OLVG harmoniseert en digitaliseert het oncologieproces

OLVG harmoniseert en digitaliseert het oncologieproces

Digitalisering is niet eenvoudig. Zeker niet in een fuserende organisatie waarin al veel wordt veranderd. Toch lukte het senior adviseur Matthias Mieth om het project vlot te trekken en succesvol te eindigen. Zijn geheim? Aandacht en betrokkenheid.

Samen één EPD

Het OLVG is enige tijd geleden succesvol overgegaan op het EPD van Epic. Uniek is dat beide locaties, die tot voor kort officieel bestonden uit twee ziekenhuizen, werken met één gezamenlijk EPD, één PACS en één document managementsysteem. Na de livegang waren er echter nog enkele afdelingen die over moesten stappen op Epic, waaronder de afdeling medische oncologie. Een locatie gebruikte nog een papieren workflow en op de andere locatie was voor het voorschrijven van cytostatica een andere applicatie in gebruik. Het OLVG wilde ook het proces rondom chemotherapie in het EPD integreren. Een enorme klus. Eind mei 2018 heeft het OLVG de Epic-module Beacon in gebruik genomen. In deze module is de chemotherapiebehandeling vastgelegd.

Complex project

Begin 2017 werd het project gestart om Beacon voor beide locaties van het OLVG te implementeren. Het ziekenhuis vroeg M&I/Partners om dit proces te begeleiden. Senior adviseur Matthias Mieth werd ingezet als projectleider. Al snel werd hem duidelijk dat er een enkele factoren waren die het proces complex maakten. Het was namelijk niet alleen een implementatie maar ook een fusietraject. Zo was er vraag naar harmonisatie van verschillende processen en protocollen en veel verschillende stakeholders.

Persoonlijke betrokkenheid

Ondanks deze uitdagingen is het project succesvol afgerond. Dit kwam in de eerste plaats door de persoonlijke inzet en aandacht van iedereen die betrokken was bij het project. De inspanning die door betrokkenen werd geleverd was immens. “Mensen voelden zich verantwoordelijk, niet omdat hun naam in een projectplan of een Excellijst stond, maar vanuit persoonlijke betrokkenheid. Zonder deze inzet, was het project niet met succes afgerond” vertelt Matthias. 

Verder werden de waarden die de grondslag vormden van dit project gehanteerd. “We wilden echt iets toevoegen voor patiënt en zorgverlener, iets dat het werk makkelijker maakt” vervolgt Matthias. De concrete bijdrage van Matthias van M&I/Partners werd samengevat als: betrokken, verbindend, inhoudelijke kennis, persoonlijke aandacht, enthousiast, en zeker niet te vergeten; humor.

Katalysator voor het juiste resultaat 

Loren Kruseman, manager EPD over de inzet van Matthias “In het project wist Matthias, met persoonlijke aandacht voor het team en een focus op quick-wins, gedeelde verantwoordelijkheid en enthousiasme te stimuleren. Zijn enthousiasme en positiviteit waren de katalysator om het team het beoogde resultaat te halen. De samenwerking met de mensen was niet alleen succesvol, maar ook fijn en leuk.”

Het juiste moment

Het project is in de zomer van 2018 succesvol afgerond. Waarom nu pas een bericht? Kort geleden kreeg Matthias een 9 voor zijn rol als projecteider ontvangen. Dat leek ons het juiste moment om het verhaal te vertellen.