CWZ stapt vol trots de digitale wereld in

Een nieuw EPD van ChipSoft in het Nijmeegse Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ). Dat was de taak waarvoor M&I/Partners zich sinds medio 2016 gesteld zag. De voorgeschiedenis was interessant, want doordat het ziekenhuis aanvankelijk een andere leverancier op het oog had, was er de nodige vertraging opgetreden. Veel artsen in het CWZ werkten om die reden nog steeds met papieren dossiers, toen M&I/Partners in de aan de slag ging.

Solide organisatie

De eerste opdracht was om een solide organisatie op te bouwen. Zonder de goede mensen op de juiste positie zou het onmogelijk zijn geweest om op het afgesproken tijdstip in december 2017 live te gaan. Dat betekende dat de IT-organisatie van het ziekenhuis, die uit een kleine honderd medewerkers bestond, werd uitgebreid. Op tijdelijke basis werden zo’n twintig applicatiecoördinatoren aangenomen. Ieder van hen richtte een bepaalde module van het EPD in en testte deze. Dit uiteraard in nauw contact met de zorgverleners en de leverancier. 

Nieuwe infrastructuur

Een extra uitdaging was dat er tegelijk met het EPD een nieuwe infrastructuur in het CWZ werd aangelegd. Alle afdelingen kregen nieuwe kabels, monitoren en apparatuur. Dan komt het aan op overzicht houden en stabiliteit creëren. Niet alleen de techniek moet goed worden geregeld, maar ook de relatie met de zorgprofessionals is essentieel. Een nieuw EPD gaat alleen maar werken als er goed naar hun wensen en verlangen wordt geluisterd. De inrichting van een sterke serviceorganisatie had dan ook prioriteit. Maar je moet ook een strakke logistieke planning hanteren. Als er op driehonderd kamers een plafond open moet, kun je er niet op vertrouwen dat dat vanzelf goed komt.

Op tijd opgeleverd

Om de acceptatie van het nieuwe EPD door de zorgverleners in beeld te krijgen, werd een ‘verandermonitor’ ingericht. Zo’n monitor maakt veel duidelijk, aldus Arnoud ‘In hoeverre zijn zorgverleners zich al bewust van de impact van een nieuw EPD? En zijn ze al gemotiveerd om getraind te worden in het nieuwe systeem? Om een voorbeeld te noemen: via het patiëntenportaal krijgen patiënten direct een uitslag van een onderzoek te zien. Ook als die uitslag negatief is. Hoe ga je daarmee om? Dat zijn situaties waarop je je goed moet voorbereiden.’

Vernieuwing ICT-voorzieningen

Dankzij al deze inspanningen werd het EPD in het CWZ volgens planning eind 2017 in gebruik genomen, op 8 december om precies te zijn. ‘De spanning steeg in de slotweken, maar de livegang zelf verliep uitstekend,’ vertelt de verantwoordelijke bestuurder Gosse van der Veen. ‘Alles was in control. Als change agents hebben de mensen van M&I/Partners het proces goed ingericht. 3500 medewerkers naar een nieuw systeem begeleiden, dat is geen geringe opgave. Met de complete vernieuwing van onze ICT-voorzieningen sluiten we een periode af en stappen we met trots en vertrouwen de digitale wereld in.’

Meer informatie?

Meer informatie? Neem contact op met Jan voor een vrijblijvend gesprek. Wij ondersteunen u met uw digitale strategie, digitaal leiderschap, optimale ICT-organisatie en de bijbehorende besturing en governance. Ontdek meer