GGZ inGeest stapt over op een nieuw EVS

Het begon allemaal met de keuze van een andere apotheek. Na deze keuze, moest ook het elektronisch voorschrijfsysteem worden omgezet. M&I/Partners werd ingeschakeld om het proces en de EVS-implelmentatie zowel technisch als procesmatig recht te trekken.

Het begon allemaal met de keuze van een andere apotheek. GGZ InGeest, een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in de regio Groot-Amsterdam, was ontevreden met de toenmalige leverancier van medicatie. ‘Wij hebben te maken met een afnemend aantal bedden en verwachtten dus een lagere prijs te moeten betalen, maar onze apotheek kon daar helaas niet aan tegemoet komen,’ aldus Heleen Schaffels, psychiater en geneesheer- directeur bij GGZ InGeest.

Nieuw EVS-systeem 

Een nieuwe apotheek, waarmee betere prijsafspraken konden worden gemaakt, werd gevonden in Brocacef. Nadat het contract was getekend, moest ook het EVS, het elektronisch voorschrijfsysteem, worden omgezet. Inmiddels was duidelijk geworden dat het EVS niet meer voldeed aan de wensen van de organisatie. De gebruikersvriendelijkheid liet te wensen over en bovendien moest er om technische redenen nog een stapje terug worden gedaan bij de overgang naar Brocacef. 

Beperkte tijd

Een praktisch probleem was dat de tijd zeer beperkt was. Het moest in twee maanden gebeuren, want anders kwam de bedrijfsvoering in gevaar. ‘Medicatie is onze core business,’ legt Heleen Schaffels uit. ‘Daarmee mag absoluut niets misgaan.’

Migratie in goede banen

M&I/Partners werd ingeschakeld om het probleem op te lossen, zowel technisch als procesmatig. Technisch bepaalde hij in een hoog tempo hoe de migratie vorm moest krijgen en welke stappen daarvoor nodig waren. Daarna moest hij de migratie in goede banen leiden en ervoor zorgen dat de benodigde aanpassing van de koppelingen werd gerealiseerd. Dit alles gebeurde tot tevredenheid van Heleen Schaffels: ‘M&I/Partners bracht de mensen bij elkaar die nodig waren, en je kon merken dat hij veel ervaring had.’

Wat het proces betreft ging het niet alleen om het maken van goede werkafspraken over de datamigratie, maar ook over de registratie en het transport van medicatie, dat aan strenge wettelijke eisen moet voldoen. En uiteraard moest een en ander duidelijk worden gecommuniceerd. Heleen Schaffels: ‘M&I/Partners bereidde onze verpleegkundigen en psychiaters prima voor op het gebruik van het aangepaste EVS-systeem.’ 

Volgens planning

Alles verliep, ondanks de hoge tijdsdruk, volgens planning, waardoor GGZ InGeest verder kon. Op verzoek van GGZ InGeest ging M&I/Partners in gesprek met mogelijke nieuwe leveranciers, die een overzichtelijker en gebruikersvriendelijker EVS konden combineren met een lagere prijs. ‘We hebben een definitieve keuze kunnen maken. Zodat we ons weer kunnen richten op waar het echt om gaat: het verlenen van goede geestelijke gezondheidszorg,’ vertelt Heleen Schaffels. M&I/Partners voerde ook de EVS-implementatie uit binnen GGZ inGeest.

EVS-implementeren

Wilt u ook binnen een korte doorlooptijd een EVS-implementeren? Neem vrijblijvend contact op met Bart Groothuis voor de mogelijkheden.