Digital workspace: one size fits nobody

De werkplek is de afgelopen jaren flink veranderd. Rijen bureaus en vaste werkplekken zijn niet meer bepalend in het beeld dat wij van een kantoor hebben. Hybride en tijd- en plaatsonafhankelijk werken is vandaag de dag eerder regel dan uitzondering. Covid-19 én de nieuwe generatie werknemers: de Digital Natives, hebben hier een belangrijke bijdrage aan geleverd. De generatie Digital Natives zoekt vrijheid in werk en in indeling van tijd. Zij bepalen zelf hoe ze het best kunnen werken en van een (toekomstige) werkgever verlangen zij nieuwe manieren van werken. Dit vraagt om eigentijdse ICT-oplossingen en aanpassingen aan de werkplek. Daarnaast zijn er medewerkers binnen organisaties die hun werk met zo min mogelijk digitale veranderingen willen doen en baat hebben bij de "oude" oplossingen die volgens hen prima volstaan. Als werkgever én als ICT-afdeling dien je hier rekening mee te houden. Maar hoe speel je hier als organisatie op in? Want voor de werkplek geldt dus niet: ‘one size fits all’.

Verschillen

Organisaties bestaan uit diverse medewerkers, profielen en groepen. Deze verschillen hebben invloed op de werkplekken van een organisatie. Rondom het nieuwe werken na corona en met de komst van de nieuwe generatie 'Digital Natives' zijn bricks (huisvesting) en bytes (benodigde technologie) twee belangrijke componenten maar het vraagt vooral van medewerkers een bepaalde manier van werken waarop het werkgedrag (behaviour) binnen de organisatie moet worden aangepast. 

Centraal beleid formuleren

Om op deze veranderingen en ontwikkelingen voorbereid te zijn en blijven moeten organisaties een centraal beleid formuleren. Maar hoe pak je dit als organisatie aan?

• Stel met de directie in grote lijnen het centrale beleid en de organisatie overstijgende visie op om draagvlak binnen de directie te creëren.
• Verfijn dit beleid en de visie met de rest van de organisatie en de business. Dit zorgt ervoor dat de afdelingen en teams de werkplekken kunnen afstemmen op eigen werkprocessen.

Digital Workspace

Om in te spelen op deze verschillende behoeften en werkwijzen zoeken organisaties flexibele werkplekoplossingen. Dit wordt tegenwoordig de Digital Workspace genoemd. De Digital Workspace is een veilige en (virtuele) werkplek die plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maakt en beschikbaar is via elk apparaat. Iedereen kan dus overal werken. Het fundament van deze manier van werken bestaat uit optimale en flexibele ICT-faciliteiten.

• Een Digital Workspace kenmerkt een tijdperk waarin de gebruiker niet langer hoeft te leren hoe technologie werkt, maar waarin de gebruiker de technologie aanstuurt op basis van behoeften en wensen om zo productief mogelijk te zijn.
• Een Digital Workspace bestaat uit verschillende werkplekken met een specifieke set ICT-faciliteiten, gebaseerd op de rollen en werkstijlen van de verschillende medewerkers.
• In de ideale situatie hebben alle medewerkers een eigen werkplek die aansluit bij de visie van de organisatie en bij de behoeften van de medewerker. Want niet iedereen heeft dezelfde ICT-toepassingen nodig. 

Essentieel bij het ontwikkelen van een Digital Workspace is dat een organisatie de eigen visie als uitgangspunt neemt en de wensen van de individuele medewerker honoreert. De adaptatie van de nieuwe ICT-functionaliteiten door de individuele medewerker is voor een groot deel de sleutel tot een succesvol gebruik. Zorg dat je hier als organisatie naar luistert en gehoor aangeeft. 

Om medewerkers effectief en op een juiste manier op de nieuwe werkplek te laten werken is een adaptatieproces nodig. Over de hele breedte van de organisatie moet deze manier van werken worden ondersteund en gefaciliteerd. In de ontwikkeling van een Digital Workspace en de bijbehorende organisatieverandering is de HR-afdeling dan ook een onmisbare partner voor ICT. Als zij goed samenwerken met de business ontstaat er ruimte voor groei en kan de organisatie zich richten op innovatie om zo “concurrenten” voor te blijven mét tevreden medewerkers.