Isala naar een gestructureerd informatiebeleid

Isala naar een gestructureerd informatiebeleid

De vraag waarmee Isala eind 2018 naar M&I/Partners stapte, leek op het eerste gezicht eenvoudig: help ons met het implementeren van ons nieuwe EPD, HiX van ChipSoft. 

Gestructureerd informatiebeleid

Maar er was meer aan de hand. ‘We realiseerden ons dat het niet volstond om alleen een EPD in gebruik te nemen,’ zegt Hans de Boer, lid van de raad van bestuur van Isala met ICT in zijn portefeuille. ‘Wij wilden toe naar een gestructureerd informatiebeleid. Dat was in ons ziekenhuis teveel versplinterd. Het nieuwe EPD moest van dat informatiebeleid een onderdeel vormen.’ 

Herinrichting van ICT en informatiemanagement

Isala heeft M&I/Partners gevraagd te ondersteunen bij de ontwikkeling van informatiemanagement en ICT, de inrichting van de CIO-office, de inrichting van Datamanagement & Business Intelligence en de inrichting bedrijfsvoering.

Geen eenduidige informatie

Er waren op dat moment binnen Isala verschillende manieren om met data en ICT om te gaan. ‘Alle afdelingen hadden hun eigen werkwijze. De Isala Academie, onze wetenschappelijke afdeling, de afdeling BI, maar ook het hartcentrum, de laboratoria en capaciteitsmanagement. Er was de jaren ervoor onvoldoende centrale aansturing geweest, waarmee eenduidigheid van bijvoorbeeld datadefinities en wijze van archivering niet tot stand kwam. Hiermee was er veel data, maar geen eenduidige informatie.’ 

Hans de Boer noemt een voorbeeld. ‘Het maakte nogal wat uit of je HR of financiën naar het aantal fte’s vroeg. De verschillen tussen die cijfers waren groot, en dan is het lastig om als raad van bestuur een goed beleid uit te stippelen en te evalueren. Het probleem was dat men dat bij de betreffende afdelingen niet als een probleem ervoer. Beide afdelingen konden prima uitleggen waarom die verschillen er waren en dan ging men weer over tot de orde van de dag.’ 

Gemeenschappelijke visie op digitalisering

Er was dan ook behoefte aan een gemeenschappelijke visie op digitalisering en informatisering, en een partner om daarbij te ondersteunen. ‘We kenden M&I/Partners uit het voortraject van de keuze van ons nieuwe EPD, en dat was ons goed bevallen. Ze waren sterk in een strategische visie. Ze stelden een gestructureerd informatiemodel op dat we later I&I zijn gaan noemen, Informatie & ICT.’ 

Dit leidde tot een verbeterd overleg tussen gebruikers en de ICT-afdeling op basis van bedrijfsvoering (ERP), zorgprocessen (EPD) en Data Intelligence. De voormalige ICT-afdeling werd hiermee de afdeling Informatie & ICT. Hans de Boer: ‘Met M&I/Partners is een I&I-afdeling als werkmodel geïntroduceerd. Dat deden ze goed, met duidelijke dwarsverbanden. Ook vervulden ze een paar vacatures ad interim.’

Visie op informatiemanagement

Een van de noodzakelijke veranderingen bij Isala betrof de manier waarop de afdeling ICT was georganiseerd. ‘Wat goed was geregeld, was de organisatie van de werkplekken en de veiligheid. Maar er was te weinig visie op informatiemanagement. We waren te veel gericht op de hardware, het beheer en de continuïteit, en te weinig op wat we met de samenhang van alle data konden doen.’

Dezelfde taal

Wat betreft de personele invulling betekende dit onder meer de aanstelling van een CIO. ‘We hadden iemand nodig die de digitale transformatie ging leiden van ICT in enge zin naar informatie in brede zin. Daarvoor is onder meer een voorwaarde dat iedereen dezelfde taal spreekt, zodat je informatie ook echt kunt uitwisselen.’

Met de komst van de nieuwe CIO is de opdracht van M&I/Partners goed afgerond, aldus Hans de Boer. ‘Het werkmodel I&I kan nu verder worden gepolijst. Dat is dan meer dan structuur, het gaat ook om gedragsverandering, beëindiging van bestaande samenwerkingsrelaties en het aangaan van nieuwe samenwerkingsvormen.’ 

Dit proces is nog gaande, maar het gaat volgens Hans de Boer de goede kant op. ‘De implementatie van HiX heeft een goede vorm gekregen en er is vertrouwen in huis over het functioneren. De eerste stappen richting een steeds betere informatiestroom hebben ook vorm gekregen en nu gaan we verder. De expertise, maar ook de rust en de doorzettingskwaliteit van de mensen van M&I/Partners hebben ons daarbij uitstekend geholpen.’