Noodzaak tot (systeem)verandering in de bedrijfsvoering

We zien dat steeds meer zorgorganisaties in de care toe zijn aan het optimaliseren van de informatievoorziening in de bedrijfsvoering. Veel organisaties hebben de laatste jaren in het primaire proces de beweging gemaakt naar eigen regie, zelforganisatie, zelfsturing of Rijnlandse inrichting. Dit zijn verschillende termen en methoden om aan te geven dat de professional in het primaire proces meer regie en zeggenschap wordt gegeven over het eigen werkproces. Dit uiteraard binnen de mogelijkheden van de zorgprofessional.

Het zorgproces heeft daarbij primair veel aandacht gekregen. Op veel plaatsen is een nieuw ECD gekozen dat beter aansluit bij die nieuwe werkwijze of er heeft een optimalisatie van de inrichting van het bestaande ECD plaatsgevonden. De volgende stap voor veel zorgorganisaties is het beter aansluiten van het bedrijfsvoeringsproces op deze nieuwe besturingsfilosofie.

Informatiesystemen in de bedrijfsvoering

De wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd en de informatievoorziening die daarbij gebruikt wordt, loopt in veel organisaties achter bij de ontwikkelingen in het primaire proces. In deze blog gaan we nader in op de informatievoorziening.

Veel informatiesystemen in de bedrijfsvoering zijn al geruime tijd over de afschrijvingstermijn heen. In de care komen we nog regelmatig systemen tegen die daar al langer dan 20 jaar draaien. Als de leverancier van die systemen is meebewogen in de veranderende besturingswijze van zorgorganisaties is er niets aan de hand. Dan kan de samenwerking worden voortgezet.

Eigen regie

Echter, we zien dat een aantal leveranciers het moeilijk heeft om de slag naar meer eigen regie van de zorgprofessional te maken. Meer eigen regie betekent namelijk vaak een verschuiving van taken van een centrale ondersteunende afdeling naar het zorgteam. Denk bijvoorbeeld aan het in-, door- en uitstroom proces, het roosterproces met een vorm van zelfroosteren, sturen op financiële resultaten en (delen van) de inkoop. Zorgprofessionals taken laten uitvoeren die voorheen door de manager of de vakprofessional uit de bedrijfsvoering werden uitgevoerd, stelt een aantal randvoorwaarden:

1. Allereerst is een eenvoudige gebruikersinterface noodzakelijk. Het is cruciaal dat teams zonder al te veel training een systeem kunnen gebruiken, in verband met de wijze waarop teams rollen verdelen en het grote verloop in medewerkers.
2. Daarnaast is het noodzakelijk dat de systemen zo kunnen worden ingericht dat er gevarieerd kan worden tussen de traditionele hiërarchische aansturing en een inrichting met zelfsturing of zelforganisatie. Bij een hiërarchische aansturing weet je zeker wie de taak uitvoert en is een workflow daar eenvoudig op in te richten. Bij zelfsturing of zelforganisatie ligt dat ingewikkelder, taken moeten verdeeld worden over meerdere rollen/medewerkers in het team.
3. Ook is het belangrijk dat workflows eenvoudig door de organisatie zelf te onderhouden zijn, om de eenduidigheid van processen te ondersteunen en af te dwingen.
4. De integratie van de verschillende bedrijfsvoeringsprocessen is een ander punt van belang. Veel organisaties kiezen voor integratie, soms boven functionaliteit. Niet meer aparte domeinen, maar systemen die een proces volledig kunnen ondersteunen zodat medewerkers niet in meerdere systemen hoeven te werken.
5. Tot slot willen zorgorganisaties ontzorgd worden. Ze willen geen leverancier die ze moeten vertellen wat ze willen, maar een leverancier die weet wat er speelt in hun markt en daar de software proactief op aanpast.

Brede blik

Omdat de traditionele systemen steeds minder (kunnen) voldoen aan deze randvoorwaarden oriënteren zorgorganisaties zich op andere systemen. Vervanging van de bedrijfsvoeringsystemen alleen is echter geen oplossing. Als er geen aandacht is voor de procesinrichting en het gedrag van mensen dan geldt de uitspraak: “Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg". Daarom kijken we bij M&I/Partners nooit alleen maar naar de techniek en pleiten we voor een brede blik met aandacht voor het proces, de mens en zijn gedrag en de techniek. Vooral het vinden van een nieuwe balans tussen de veranderende verhoudingen tussen de ondersteunende diensten en het primair proces is in dit soort trajecten belangrijk. Hier zullen we in onze volgende blog op inzoomen.