Omgevingsdiensten Drenthe en Groningen Doorontwikkeling LeefOmgevingSysteem

Digitaal en zaakgericht werken is een breed en veelomvattende transformatie waar veel overheidsorganisaties volop en druk mee bezig zijn en met wisselend succes. Miriam de Best wist het project voor de omgevingsdiensten Drenthe en Groningen succesvol af te ronden. Het geheim? Samenwerken, organiseren en als vaardigheid aanleren.

Uitdaging

Uit een audit van M&I/Partners op het zaaksysteem LOS (Leefomgeving Systeem) van de Omgevingsdiensten Drenthe en Groningen bleek dat het systeem niet de gewenste managementinformatie leverde, de gebruikers werden onvoldoende ondersteund door het systeem en de kosten van de invoering en het gebruik waren erg hoog.

Strategische ambitie proces- en zaakgericht werken

Op basis van deze audit hebben beide directies een strategische ambitie geformuleerd die leidde tot het programma “Proces- en zaakgericht werken”. Miriam de Best van M&I/Partners ondersteunt en adviseert de Omgevingsdiensten Drenthe en Groningen als projectmanager om deze ambitie waar te maken.

• De beide omgevingsdiensten leveren gestandaardiseerde kwalitatief goede producten en diensten die efficiënt en integraal tot stand komen waarbij de medewerkers ruimte hebben hun professionele verantwoordelijkheid te dragen.
• Procesgericht werken ondersteunt de samenwerking, kwaliteitsbewaking en uniformiteit en helpt bij de vergroting van de efficiency van onze dienstverlening aan klanten.

Eén zaaksysteem

Vijf jaar geleden kwamen de milieumedewerkers van gemeenten en provincies naar de nieuw opgerichte uitvoeringdiensten. Ieder met eigen werkwijzen en voor de diverse gemeenten verschillende software om het werk in af te handelen. Omgevingsdiensten Drenthe en Groningen besloten de primaire processen toentertijd te gaan ondersteunen met één zaaksysteem: LeefOmgeving Systeem (LOS). Nu vijf jaar later was een doorontwikkeling op zijn plaats. 

Proces- en zaakgericht werken een boost geven

“De omgeving blijft in beweging en de behoeften van opdrachtgevers en medewerkers zijn veranderd. Het programma was erop gericht om proces- en zaakgericht een boost te geven. Om betere verantwoordingsinformatie voor onze bevoegd gezagen te generen, en vooral om het aantal tevreden medewerkers te verhogen. Zij werken iedere dag aan onze dienstverlening” vertelt Nienke Baars, directeur Omgevingsdienst Groningen.

Medewerkers in de hoofdrol

Met een agile aanpak is de doorontwikkeling van het zaaksysteem aangepakt. "Met wisselende multidisciplinaire teams met daarin vergunningverleners, toezichthouder, adviseurs, juristen, administratieve ondersteuners en functioneel beheerders hebben we in sprints van 10 weken, één dag per week gewerkt aan het aanpassen van formulieren, procedures en werkafspraken. Het team prioriteerde zelf waar ze aan wilde werken. Vooral overdrachtsmomenten momenten zijn onderwerp van gesprek en verbetering geweest” vertelt projectmanager Miriam de Best. 

Klein beginnen is het devies

Klein beginnen (en houden) was het devies binnen dit programma. Draagvlak en uitvoering vragen nogal wat van een organisatie. Ideeën, werkwijzen en toepassingen die positief werden ontvangen, namen andere teams vaak over en weer verder verbeterd. Dit is gedaan door met regelmaat actiegericht te evalueren, met de vraag waar willen we mee stoppen, mee doorgaan en mee starten. Inclusief de concrete uitwerking hoe we dat dan doen. 

“Een mooie ontdekking was dat bij digitale transformatie de grootste winst zit in samenwerken, daarover (werk)afspraken maken en dit bespreekbaar maken. ” voegt Baars toe.

Focus

“Miriam liet de medewerkers ervaren welke variaties aan effectieve (soms wat ludieke) werkvormen je kunt toepassen om in korte tijd iets te doen met de geleerde lessen. Zo werden de samenwerking en het resultaat bij ieder team steeds een beetje beter. Eerlijk is eerlijk, soms wilden de medewerkers ook weer ‘gewoon aan het werk’ en waren ze blij als de 'sprints' klaar waren. Je kunt ook niet altijd sprinten. Het is een manier van ‘aan’-staan die veel vraagt van de organisatie. We hebben in relatief korte tijd veel geleerd over experimenteren en leren, iets wat we ook in onze dagelijks werk kunnen integreren“ vertelt directeur Baars. 

Continu verbeteren

Door de voortdurende verandering binnen en buiten de omgevingsdiensten is het blijven zoeken naar verbeteringen een permanente taak. Het project heeft met een bijna militaristische planning en een aanpak op maat, de basis gelegd om samen te ontdekken en werken aan het continu verbeteren richting onze ambities."Het project was daarmee voor ons ook een eye opener: hoe kun je als professional je eigen processen beter maken en hoe geef je daar de ruimte voor als management. We houden allemaal van een enorme dosis concreetheid, dat was een belangrijke sleutel. " zegt Baars. 

“Een prachtig resultaat voor de medewerkers die beter worden ondersteund bij het werk en de verbeterde dienstverlening aan de onze opdrachtgevers. Deze manier van werken hoort vanaf nu bij onze organisatie."

Zaakgericht werken

Zaakgericht werken helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op met Miriam.