Vijf onderwerpen op de digitale agenda na COVID

Het is bijzonder te zien wat er in korte tijd op digitaal gebied veranderd en opgezet is. Deze veranderingen waren noodzakelijk want het was en is crisis. Maar wacht niet te lang met het voorbereiden van je organisatie op het einde van de crisis. In mijn dagelijkse praktijk kom ik vijf onderwerpen met betrekking tot digitalisering tegen die op dit moment aandacht vereisen met het oog op de toekomst.

Het nieuwe normaal

Sinds maart van dit jaar is er in Nederland veel veranderd. Ons dagelijks leven ziet er compleet anders uit dan we met elkaar hadden bedacht in januari. In openbare ruimtes draag je een mondkapje, staan pijlen op de grond voor looprichting en bestaat er ineens zoiets als te veel mensen in de winkel. Als je een verjaardag wil vieren doe je dat met maximaal 3 gasten thuis, hou je anderhalve meter afstand en zitten drie kussen er niet meer in. Dit soort veranderingen zien we in onze persoonlijke leefomgeving en in de organisaties waar we werken.

• We zijn (gedwongen) expert geworden in menig online vergader-tool: Teams, Hangouts, FaceTime, Whereby, WebEx en de lijst gaat nog wel even door. 
• We voeren ons werk massaal op afstand uit.
• We hebben onze processen anders georganiseerd omdat er minder fysiek geregeld kan worden.
• Als we naar kantoor gaan reserveren we een plek.

 Of toch het oude?

Het is bijzonder te zien wat er in korte tijd op digitaal gebied veranderd en opgezet is. En dat met op veel plaatsen minder weerstand dan we in eerste instantie hadden verwacht. Deze veranderingen waren noodzakelijk want het was en is crisis. Maar ook deze crisis is uiteindelijk eindig. 

Wacht niet te lang

Wacht niet te lang met het voorbereiden van je organisatie op het einde van de crisis en de periode daarna. Want hoe snel we zaken veranderd hebben aan het begin van de crisis, zo lastig kan het straks zijn om de quick fixes en noodmaatregelen terug te draaien of te transformeren naar de oplossingen die je als organisatie op de lange termijn wil. 

Vijf onderwerpen

In mijn dagelijkse praktijk kom ik vijf onderwerpen met betrekking tot digitalisering tegen die op dit moment aandacht vragen met het oog op de toekomst.

 1. De visie en strategie rond digitalisering

• Willen we onze processen verder digitaliseren? Of werkt de oude manier toch beter?
• Hebben we met onze ‘crisis-keuzes’ afgeweken van ons beoogde doel? Moeten we de keuzes bijstellen of juist het doel?

2. Wet- en regelgeving

• Zijn de (digitale) spoedactiviteiten die je hebt uitgevoerd wel acceptabel binnen de wetgeving die op je organisatie van toepassing is?

3. Duurzame inzetbaarheid van mensen

• Zijn je medewerkers nog wel betrokken bij je organisatie na een lange periode thuiswerken?
• Hoe zorg je dat iedereen tijdig over de juiste informatie beschikt?
• Hoe houd je echte verbinding op afstand?

4. COVID specifieke processen en informatie

• Behoud je de applicaties die je hiervoor hebt aangeschaft?
• Blijven nieuw aangestelde functionarissen nog relevant?
• Ga je verdere vergaarde informatie en data verder gebruiken dan de huidige crisis?

5. De nieuwe werkplek

• Hoe ziet de werkplek van de toekomst eruit? Hebben we hier de afgelopen maanden de basis voor gelegd, of juist niet?
• Hebben we nu niet een te groot kantoor nu iedereen thuiswerkt?
• Hebben we niet een te klein kantoor nu er veel meer videobelvoorzieningen ingezet moeten worden?

Of je nu vandaag al begint of over een maand, het bestendigen of juist afschalen van de ingezette veranderingen in je organisatie is onvermijdelijk. Zorg dat het snel een plek krijg op de agenda van je organisatie zodat je deze keuzes bewust kan maken.