De polikliniek van de toekomst

5 oktober 2022

Hoe ga je als ziekenhuis en ICT-afdeling om met een steeds complexer landschap en de groei in digitale middelen? Hoe zorg je dat digitalisering waarde toevoegt? En hoe blijft het nieuwe (digitale) proces beheersbaar, betaalbaar en logisch voor de patiënt en zorgverlener? Deze vragen stonden eind juni centraal tijdens de online bijeenkomst ‘De polikliniek van de toekomst: tetris met e-health’.

Tijdens deze bijeenkomst namen Rik Bruinsma (manager Medisch Service Platform) en Lotte van Selm (consultant digitale zorg) van het Franciscus Gasthuis & Vlietland en Timo van Dam (programmamanager polikliniek van de toekomst) van het Spaarne Gasthuis ruim 100 geïnteresseerden uit 40 verschillende ziekenhuizen mee in hun visie en uitdagingen die spelen in de ziekenhuizen bij de inrichting van de polikliniek van de toekomst.

De polikliniek van de toekomst

Een toenemende en steeds complexer wordende zorgvraag, terwijl de krapte op de arbeidsmarkt aanhoudt en er beperkte financiële ruimte is. Patiënten die meer regie willen over hun eigen zorgproces. Noodzaak om te verduurzamen. Ziekenhuizen staan voor grote uitdagingen en zoeken oplossingen in ‘de juiste zorg op de juiste plek’, ‘waardegedreven zorg’ en digitalisering. Allemaal vraagstukken die vaak worden samengevat in een programma ‘De polikliniek van de toekomst’.

Menukaart voor de (digitale) polikliniek van de toekomst

De keuzes, mogelijkheden en uitdagingen rondom de polikliniek van de toekomst zijn groot. Denk hierbij aan keuzes op het gebied van digitaal aanmelden, dossierinzage, digitale zorg vragenlijsten, e-consulten, monitoren op afstand, keuzehulpen en optimalisatie van de logistiek.

Petra Gooskens, senior advies M&I/Partners: "We beschrijven dit vaak aan de hand van een uitgebreide menukaart. Als je denkt aan een menukaart bij een restaurant, kies je enkele gerechten op een menukaart, niet alles en zeker niet alles tegelijk. Wij zien dit ook bij het ontwerpen en inrichten van een polikliniek van de toekomst. Je kiest als ziekenhuis een paar onderwerpen waar je op focust. De uitdaging: hoe kom je tot de ‘juiste’ set aan keuzes?".

Voorbeeld menukaart ‘polikliniek van de toekomst’

Zelfregie patiënt
Patiëntportaal
Digitale communicatie: beeldbellen, app, chat
Digitale informatievoorziening: folders
Digitale self service: online (zelf) afspraak maken, aanmelden
Poli voorbereiding: vragenlijsten, medicatie verificatie, vragen aan arts
Digitale zorgverlening: keuzehulpen, self management apps
Zorg thuis: telemonitoring

Digitale reis medewerker
Update/optimalisatie EPD: standaardisatie, registratielast
Spraakherkenning
Robotic Process Automation
Koppeling apparatuur aan EPD
Beeldmanagement
Mobiele / nieuwe werkplek
Papierloos: digitale polibriefjes, orderbriefjes

Samenwerking zorgnetwerk
Gegevensuitwisseling: medicatie, BgZ, beelden
Inzage in EPD andere instellingen
Zorgverlenersportaal
Regionaal capaciteitsmanagement
Digitaal overleg: eTransmuraal consult, MDO
Population health: preventie

Datagedreven werken en Artificial Intelligence
Waardegedreven zorg
Beslisondersteuning
Automatiseren opleveren data voor (kwaliteits-)registraties
Machine learning / Artificial Intelligence
Prognostische modellen

Wetgeving en informatiebeveiliging
Toegangsbeveiliging
Cybersecurity / privacy
Voldoen aan de WeGIZ
Voldoen aan MDR

Digitaal voor elkaar

Als we het hebben over de poli van de toekomst moeten we scherp hebben en houden waar we het voor doen. Vanuit het Franciscus Gasthuis & Vlietland staat de visie ‘Digitaal voor elkaar’ centraal. ‘Regie bij de patiënt, we helpen onze patiënt en elkaar bij digitalisering. We versterken de patiëntrol in eigen gezondheid door middel van digitale communicatie en gegevensuitwisseling en de juiste zorg op de juiste plek op het juiste moment. Doordat we meer kennis hebben over onze patiënt, kunnen we tijdig, samen beslissingen nemen. Zo leren wij van elkaar. Digitalisering en de keuzes hierin helpen ons efficiënt te werken en de deuren van Franciscus open te houden. We willen dit samen met onze (regio) partners organiseren’, zegt Lotte van Selm (consultant digitale zorg).

80% van de deelnemers vindt een 'digitale' werkwijze het uitgangspunt voor de polikliniek van de toekomst.

De service gedachte: het Medisch Service Platform (MSP)

Je zult de polikliniek van de toekomst op een centraal punt moeten organiseren. Dat betekent de administratieve lasten weghalen bij de polikliniek. Vanuit het Franciscus Gasthuis & Vlietland is dat georganiseerd via het Medisch Service Platform (MSP). Rik Bruinsma, manager MPS: ‘Dit is echt een middel om de visie ‘Digitaal voor elkaar’ uit te voeren. De beste service die je kan verlenen, is zo weinig mogelijk service. Dat klinkt misschien gek, maar we willen de onnodige administratieve contacten zoveel mogelijk elimineren om daarmee ruimte te bieden voor de zorg.. Belangrijk hierbij is het zoveel mogelijk leren van de behoefte van de patiënt en de zorgverlener’. Het Medisch Service Platform is voorwaardelijk voor de digitale transformatie.

Voor het verbindende fysieke, telefonische en digitale contactpunt met goede lijnen het huis.
Het ondersteunt de digitale interactie tussen patiënten, zorgverleners en zorgpartners.
En het MSP is het middel om Franciscus Digitaal te organiseren en onze patiënten en elkaar daarbij te helpen.

De poli van de toekomst

Binnen het Spaarne Gasthuis is de poli van de toekomst een programma gericht op meer regie en persoonlijke service voor de patiënt, slimme inzet van middelen & een toekomstbestendige/leuke baan voor ons personeel. Timo van Dam (programmamanager polikliniek van de toekomst): ‘Het programma poli van de toekomst is opgezet om een aantal uitdagingen op te pakken. Zoals de administratielast voor zorgverleners verminder door slimme inzet van digitale middelen en harmoniseren van processen. Dit is extra belangrijk in tijden van arbeidsmarktkrapte om onze medewerkers aan ons te blijven binden en werkdruk te verminderen. Gelijktijdig geven we de patiënt meer regie over het verloop van het zorgtraject, waarbij wij altijd ook toegankelijk blijven voor de minder digitaalvaardige patiënt. Vanuit de patiënt ziet dat er als volgt uit:

Focus in de digitale mogelijkheden

Hoe houden het Franciscus Gasthuis en Vlietland en het Spaarne Gasthuis met het toenemend aantal digitale mogelijkheden het proces voor zowel de zorgverlener als patiënt logisch en beheersbaar? Dit gebeurt onder meer door keuzes te maken.

In het Spaarne Gasthuis staat Epic centraal zowel de zorgverlener als patiënt. Daarin komt alles bij elkaar. Het Spaarne Gasthuis heeft ook een app, MijnSpaarneGasthuis, die in minder dan een jaar tijd verviervoudigd is in gebruik (van 10% naar 45%). Het Spaarne Gasthuis maakt uitzonderingen als specialistische applicaties meer geschikt zijn, bijvoorbeeld voor telemonitoring. Het Spaarne Gasthuis wil de huidige basis nu versterken en als springplank gebruiken voor andere toepassingen. Dit vraagt om geharmoniseerde processen over de verschillende poli’s en verbetering van de digitale vaardigheden van zowel patiënten als zorgverleners. Dat heeft nu de focus.
Het Franciscus Gasthuis en Vlietland heeft een patiëntenportaal van ChipSoft en ziet een toename van externe toepassingen, zoals telemonitoring, BeterDichtbij en een app voor digitale vragenlijsten voor patiënten. Lotte van Selm geeft aan dat het Franciscus Gasthuis en Vlietland daarom wel zoekt naar één opstappunt voor de patiënt waarin die verschillende digitale mogelijkheden logisch bij elkaar komen.

Bijna 50% van de deelnemers geeft als voorwaarde aan om 25 procent van de consulten digitaal te kunnen leveren, dat het zorgproces beter aangepast moet worden op digitaal werken.