10 tips voor succesvolle opschaling van digitale zorg

28 maart 2023

Succesvol opschalen van digitale innovaties is in veel organisaties een lastig traject. Petra Gooskens geeft 10 tips voor een succesvolle opschaling vanuit haar ervaring als projectleider voor de opschaling en een ziekenhuisbrede uitrol van BeterDichtbij, een applicatie voor digitaal contact tussen zorgverlener en patiënt.

In onderstaand figuur zie je dat het opschalen van projecten andere activiteiten vraagt dan de exploratiefase. Dit vraagt dus ook om een andere aanpak. opschaling M&I/Partners

10 tips voor succesvolle opschaling

Sluit de pilotfase af voordat je met de opschaling start.
De opschaling van digitale zorg vraagt om andere activiteiten dan een pilotfase (zie figuur hierboven). Het is daarom belangrijk om een pilotfase af te sluiten, en voor de opschaling een nieuw plan van aanpak te maken. Beoordeel opnieuw de doelen en het team, en pas waar nodig aan. Bij het afsluiten van de pilotfase hoort ook het borgen van activiteiten, waarbij doorlopende activiteiten worden belegd in de lijn.
Maak tijd vrij om te leren van andere ziekenhuizen.
Ga bij het opstellen van het plan van aanpak in gesprek met ziekenhuizen die dezelfde technologie gebruiken. Leer van hun ervaring.
Wees ambitieus om gebruikersgemak te faciliteren.
Vecht voor de technische integratie op het moment dat is besloten een toepassing ziekenhuisbreed in gebruik te nemen. Een voorbeeld voor BeterDichtbij: start direct met automatisch aanmelden. Dit betekent dat een patiënt automatisch voor BeterDichtbij wordt uitgenodigd o.b.v. de afspraakcode. Dit is een extra kluif om in te richten. Het verminderen van handmatige acties zorgt wel direct voor beter gebruik.
Als het geen strategisch doel is, lukt het niet.
Poliklinieken lopen over in het werk. Tevens vraagt de implementatie eerst een investering voordat de opbrengst volgt (zie de afbeelding hieronder). Daarom is het van belang dat de opschaling wordt gesteund op strategisch niveau, zodat de opschaling urgentie en prioriteit krijgt. Het heeft enorm geholpen dat de opschaling van BeterDichtbij onderdeel was van de kaderbrief en jaarplannen.

In het figuur hieronder (bron: BeterDichtbij) wordt weergegeven dat de implementatie van BeterDichtbij eerst een investering vraagt voordat de opbrengst volgt. Daarom is het van belang dat de opschaling wordt gesteund op strategisch niveau, zodat de opschaling urgentie en prioriteit krijgt.
Maak behapbare werkpakketten.
Dit maakt dat het voor de afdelingen beter is te overzien. Ook kan je als projectgroep eerder bijsturen. Het implementeren van BeterDichtbij vraagt aanpassing van de werkprocessen. Immers, nieuwe technologie in oude processen is enkel dure technologie. Deze aanpassing dient door de afdelingen zelf te worden uitgevoerd. Het is best ingewikkeld hier als projectgroep grip op te houden. Wij hebben 3 tussentijdse checklisten gemaakt, waarin stond welke stappen afdelingen op dat moment moesten uitvoeren. De checklisten zorgen ervoor dat de werkzaamheden voor de afdelingen beter te overzien zijn. Tevens heb je als projectleider en stuurgroep eerder inzicht in de voortgang van de afdelingen en kan je eerder bijsturen.

Voorbeelden van mijlpalen uit de eerste checklist “voorbereiding”
Informeer team over BD-implementatie traject (TM's, Artsen, Doktersassistentes, etc.)
Hardware (werkplek met webcam en microfoon) is gecontroleerd en missende hardware is aangevraagd via Topdesk.
Key-users poliklinieken zijn aangesteld
Informatie voor instantie en groepsaccounts zijn ingevuld
Medewerkerslijst is compleet ingevuld
Het is pas een project van de zorg, als een zorgmanager onderdeel is van het projectteam.
Zoals ook bij tip 5 is genoemd: het is belangrijk dat de werkprocessen worden aangepast. Door het betrekken van een zorgmanager hadden we een korte lijn tussen de projectgroep en de zorgmanagers.
Werk niet in isolatie: ‘alleen is sneller, maar samen is verder’.
Zorg voor aansluiting met andere projecten rondom digitale zorg. Het is belangrijk om de verschillende initiatieven goed op elkaar af te stemmen, zodat inrichting en communicatie logisch blijven voor de gebruiker. Zo hebben wij veelvuldig contact gehad met andere projectleiders over het registreren van bezwaar, de communicatie naar de patiënt, en de communicatie naar zorgverleners.
Organiseer korte lijnen met de ICT-afdeling, ook al is het geen ICT-project.
Omdat BeterDichtbij in de pilot fase al was uitgerold, was BeterDichtbij binnen ICT al in beheer genomen. Echter bleken er bij de opschaling nieuwe wensen te zijn zoals het inrichten van automatisch aanmelden en een bezwaar knop voor patiënten. Dat waren werkzaamheden voor het team vernieuwing. Door het aanstellen van een vast contactpersoon binnen ICT met de taak de activiteiten te coördineren is een goede oplossing gevonden.
Maak een goed dashboard.
De inrichting van de data uit BeterDichtbij in de reguliere rapportages was een hele uitdaging. Het resultaat is echter zeer behulpzaam: elke afdeling kan het gebruik inzien tot op het niveau van de individuele zorgverlener. Dat een manager op elk moment inzicht kan krijgen in het gebruik op zijn/haar afdeling is essentieel om data gedreven te verbeteren.
Start niet met het project als onduidelijk is wie de nieuwe toepassing kan beheren.
Het implementeren van technologie is stap één. Hierna volgt het onderhoud, updaten en continue verbeteren. Het is dan ook belangrijk vroegtijdig een beheerder te benoemen voor het BeterDichtbij proces. Deze beheerder monitort de ziekenhuisbrede werkafspraken (en past ze waar nodig aan), communiceert over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot BeterDichtij en is het aanspreekpunt bij (complexere) optimalisatie van gebruik van BeterDichtbij.