Gemeente Hof van Twente versterking en aanbesteding I&A

Gemeente Hof van Twente versterking en aanbesteding I&A

De gemeente Hof van Twente voerde haar ICT-beleid volledig in eigen beheer uit. Uit eerder onderzoek van M&I/Partners bleek dat er versterking moet plaatsvinden van de informatisering en automatisering (I&A). Het ‘volledig zelf doen’ van het technisch beheer van de systemen is niet mogelijk. Een belangrijk element hierbij is de breedte van het vakgebied van de technische infrastructuur en het beheer hiervan. Denk hierbij aan expertise op het gebied van serverinrichting, opslagsystemen, virtualisatie, netwerken, operating systems, beheertooling, monitoring, back-up, beveiliging, enzovoort. Het is niet mogelijk om met een kleine groep interne medewerkers de continuïteit en diepgang van de expertise op het hele vakgebied te borgen: hiervoor is een grotere schaalgrootte nodig.

Versterking I&A

Hof van Twente heeft Urs Keller, van M&I/Partners, gevraagd om als ICT-projectleider het traject uit te voeren. In het kader van de 'versterking van de I&A' heeft de gemeente een aantal (deel)projecten gedefinieerd.

  • Versterken van het applicatiebeheer.
  • Realiseren uitbesteding automatisering of versterken interne organisatie automatisering.
  • Begeleiden inzet middelen I&A.
  • ICT-governance.

Samenwerken of uitbesteden?

Als eerste heeft Urs de alternatieven uitgewerkt voor de invulling van de ICT-beheerdiensten. De keuze ging tussen samenwerking met een buurgemeente of uitbesteding aan een marktpartij. Op basis van een afweging van diverse criteria (onder andere kosten, kwaliteit en kansen voor het huidige personeel) resulteerde dit in een besluit door het college voor uitbesteding van de ICT-beheerdiensten aan een marktpartij.

De scope voor uitbesteding

De volgende stap was om te bepalen wat de scope moest zijn voor de uitbesteding. Dit gaat dan over de vraag wie (de gemeente of de dienstverlener) verantwoordelijk is voor welke dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn de keuze om het technisch applicatiebeheer of de eerstelijns servicedesk al dan niet extern te beleggen. Urs heeft de gemeente hierover geadviseerd, waarna de keuzes en de invulling door Urs in nauw overleg met de betrokkenen binnen de afdeling I&A zijn uitgewerkt tot een programma van eisen en wensen. 

Succesvolle Europese aanbesteding

Gezien de omvang van het traject was voor de uitvraag aan de markt een Europese aanbestedingsprocedure noodzakelijk. Doel van deze aanbesteding was om een leverancier te selecteren die zowel diensten op het gebied van regulier systeembeheer als op het gebied van projectmatige activiteiten kan verzorgen.

Michelle Mengerink-Böllermann, afdelingsmanager Bedrijfsvoering: "Dit heeft geresulteerd in een succesvol aanbestedingstraject, waarbij Urs het hele proces zowel technisch inhoudelijk als projectmatig heeft begeleid. Met de hulp van M&I/Partners hebben wij weer een stap gezet in de borging van de rol die wij hebben als digitale overheid."