Veiligheidsregio Fryslân ontdekkingstocht naar optimale digitale ondersteuning

Lange tijd was een Vakbekwaamheid Management Systeem (VMS) de digitale oplossing voor de brandweer om opleidingen, oefeningen, uitbetalingen en vakbekwaamheid te registreren. In de huidige tijd lijkt een VMS niet meer de enige oplossing. Wat zijn de nieuwe digitale mogelijkheden en welke alternatieven biedt dat? M&I/Partners ondersteunt en adviseert de veiligheidsregio Fryslân als projectleider in haar ontdekkingstocht naar een optimale digitale ondersteuning en transformatie.

Digitale oplossing VMS

Lange tijd was een Vakbekwaamheid Management Systeem (VMS) de digitale oplossing voor de brandweer om opleidingen, oefeningen, uitbetalingen en vakbekwaamheid te registreren. Nagenoeg alle veiligheidsregio’s gebruiken een VMS voor hun werkprocessen. Door de vele functionaliteiten en gebruikers (beroeps en vrijwilligers) is een VMS vaak het meest kostbare systeem van een veiligheidsregio.

Nieuwe digitale mogelijkheden

Met de komst van kernregistraties, ontwikkeling van personeels- en administratieve software en vernieuwde ICT-koppelingen lijkt een VMS niet meer de enige oplossing. Wat zijn de nieuwe digitale mogelijkheden? Welke nieuwe alternatieven biedt dat? M&I/Partners ondersteunt en adviseert de veiligheidsregio Fryslân als projectleider in haar ontdekkingstocht naar een optimale digitale ondersteuning en transformatie.

Verbeterde digitale ondersteuning

Nu het huidige VMS opnieuw moet worden aanbesteed zoekt veiligheidsregio Fryslân naar een nieuwe invulling van dit digitale vraagstuk. In het project Eigenaarschap over Vakbekwaamheid en Inzetten (EVI) staat eigenaarschap door de repressieve medewerker en de organisatie centraal. Het ontwikkelen van dit eigenaarschap wordt ondersteund in de organisatievisies op Oefenen op Maat, Aantoonbare Vakbekwaamheid en het Dekkingsplan 2.0. Deze visies en het doel van EVI vragen om verbeterde digitale ondersteuning. “De oplossingen om dit te realiseren worden in dit project onderzocht via een marktverkenning met een selectie van leveranciers van verschillende disciplines: traditionele VMS-leveranciers, personeels-/tijdschrijfsystemen, leveranciers van digitale portalen, Business Intelligence oplossingen en leermanagementsystemen” vertelt Debbie.

Fryslân zet digitale stappen

Bij de Veiligheidsregio Fryslân wordt al enige tijd gewerkt aan een kernregistratie Alarmeringen en de kernregistratie Personeel. Deze registraties bevatten een substantieel onderdeel van de data die traditioneel in een VMS worden opgeslagen. Alarmeringen, opkomsttijden en aanrijtijden worden ondergebracht in de kernregistratie Alarmeringen om over prestaties uit het dekkingsplan te rapporteren. De aanstellingen per medewerker vinden we in de kernregistratie Personeel. Door deze twee registraties te combineren kan een inzetregistratie tot op persoon worden opgezet. De vakbekwaamheid van GGD-personeel en crisisfunctionarissen is recent ondergebracht in de personeelsapplicatie.

Digitale stappen

Veiligheidsregio Fryslân zet mooie digitale stappen de juiste richting in. We zijn nu het onderzoek gestart of ook de vakbekwaamheid van de Brandweer hierin ondergebracht kan worden. Het gebruik van bestaande applicaties brengt verschillende voordelen mee. Zo worden de gegevens optimaal gebruikt, medewerkers zijn er al mee vertrouwd, er is minder beheer nodig en de kosten zijn lager.

Informatiemanagement

Het gebruik van bestaande applicaties heeft dan ook de voorkeur van de informatiemanagementafdeling, mits de applicaties het proces voldoende ondersteunen. Kijkend naar de Veiligheidsregio Referentiearchitectuur komt daar bij dat een VMS veel verschillende bedrijfsfuncties raakt (zowel besturend, primair en secundair). Vanuit informatieoogpunt is het slimmer om informatie onder te brengen naar functie en niet dwars over disciplines heen. Dit gecombineerd met de ontwikkeling van de kernregistraties lijkt het bestaansrecht van een traditioneel VMS steeds meer te ondermijnen.

Digitale ontdekkingstocht

Wat er uit de marktverkenning van EVI komt blijft dus nog even spannend. Want lopen de VMS-leveranciers voor de brandweer tenslotte niet voor in ontwikkelingen rondom kwalitatieve vakbekwaamheid en de digitale ondersteuning van vrijwilligers? Dat er digitale stappen mogelijk zijn en worden gemaakt zien we bij de Veiligheidsregio Drenthe. Zij hebben enkele onderdelen uit het VMS gefaseerd en in diverse (bestaande) applicaties opgezet. Nog geen andere veiligheidsregio heeft het VMS vervangen door een combinatie van (bestaande) applicaties. Wij zijn als M&I/Partners trots dat we in deze digitale ontdekkingstocht van de Veiligheidsregio Fryslân de projectleiding verzorgen.

Digitale transformatie

Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van digitale transformatie, strategie en optimalisatie? Neem contact op met Tobias.