GGZ Drenthe beter voorbereid op de toekomst met nieuw Zorg Informatie Systeem

GGZ Drenthe had een grote behoefte aan een beter Zorg Informatie Systeem (ZIS) met een goed geïntegreerd EPD. Door een nieuw ZIS/EPD te implementeren verwacht GGZ Drenthe beter voorbereid te zijn op de toekomst. Voor de implementatie van het nieuwe EPD schakelde GGZ Drenthe de hulp in van M&I/Partners. Mirjam Verheijen en Marina Pol kregen de taak om het implementatietraject te begeleiden in de rol van projectleider.

Tot de juiste uitgangspunten komen

Het implementatietraject begon met het bepalen van de juiste uitgangspunten. Wat is belangrijk voor GGZ Drenthe als organisatie? Er werden drie sessies georganiseerd met een afvaardiging van de organisatie om de juiste uitgangspunten boven tafel te krijgen. Het doel was ook om deze uitgangspunten direct vast te stellen. Daarom was het van belang om zowel vertegenwoordigers van de werkvloer als management en directie bij de sessies te betrekken. Uit de sessies kwam naar voren dat GGZ Drenthe wilde streven naar een uniform en standaard ingericht dossier, waarbij de patiëntreis leidend werd in de inrichting van het EPD.

In minder dan een jaar implementeren

De grootste uitdaging binnen het implementatietraject was de doorlooptijd en de livegangdatum die was vastgesteld op 1 januari 2022. De introductie van ZPM als nieuwe bekostigingssystematiek in de GGZ vormde hiervoor een belangrijke aanleiding. In maart vonden de uitgangspuntensessies plaats, en tegelijkertijd kreeg de gehele projectorganisatie een vliegende start omdat ze ook direct aan de slag moesten. Er is hard gewerkt om een goede vertegenwoordiging van GGZ Drenthe in de projectorganisatie te hebben. Met ondersteuning en bewaking vanuit de projectleiding (Mirjam Verheijen en Marina Pol) werd er hard gekoerst op een livegang met het nieuwe EPD per januari 2022.

Verandering tot stand brengen

Een belangrijke les is: “Accepteer de verandering en neem hier de tijd voor.” Het implementeren van en nieuw EPD  lijkt voornamelijk een technische implementatie, maar uiteindelijk draait het om de verandering die je binnen de organisatie, en met name bij de medewerkers, teweeg wil brengen. Gedurende de implementatie zijn er diverse webinars georganiseerd om medewerkers van GGZ Drenthe te informeren over het hoe, wat en waarom van de aanstaande verandering van het EPD. Daarnaast zijn er meer dan 100 ‘ONS specialisten’ binnen GGZ Drenthe aanwezig om hun collega’s te ondersteunen tijdens de livegang en daarna. Het resultaat: vanaf 3 januari 2022 is GGZ Drenthe gestart met het werken in ONS.

Toch is gebleken dat het ook lastig was om de verandering in zijn volle omvang al bij de livegang goed vorm te geven. Een nieuwe patiëntreis, een nieuwe manier van behandelen, een nieuwe bekostiging. Toen men eenmaal in volle omvang met het nieuwe systeem ging werken, werd duidelijk dat er tijd en op onderdelen ook bijsturing van inrichting nodig was om alle ontwikkelingen goed op elkaar afgestemd te krijgen.

Een mooi proces van doorontwikkeling is vormgegeven, zodat GGZ Drenthe op basis van het fundament dat is gelegd, samen met haar zorgprofessionals, deze stappen kan zetten.

Wat vindt de opdrachtgever?

Fimke Boerhof, programmamanager digitale strategie: ”Met ondersteuning van Mirjam en Marina van M&I/Partners en de grote inzet van collega’s bij GGZ Drenthe is het gelukt om bij de start van het zorgprestatiemodel ONS in gebruik te nemen. Het was een zeer uitdagend traject waarbij M&I/Partners ons op een prettige manier goed heeft geholpen. De basis staat er nu, en deze zal met medewerking van de interne organisatie en Nedap verder uitgebouwd moeten worden naar een volledig passend ZIS/EPD voor onze zorgmedewerkers.”