Karakter uniformeert en optimaliseert het proces van aanmelding tot intake

Voor het aanmeldproces bij Karakter, academisch centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie, werd gebruik gemaakt van een verouderd webformulier, waarbij de drie aanmeldbureaus ieder een eigen proces volgden. Karakter greep de vernieuwing van het digitale aanmeldformulier aan om het aanmeldproces bij de drie aanmeldbureaus te uniformeren en optimaliseren. Zij schakelde de hulp in van M&I/Partners om hierbij te ondersteunen. Daarnaast vroeg zij ons toetsingscriteria en requirements uit te werken om de organisatie te helpen bij de zoektocht naar potentiële leveranciers die met hun oplossing het aanmeldproces digitaal kunnen ondersteunen.

Beperkte tijd – vier maanden voor selectie tot aan implementatie

Er was sprake van een flinke tijdsdruk, omdat het huidige webformulier binnen enkele maanden niet meer technisch ondersteund zou worden. De uitwerking van het proces, het eindrapport en het Request for Proposal (RFP) moesten binnen twee en een halve maand afgerond zijn. Zo had Karakter één maand voor de selectie van een leverancier en drie maanden voor de implementatie van de nieuwe oplossing. 

Processen optimaliseren en automatiseren, waar werken we naartoe?

Cindy Wille, adviseur bij M&I/Partners, ging samen met de programmamanager van Karakter aan de slag. Vanuit één wenselijk uniform aanmeldproces stelden we vast wat geoptimaliseerd en geautomatiseerd kon worden en brachten we de verschillen tussen de huidige situatie en de gewenste situatie in kaart. Vervolgens werkte de projectgroep gezamenlijk een advies uit ter voorbereiding op de besluitvorming voor het vaststellen van het proces.

Goede gesprekken voor gedegen advies

Tijdens twee werksessies is het voorgestelde aanmeldproces besproken, bijgesteld en gevalideerd. Om voldoende draagvlak te creëren voor een uniform proces is goed nagedacht over de verschillende mensen die voor de werksessies werden uitgenodigd. Hierdoor zijn de juiste gesprekken met de juiste mensen gevoerd en kon de werkgroep in deze samenstelling een gedegen advies over het nieuwe aanmeldproces uitbrengen richting directie.

Eindrapport voor een geüniformeerd aanmeldproces

De uitwerking van het nieuwe aanmeldproces werd verwerkt in een RFP. Dit RFP bestond onder andere uit de visie op het aanmeldproces, de technische – en functionele eisen en een beschrijving van het Minimum Viable Product (de eerste versie van het product wat in ieder geval voldoende functionaliteit bevat om mee te kunnen werken).  
Daarnaast leverden Cindy en de programmamanager een eindrapport op met daarin onder andere de bevindingen en resultaten van het geüniformeerde proces, de impact per aanmeldbureau en een aantal aanbevelingen ten aanzien van het proces en de leveranciersselectie. Ook werkte Cindy een advies uit voor de aanpak en planning van de implementatie.

Fijne samenwerking, groot succes

De grote betrokkenheid vanuit de projectgroep van Karakter zorgde voor een positieve en productieve werkomgeving. De intensieve samenwerking tussen Karakter en M&I/Partners is een essentiële factor geweest in het succes van deze opdracht.

Karakter heeft aan de hand van het RFP en het eindrapport een leverancier geselecteerd. De applicatie om het aanmeldproces te ondersteunen is inmiddels geïmplementeerd.  

Meer weten?

Meer weten over dit project of over het succesvol optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen? Neem vrijblijvend contact met ons op en/of neem een kijkje op onze bedrijfsvoeringpagina.