waarom, en zodat je kan laten zien dat je grip hebt op de situatie.

Daarnaast kun je met behulp van data de medewerkers in de processen van het sociaal domein voeden met informatie, zodat zij hun tijd zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen besteden. Het doel is dus ook om de processen te verbeteren. 

Vier tips om van datagedreven werken een succes te maken.

1. Betrek mensen op alle niveaus
   Het succes zit ‘m in het betrekken van mensen in de organisatie op alle niveaus. Eric noemt dit databedreven werken. Het is belangrijk dat mensen leren werken met de data. Beleidsmedewerkers, managers en medewerkers in de uitvoering moeten leren werken met data. Zij moeten leren data te interpreteren en de juiste keuzes maken. “Over 10 jaar is iedereen een beetje data-analist” gaf Henk aan.
2. Begrip en betrokkenheid
   Dit betrekken helpt ook bij het begrip onder uitvoerende medewerkers. Henk beschrijft hoe men in Steenwijkerland met de uitvoerders KPI’s heeft geformuleerd: welke zaken je op operationeel, tactisch en strategische niveau moet terugzien in rapporten en dashboards. Dat helpt met de betrokkenheid en maakt de motivatie om zaken netjes te registreren groter. Daarnaast zorgt het ervoor dat je het juiste administreert, waardoor je medewerkers niet overvraagt.
3. Begin klein
   Datagedreven werken is voor veel mensen in een organisatie een abstract concept. Het is essentieel dat je het behapbaar en concreet maakt om de organisatie en de bestuurder te overtuigen. Dit doe je door klein te beginnen. Erik vertelt dat hij begon met het bouwen van een simpel dashboard op bestaande Excel-lijstjes en kleine databases. Karsten vertelt hoe hij een mock-up heeft gemaakt om het idee te visualiseren. Bijkomend voordeel: je ontvangt feedback op je werk en kunt in een volgende versie de verbeterpunten oppakken. Daarnaast leer je welke data nuttig is en welke niet, welke data klopt en welke niet en welke KPI’s nog toegevoegd moet worden. De organisatie leert bovendien ook waar de data vandaan komt, en krijgt daarmee inzicht in hoe belangrijk bepaalde registraties zijn.
4. Heb geduld en wees realistisch
   Henk geeft aan door schade en schande wijs te zijn geworden. In het begin wilde men in Steenwijkerland te snel, te veel. Grote beloften konden niet waargemaakt worden. Wees realistisch naar je organisatie over de doelen die je wil bereiken en de kosten die daarvoor gemaakt moeten worden. Dat voorkomt teleurstellingen achteraf.

Meer weten?

Ontdek meer over Data Intelligence en Datagedreven werken. Doorpraten? Neem dan vrijblijvend contact op met Gerco Buijk-Dijkstra.