Uitbesteden van ICT: alleen voor gevorderden!

Uitbesteden van ICT: alleen voor gevorderden!


16 december 2017

Voor steeds meer organisaties is ICT van strategisch belang, maar geen kernactiviteit. Daarom wordt steeds vaker de sourcingsvraag gesteld: Waar gaan we de ICT onderbrengen? Vanwege het strategisch belang bij onszelf? Of is het juist zaak om de ICT over te laten aan professionele marktpartijen? Wat is wijsheid en wat is het goedkoopst? Lees onze praktijkervaringen!

Praten over zelf doen of uitbesteden van ICT, is praten over de ‘sourcingsstrategie’. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen de ICT-voorzieningen zelf (infrastructuur e.d.) en werkzaamheden gerelateerd aan ICT-voorzieningen (zoals onderhoud en beheer).

Voor de meeste ICT-voorzieningen geldt dat deze vandaag-de-dag ook als dienst kunnen worden afgenomen, vergelijkbaar met stroom uit de muur. Hiernaast kunnen ook werkzaamheden gerelateerd aan ICT-voorzieningen worden ingekocht als dienst. Dat geldt uiteraard niet voor de bepalende, aansturende en controlerende rol die altijd door de eigen organisatie moet worden ingevuld, maar wel voor alle andere ICT-gerelateerde werkzaamheden, zoals adviseren, selecteren, testen, implementeren en beheren. Zelfs taken en werkzaamheden die al gauw worden bestempeld als strategisch of bedrijfskritisch van aard, zoals het opstellen van een beveiligings- en/of informatiebeleidsplan, kunnen prima door derden worden uitgevoerd, mits de regie daarop in eigen handen wordt gehouden en de organisatie weet wat ze wil.

Motieven soms tegenstrijdig

Het uitbesteden van ICT levert echter lang niet altijd de gewenste resultaten op. Veel voorkomende motieven voor het uitbesteden van ICT zijn:

  • verlagen van kosten;
  • meer controle krijgen over de kosten van ICT en de bijdrage(n) van ICT aan het bereiken van de organisatiedoelen;
  • vergroten van de flexibiliteit (als de organisatie krimpt, wil men dat -liefst onmiddellijk- terug zien in lagere kosten van ICT);
  • ontzorgen;
  • betere kwaliteit.

Geen heldere relatie tussen doelen en ICT

In veel organisaties is er geen heldere relatie tussen de doelen van de organisatie en de inzet van ICT. Bij het maken van plannen en begrotingen wordt doorgaans wel een directe koppeling gelegd tussen te bereiken doelen en de inzet van personeel en financiën, maar niet met de inzet van ICT. Toch is het leggen van die relatie essentieel, ook voor het beheersen van de kosten van ICT.

Zo is een 7x24-beschikbaarheid van ICT (-dienstverlening) al gauw 5 tot 10 keer duurder dan 5x8, dus het is wel zaak goed te kijken naar het strategisch belang. Ook heeft het weinig zin te kiezen voor een –doorgaans meer dan twee keer zo durevolledig redundante storage-oplossing als het risico en de schade van uitval gering zijn. Goed weten wat je wilt is ook bij het uitbesteden van ICT van groot belang en een voorwaarde om goede onderhandelingen te kunnen voeren en goede contracten te kunnen sluiten.

Complexiteit vaak onderschat

Een andere factor is dat veel organisaties geen goed beeld hebben van wat ze precies in huis hebben en hoe zaken onderling zijn gerelateerd. Vaak is sprake van een ingewikkeld applicatielandschap met dubbele applicaties, half ingevoerde applicaties en veel koppelvlakken. Bij het uitbesteden van een deel van de applicaties blijkt opeens dat koppelingen met andere applicaties niet meer goed werken, met alle ellende en (gevolg)kosten van dien. Weten wat je hebt is dus een andere, belangrijke voorwaarde om het uitbesteden van ICT succesvol te kunnen laten zijn.

Financieel voordeel niet vanzelfsprekend

Het uitbesteden van ICT kost uiteraard geld. Vaak wordt daarbij alleen gekeken naar de prijs die de leverancier in rekening brengt en niet naar de kosten van het uitbesteden zelf. Deze bedragen al gauw 7 tot 10% van het totaal. Hiernaast verkijken veel organisaties zich op de prijs die leveranciers in rekening brengen voor zowel het ontzorgen als voor de gevraagde flexibiliteit. Zeker flexibiliteit kost geld. Meer afnemen kan altijd, maar de mogelijkheid om het aantal werkplekken kosteloos naar beneden bij te stellen, wordt door de leverancier al gauw beperkt tot zo’n 10 a 15% van het totaal. Bovendien wordt die “kosteloze” bijstelling doorgaans in de prijs verdisconteerd.

Verder is het bij werkplekken meestal zo dat de hardware eigendom is van de afnemer, waarbij krimp dus automatisch leidt tot desinvesteringen. Ook het langer gebruiken van ICT na de afschrijvingstermijn is bij uitbesteding niet mogelijk, want leveranciers houden vast aan de afgesproken afschrijvings- en dus vervangingstermijn. Zelfs voor grotere organisaties met een (doorgaans) stevige(r) onderhandelingspositie is het maar zeer de vraag of het uitbesteden van ICT uiteindelijk financiële voordelen geeft.

Wel beter zicht op kosten

Wel leidt het uitbesteden van ICT in het algemeen tot een beter zicht op de daadwerkelijke kosten van ICT en daarmee tot betere (bij)sturingsmogelijkheden en een betere afstemming tussen vraag en aanbod. Onnodige ICT-kosten kunnen dan zoveel mogelijk worden vermeden c.q. geëlimineerd. Verder speelt een rol dat bij inkoop van ICT-voorzieningen als stroom uit de muur, automatisch een veel strakkere koppeling ontstaat tussen gebruik en de kosten van gebruik. Leveranciers houden de teller immers nauwlettend in de gaten, veel beter vaak dan de eigen organisatie.

M&I/Partners doet al jaren (benchmark)onderzoek naar de ICT-kosten binnen de publieke sector en daaruit blijkt dat gemiddeld 30 tot 40% van de kosten van ICT niet in beeld is, vooral omdat personele kosten gerelateerd aan ICT op andere noemers worden geboekt. Samen met de softwarekosten bedragen de (werkelijke) personele kosten gerelateerd aan ICT doorgaans zo’n 60 tot 70% van de totale ICT-kosten. Het niet scherp in beeld hebben van die personele kosten betekent dus al gauw een fors vertekend beeld van de daadwerkelijke ICT-kosten. Pas bij een goede kostenvergelijking tussen zelf doen of uitbesteden blijkt dat de ICT-kosten veel hoger zijn dan men dacht. Dat inzicht is essentieel om ‘in control’ te kunnen blijven en verantwoorde beslissingen te kunnen nemen over het uitbesteden van ICT.

Uitbesteden voorkomt onnodig maatwerk

Een ander, positief effect van het uitbesteden van ICT, is dat onnodig maatwerk wordt voorkomen omdat leveranciers (meer) druk uitoefenen om te kiezen voor standaarden. Deze zijn voor hen immers gemakkelijker en goedkoper. Vooral binnen het openbaar bestuur wordt nog steeds veel maatwerk nodig geacht omdat elke partij zichzelf uniek vindt en bovendien door het ontbreken van de zo louterende concurrentieprikkel nog steeds (te) veel ruimte bestaat voor afwijkend gedrag. Gelukkig lijkt hier een kentering in te komen.

Contractvoorwaarden vaak onderbelicht

Wat bij het uitbesteden van ICT vaak fout gaat, is het afspreken van goede contractvoorwaarden. Service levels kunnen wel tot 25% van de totale waarde van het contract bepalen en dus is het zaak daar goede afspraken over te maken. Niet dat een goede samenwerking kan worden afgedwongen in een contract, maar het gaat er vooral om naar elkaar helder te maken wat men van elkaar verwacht. Alles wat niet goed (genoeg) is afgesproken leidt immers tot extra kosten en maakt ICT duurder dan noodzakelijk.

Goede sturing is essentieel

Dan tot slot de sturing die noodzakelijk is om tot goede keuzes te komen rondom het uitbesteden van ICT. Advies is eerst en vooral een goede businesscase te maken waarin niet alleen kosten met elkaar worden vergeleken, maar waarin ook de niet-financiële voor- en nadelen alsmede de risico’s en risicobeperkende maatregelen worden meegenomen.

Een met regelmaat terugkerend aandachtspunt in dit kader is de kwaliteit van de regiefunctie van de opdrachtgevende organisatie. Vaak wordt daarbij vooral gedoeld op de aansturing van externe ICTleveranciers, op de (kwaliteit van de) afspraken die met deze leveranciers worden gemaakt en de handhaving daarvan. Toch is een goede regiefunctie bij zelf doen even belangrijk; ook dan komt het immers aan op een goede planning en organisatie van de gewenste inzet van ICT.

Ook het sturing geven aan wijzigingen in de sourcing van ICT behoort tot de taken van de regiefunctie in kwestie. Zeker als die wijzigingen omvangrijk en ingrijpend zijn, is een programmatische aanpak gebaseerd op een goed doordachte plateauplanning essentieel. Even essentieel als goede nota nemen van de ervaringen die elders al zijn opgedaan.

Tot slot

Het uitbesteden van ICT heeft al voor veel teleurstellingen gezorgd. Veel daarvan hadden met een betere voorbereiding en beter nadenken vooraf, voorkomen kunnen worden. Vandaar de titel van dit artikel: Uitbesteden van ICT: alleen voor gevorderden!

Tips

  • Vraag je af waarom je wilt outsourcen. Outsourcing is immers geen doel op zich, maar moet bijdragen aan de ambities en doelstellingen van de organisatie.
  • Maak een businesscase. Vergeet de techniek, spreek in business termen. Cloud is techniek, lagere kosten en hogere flexibiliteit zijn business drivers.
  • Kijk of je klaar bent voor outsourcing. Weet wat je wil en wat je hebt. Aan welke informatie heeft de organisatie behoefte, aan welke toepassingen, wat zijn de beveiligingseisen, aan welke kwaliteitseisen moeten de uitbestede diensten voldoen?
  • Wanneer je weet wat je wilt outsourcen, breng dan eerst de afhankelijkheden van de dienst(en) die je wilt uitbesteden in kaart voordat je de markt op gaat. Dat voorkomt veel problemen later!
  • Houd de regie in eigen hand. De dienstverlener moet strak aangestuurd worden. Besteed daarbij voldoende aandacht aan de contractvoorwaarden. 

Meer weten wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van ICT-sourcing? Neem contact op met Richard!

Meer kennis opdoen over ICT-sourcing




ICT is van strategisch belang maar vaak nog geen kernactiviteit



Is uw sourcing-strategie duidelijk? Wordt de ICT ondergebracht? Wat is wijsheid en wat is het goedkoopst?

Lees verderofOntdek onze publicaties