De archiefwet is zijn tijd ver vooruit en stimuleert innovatie met duurzaamheidsprincipes

De laatste tijd gaat het steeds meer over verduurzaming van ICT. In dat kader wordt het tijd om de archiefwet eens af te stoffen, want het naleven van deze wet is eigenlijk best duurzaam. De meeste mensen zien deze wet als een verouderde wet die niet aansluit bij de hedendaagse tijd van digitalisering en automatisering, maar ook van klimaatverandering en duurzaamheid. In de archiefwet, waarvan de eerste versie stamt uit 1918, worden bijvoorbeeld nog oude termen als ‘archiefbescheiden’, ‘vervreemding’ en ‘zorgdrager’ genoemd. In dit artikel focussen we ons op wat die ‘verouderde’ wet te betekenen heeft voor verduurzaming van ICT in deze tijd.

De archiefwet ziet enkel toe op overheidsinformatie [1], maar wie de moeite neemt om de geest van de wet te doorgronden ziet een aantal belangrijke punten die vandaag de dag nog relevant zijn: 

1. De overheid is verantwoordelijk voor alle informatie in alle mogelijke vormen die door haar verwerkt wordt. 
2. Vanuit die verantwoordelijkheid heeft de overheid grofweg drie taken: 

• Zo lang informatie niet vernietigd is moet er gezorgd worden voor een goede, geordende en toegankelijke staat van die informatie. 
• Bepaalde informatie moet eeuwig bewaard worden. 
• De meeste informatie moet op termijn vernietigd worden.

Grenzen aan de groei – het vernietigen van informatie

Hoewel punt drie als laatste wordt genoemd in artikel 3 van de archiefwet, was dit een belangrijk punt en noodzakelijk vanwege de tijd waarin de archiefwet is opgesteld. Veel informatie werd op papier vastgelegd: niet echt duurzaam. Het was vanwege ruimtegebrek onmogelijk alles eeuwig te bewaren. Ruimtegebrek leidde tot een grens aan de groei van fysieke informatie, de oplossing was vernietiging van die informatie. Digitalisering leidde ertoe dat fysieke ruimte niet langer een beperkende factor was. In eerste instantie was digitale informatie ook duurzamer, omdat er minder bomen gekapt hoefden te worden.

‘Nieuwe grenzen’

Hoewel fysieke ruimte niet langer een beperkende factor was voor de opslag van informatie, zijn er inmiddels nieuwe beperkende factoren voor in de plaats gekomen. Naast financiële kosten zijn dit in het bijzonder de ‘footprint’ die de digitale opslag kent, waarover we eerder schreven. De hoeveelheid informatie groeit exponentieel. De opslagcapaciteit van chips verdubbelt eens in de twee jaar, terwijl de totale hoeveelheid informatie op aarde jaarlijks verdubbelt. Dat betekent dat de hoeveelheid chips, en de daarvoor benodigde ruimte in datacenters en energie, blijft toenemen. De toename van benodigde energie is zelfs zo erg dat energie uit nieuwe (duurzame) energiebronnen grotendeels opgaat aan meer opslag van informatie. Nieuwe zonneparken en windmolenparken gaan dus niet huishoudens van groene energie voorzien, maar worden gebruikt om nieuwe datacenters te voorzien van energie. De groei van informatie loopt dus tegen nieuwe grenzen of beperkingen aan. Ook in deze nieuwe beperkingen kan de archiefwet helpen.

Een nieuw perspectief door duurzaamheidsprincipes van de archiefwet

De archiefwet zegt dus iets over vernietiging van informatie. De geest van de wet hierin is onder andere om onnodige verspilling van grondstoffen en ruimte te voorkomen. Hoewel niet initieel geschreven voor de ‘digitale’ wereld, is deze zeer toepasselijk in die digitale wereld. Het middel dat de archiefwet hiervoor benoemt is de selectielijst. Elke overheid is verplicht een selectielijst op te stellen waarin bepaald is welke informatie geselecteerd wordt om na bepaalde tijd te vernietigen. Als het overheden lukt hieraan te voldoen zal dat in de huidige digitale wereld leiden tot minder: 

• Computerchips; 
• Fysieke ruimte voor datacenters; 
• Benodigde energie (en dus minder CO2-uitstoot); 
• Financiële kosten van die chips, datacenters en energie.

De archiefwet lijkt misschien een ouderwetse wet die vooral geassocieerd wordt met papieren dossiers en typische kelders, maar de geest van de wet is vandaag de dag minstens zo belangrijk. De kunst is om de wet niet alleen te zien als een verplichting, maar ook als een kans om bewuster met informatie om te gaan en een selectie te maken in wat je wel en niet wilt bewaren, en voor hoe lang. Zo kunnen overheden veel CO2-uitstoot, geld en onnodig beheer besparen.

Waar kan jij mee beginnen?

Je kunt dus nu al aan de slag gaan met duurzaamheid door: 

• een selectielijst op te stellen zodat duidelijk is welke informatie wanneer vernietigd moet worden; 
• een vernietigingsprocedure in te richten; 
• daadwerkelijk informatie te vernietigen nadat je organisatie een selectielijst vastgesteld heeft.

Wil je meer weten over duurzaamheid en ICT? Lees ook onze andere artikelen over dit boeiende onderwerp!