Negen Belgische ziekenhuizen naar strategische PrimUZ EPD-roadmap

Negen ziekenhuizen in België kozen voor PrimUZ als EPD. Om de toekomstbestendigheid van PrimUZ op de middellange termijn zeker te stellen schakelden zij de hulp in van M&I/Partners voor het opstellen van een strategische PrimUZ EPD-Roadmap. Deze PrimUZ EPD-roadmap maakt het realiseren van de ambities mogelijk en geeft concrete handvatten bij het stellen van prioriteiten. 

PrimUZ is een innovatief elektronisch patiëntendossier (EPD), gebouwd door het UZ Brussel. Al ruim 25 jaar heeft UZ Brussel het eigen ontwikkelde EPD ‘PrimUZ’ in gebruik. Enkele jaren terug kozen acht Belgische ziekenhuizen om samen met UZ Brussel toe te treden tot een samenwerkingsovereenkomst rond PrimUZ. Deze groep ziekenhuizen implementeert primUZ als EPD en staat als groep in voor de verdere ontwikkeling van het product. Vijf ziekenhuizen (naast UZ Brussel) hebben het EPD inmiddels in productie genomen; drie andere ziekenhuizen staan aan de vooravond van hun implementatie. 

PrimUZ EPD-Roadmap

Door de volle implementatiekalender en behoefte aan verbeteringen is de ontwikkeling van PrimUZ met name gericht op de urgente vraagstukken voor de korte termijn. De ziekenhuizen willen echter ook de toekomstbestendigheid van PrimUZ op de middellange termijn zekerstellen. De negen samenwerkende ziekenhuizen hebben daarom aan M&I/Partners gevraagd te helpen met het opstellen van een PrimUZ-Roadmap voor de middellange termijn van twee tot 5 jaar. Gerard Hensels en Matthias Mieth van M&I/Partners hebben ondersteund bij het formuleren van de roadmap die het realiseren van de ambities mogelijk maakt. 

"Door middel van interviews en het uitvoeren van een maturiteitsscan hebben wij een concreet beeld gevormd van het systeem. De negen ziekenhuizen hebben de uitdagingen in het eigen ziekenhuis uitgebreid toegelicht waardoor wij een goed beeld kregen van de belangen en krachten in het speelveld” vertellen Gerard en Matthias. 

Van input ophalen naar input leveren

De input uit deze interviews zijn verwerkt in drie masterclasses

1.  Samenwerken.
2. EPD-ontwikkelingen.
3. Samen keuzes maken. 

Elke masterclass bestond uit een kennis- en interactie deel waarbij 25 deelnemers van de negen ziekenhuizen met de opgedane inzichten aan de slag gingen. Er werd focus en diepgang gebracht in de discussies over de belangrijkste onderwerpen. Door aansprekende werkvormen en de juiste sfeer kon er open en op basis van gelijkwaardigheid gediscussieerd worden. Dit maakte het mogelijk om open te praten over verschillende ambities, eigen agenda’s, gedrag en (onzekere) omgevingsfactoren. 

Resultaat

Het resultaat is een concept PrimUZ-Roadmap, inclusief ranking van de verschillende onderwerpen en daarnaast een kompas. Uit de ranking bleek een duidelijke ‘top drie’, daarnaast een middengroep en een derde groep van onderwerpen die pas later aan de orde dienen te komen. Deze duidelijkheid bleek voor veel deelnemers een positief verrassende uitkomst. Aan de hand van het kompas kunnen te maken keuzes in de toekomst op een transparante manier en op basis van gezamenlijk criteria worden gemaakt. De resultaten zijn samengevoegd in een kernachtige rapportage.

Op basis van de uitkomsten heeft de stuurgroep acht gedragen besluiten genomen waarmee de PrimUZ-roadmap verder concreet is gemaakt. Tevens is het ontwikkelde kompas in gebruik genomen en meteen ook ingezet om nieuwe onderwerpen te prioriteren. 

Wat vindt de opdrachtgever?

Tom Coolen, CIO UZ Brussel over de bijdrage van M&I/Partners
“Door dit traject zijn wij als negen verschillende ziekenhuizen in staat gesteld om te reflecteren over onze PrimUZ-samenwerking en ons EPD, en dit te convergeren naar een roadmap en handvatten die ons ook in de toekomst gaan helpen bij het stellen van prioriteiten. Het gezamenlijke proces was daarbij minstens zo belangrijk als de uitkomst. Door de onafhankelijkheid en inhoudelijke kennis van Gerard en Matthias was het mogelijk om voldoende op de processen en samenwerking te kunnen focussen en de deelnemende ziekenhuizen scherp te houden. Zij hebben daarbij laten zien een goed gevoel te hebben voor samenwerking en proces en hebben ons op een vriendelijke wijze aangespoord tot interactie en discussie. Wat hielp is dat zij complementair zijn aan elkaar en veel kennis hebben van EPD's wereldwijd.”