Eén bron, één waarheid: Het belang van een volledig ECD

Het Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) is bedoeld als dé centrale plek voor alle cliëntinformatie. Toch blijft het in de praktijk een uitdaging om alles hierin vast te leggen. Excel-lijstjes, geprinte werklijsten en SharePoint blijven hardnekkig bestaan. Wat hebben cliënten, teams en organisaties écht nodig om het ECD goed te gebruiken? In dit artikel bespreken we niet alleen waarom het belangrijk is en wanneer je informatie wél buiten het ECD mag vastleggen, maar geven we ook concrete handvatten om direct aan de slag te gaan.

Het vastleggen van alle relevante cliëntinformatie in het ECD is essentieel voor transparante zorg, multidisciplinaire samenwerking en kwaliteitsborging. Dit gaat niet over regels of wetgeving, maar over wat cliënten, teams en organisaties nodig hebben om samen de best mogelijke zorg te leveren. Door obstakels weg te nemen, medewerkers goed te ondersteunen en oplossingen te creëren die direct bijdragen aan betere zorg, wordt het ECD een krachtige innovatieve oplossing, die écht verschil maakt.

Waar gaat het mis?

Hoewel het ECD bedoeld is als centrale plek voor alle cliëntinformatie, blijkt het in de praktijk lastig om dit volledig te realiseren. Informatie belandt op allerlei andere plekken: Excel-lijstjes, geprinte werklijsten, SharePoint-mappen etc. Dit leidt tot allerlei problemen zoals incomplete dossiers, gebrekkige samenwerking, een grotere kans op fouten en een verhoogd risico op datalekken.

Waarom gaat het mis?

Vaak spelen één of meerdere van de volgende factoren een rol: 

1. Het systeem ondersteunt onvoldoende: voor bepaalde processen, zoals wachtlijstbeheer, ontbreekt soms een geschikte plek in het ECD. Noodgedwongen richten medewerkers eigen oplossingen in. 
2. Gebrekkige onboarding en training: nieuwe medewerkers worden niet goed geïnformeerd over het gebruik van het ECD en leren werkwijzen van collega’s. Hierdoor wordt het ECD niet optimaal gebruikt. Eventuele verbeteringen die de organisatie probeert door te voeren, landen niet goed, omdat het niet goed aansluit op de (aangeleerde) werkwijze. De kans dat bestaande collega’s hun oude werkwijze blijven handhaven, is groot.  
3. Praktische obstakels: de toegang tot het ECD is omslachtig. Inloggen duurt te lang, of het systeem voelt niet intuïtief aan, waardoor bijvoorbeeld rapportages worden uitgesteld, vergeten, of ergens anders worden opgeslagen. 
4. Onzekerheid en handelingsverlegenheid: medewerkers zijn niet zeker van wat ze wel of niet mogen vastleggen en vrezen gedoe of kritiek van collega's of de cliënt(vertegenwoordiger) bij het delen van informatie in het ECD, maar willen deze informatie wel ergens vastleggen. 
5. Ethische en juridische dilemma’s: bij precaire situaties, zoals bij vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, is het onduidelijk wat er in het ECD moet worden vastgelegd en wat niet. 

Het gevolg? Gegevens worden overal en nergens opgeslagen en het ECD wordt niet gezien als een werkbaar en waardevol hulpmiddel, maar als administratieve last en corvee. 

Waarom is het ECD zo’n belangrijk instrument?

Het ECD is meer dan een systeem voor het vastleggen van gegevens. Wanneer het goed wordt gebruikt, vormt het de ruggengraat van kwalitatieve zorg en multidisciplinaire samenwerking. Een volledig en adequaat gevuld ECD biedt voordelen op verschillende niveaus: 

1. Transparantie voor cliënten en hun vertegenwoordigers
   Cliënten hebben recht op inzage in hun eigen dossier. Een volledig en toegankelijk ECD draagt bij aan vertrouwen en duidelijkheid. Wanneer informatie op verschillende plekken opgeslagen is, wordt het lastig voor cliënten en hun vertegenwoordigers om een goed beeld te krijgen van de zorg die wordt geboden.  
2. Multidisciplinaire samenwerking
   Goede zorg is een teamprestatie. Of het nu gaat om zorgprofessionals, gedragsdeskundigen of managers, het delen van actuele en complete informatie is cruciaal. Zonder volledig inzicht ontstaan er misverstanden, dubbele handelingen of zelfs verkeerde beslissingen. Je rapporteert niet meer voor jezelf of voor je eigen team, maar ook voor andere zorgprofessionals én de cliënt.  
3. Kwaliteit en veiligheid van zorg
   Een volledig gevuld ECD zorgt voor een betrouwbare waarheid. Het vermindert de kans op fouten en datalekken en ondersteunt processen zoals het volgen van meldcodes of de uitvoering van het zorgplan. Dit verhoogt niet alleen de veiligheid, maar de afdeling Kwaliteit wordt hier ook blij van. 
4. Efficiëntie en tijdbesparing
   Een werkbaar ECD voorkomt dubbele registratie of zoeken naar gegevens die ergens anders zijn opgeslagen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat zorgverleners zich kunnen richten op wat écht belangrijk is: het bieden van goede zorg. 
5. Toekomstbestendige zorg
   We zitten in de digitale transitie in de zorg en een goed ingericht ECD is essentieel. Het helpt organisaties om flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en om te voldoen aan wet- en regelgeving, zonder dat dit onnodig extra administratieve last oplevert. 

Een goed functionerend ECD is geen administratieve last, maar een krachtig hulpmiddel dat medewerkers ondersteunt, cliënten inzicht geeft en samenwerking versterkt. Het vraagt echter wel om een gezamenlijke aanpak om het ECD volledig te benutten. 

Kader: Wanneer mag je informatie wel buiten het ECD opslaan? 

Het is belangrijk dat zorgverleners zorgvuldig omgaan met gegevens en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), maar er zijn een aantal situaties waarin je informatie wél buiten het ECD mag vastleggen. Hieronder vind je een aantal voorbeelden: 

Persoonlijke werkaantekeningen
Werkaantekeningen van een arts, behandelaar, gedragswetenschapper of persoonlijk begeleider zijn bedoeld voor eigen gedachtenvorming. Deze maken geen onderdeel uit van het cliëntdossier en zijn daarom niet toegankelijk voor de cliënt(vertegenwoordiger). Goed om te onthouden dat zodra de informatie gedeeld wordt met een collega, het niet langer een werkaantekening betreft en de informatie in het cliëntdossier moet worden opgenomen.

Alternatieve vastlegging bij technische storing
Bij technische problemen of uitval van het ECD kan het nodig zijn om informatie tijdelijk op een andere manier vast te leggen, bijvoorbeeld op papier. Zodra het systeem weer beschikbaar is, moeten deze gegevens zo snel mogelijk worden overgezet naar het digitale dossier om de continuïteit te waarborgen. Daarna moet de informatie op de alternatieve plaats verwijderd worden.

Gegevensuitwisseling buiten de eigen organisatie
Soms moeten zorgverleners rapportages of samenvattingen verstrekken aan externe partijen, zoals een collega-organisatie. Dan worden er documenten buiten het ECD opgesteld, of wordt er informatie uit het ECD geëxporteerd. Overigens mag deze uitwisseling enkel en alleen wanneer de cliënt(vertegenwoordiger) uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Programma’s zoals eOverdracht beloven eenvoud en uniformiteit in gegevensuitwisseling, maar zijn voorlopig nog niet baanbrekend.

Kunnen/willen/durven

Om van het ECD een succes te maken, is het belangrijk om te begrijpen wat medewerkers nodig hebben om ermee te werken. Het 'Kunnen, Willen, Durven'-model biedt een heldere structuur om te analyseren welke factoren hierbij een rol spelen en waar je als organisatie op kunt inzetten.  
Kunnen betekent dat medewerkers beschikken over de juiste kennis, vaardigheden en middelen. Willen verwijst naar hun motivatie en overtuiging. Durven draait om vertrouwen in het systeem en de bereidheid om oude werkwijzen los te laten en nieuwe technologie te omarmen. Dit model helpt bij het herkennen van praktische verbeterpunten om medewerkers te ondersteunen en obstakels weg te nemen. 

Voor teams en medewerkers

• Maak het bespreekbaar in je team en zet het vastleggen van informatie in het ECD op de agenda van teamoverleggen. Bespreek waar het nu nog niet goed loopt en wat je samen kunt doen om dit te verbeteren. 
• Betrek het team bij het zoeken naar oplossingen die zowel passen bij hun manier van werken als bij het organisatiebeleid. 
• Zorg voor een cultuur van alertheid en feedback.
  - Deel goede voorbeelden van effectief gebruik van het ECD.
  - Geef positieve feedback.
  - Bespreek regelmatig knelpunten en ondersteun elkaar in het vinden van oplossingen. 
  - Maak het onderwerp rapporteren en meelezen bespreekbaar en faciliteer medewerkers die hier een leervraag in hebben. 
• Verminder obstakels.
  - Als systemen niet goed aansluiten, onderzoek dan alternatieve oplossingen of verbeteringen.
  - Werk samen met functioneel beheerders en leveranciers om aanpassingen te realiseren die het ECD gebruiksvriendelijker maken.  

Voor beleidsmakers en leidinggevenden

• Leg uitzonderingen vast: zorg dat deze goed onderbouwd en vastgelegd zijn, zodat ze begrijpelijk blijven voor medewerkers. Bepaal dit met een multidisciplinaire groep, zodat er rekening wordt gehouden met het primair proces én kwaliteitseisen zoals privacy. 
• Richt een goede beheerorganisatie in: zorg dat je informatie ophaalt bij de directe gebruikers van het ECD. Zorg voor samenwerking en overleg tussen key-users, proceseigenaren en applicatiebeheerders om het ECD optimaal te blijven gebruiken. 
• Neem het gebruik van het ECD op als verplichte scholing tijdens het onboardingproces: we zien nog te vaak dat het werken in het ECD wordt uitgelegd door een collega. Dat gebeurt met de beste bedoelingen, maar hoe borg je de juiste manier van werken? Het cliëntdossier is de spin in het web voor multidisciplinair werken, als jij er als organisatie geen prioriteit aan geeft, wat verwacht je dan van jouw medewerkers? 

Het ECD als krachtige en innovatie oplossing

Het ECD hoeft geen administratieve last te zijn, maar kan een krachtig hulpmiddel zijn waarmee je zorg en multidisciplinaire samenwerking naar een hoger niveau tilt. De sleutel ligt in het gesprek: maak het een gezamenlijk project van teams, leidinggevenden en beleidsmakers. Kleine verbeteringen kunnen een groot verschil maken. 

Zie het ECD niet als verplichte administratieve rompslomp, maar als een kans om de zorg slimmer, efficiënter en beter te maken. Met een paar gerichte acties kun je morgen al beginnen!