GGZ Westelijk Noord Brabant implementeert een nieuw ECD

GGZ Westelijk Noord Brabant (hierna: GGZ WNB) vroeg M&I/Partners om hen te begeleiden bij de implementatie van Pluriform Zorg als hun nieuwe ECD. Marina Pol en Inèz Sikkel hebben de projectleiding op zich genomen.

De overgang naar een nieuw Elektronisch Cliëntendossier is voor iedere organisatie spannend omdat het ECD de basis vormt voor alle processen in de organisatie. Bij GGZ WNB maakten ze al meer dan 20 jaar gebruik van hetzelfde ECD. Dit maakte een transitie extra uitdagend door de hoeveelheid data in het systeem. Ook had GGZ WNB hun eigen processen ingericht in het oude ECD. Bij de overgang naar een nieuw ECD moest de organisatie zich deels aanpassen aan de processen die zijn bedacht door de leverancier. Daarnaast was de uitdaging dat de implementatie in negen maanden gerealiseerd moest worden.

De implementatie van oud naar nieuw

Marina en Inèz namen de organisatie van het project op zich. Zij stuurden de werkgroepen aan en begeleidden hen, contacteerden de leverancier, bewaakten de planning, deadlines en budget, hielden de project- en stuurgroep op de hoogte en losten issues op als die zich voordeden. Ook begeleidden zij bij het aansturen van de verandering. Voor het primaire proces is een nieuw ECD namelijk een grote wijziging. Zij begeleidden GGZ WNB hierin door het organiseren van verschillende webinars en het verspreiden van nieuwsbrieven.

Vanaf 2 januari 2024 heeft GGZ WNB Pluriform Zorg in gebruik genomen. Het nieuwe ECD/Pluriform is snel geïmplementeerd binnen GGZ WNB. Het is nog even wennen voor de organisatie om het nieuwe ECD te gebruiken, maar de zorgmedewerkers en ondersteunende diensten hebben de schouders eronder gezet.

De succesfactoren voor een nieuw ECD

Tijdens het project constateerden Marina en Inèz de volgende succesfactoren bij het overgaan op een nieuw ECD:

• Vroeg in het traject inzetten op de verandering;
• De projectgroep betrekken bij de aansturing op de planning en organisatievraagstukken;
• Capaciteit vrijmaken binnen de organisatie voor het meewerken in het project;
• Belangrijke rollen in het project binnen de organisatie beleggen, zoals de voorzittersrol van de werkgroepen.

Meer weten over ECD?

Wij ondersteunen bij de implementatie of herimplementatie van het ECD. Wilt u meer weten over hoe wij dat doen? Lees er hier meer over of neem vrijblijvend contact met ons op.